Устали от стратегических сессий, которые заканчиваются хаотическими обсуждениями и нулевой реализацией? Понимаем... Ведь большинство компаний годами наступают на одни и те же грабли: яркое начало, бурное обсуждение и – полное забвение идей на следующий день. О том, как превратить стратегическую сессию в рабочий инструмент, а не корпоративный ритуал, читайте в новой статье Академии социальных технологий.

Определение, цели и участники стратегической сессии

Каждая компания однажды задумывается об инвестициях в будущее, и не всегда эти вложения исчисляются деньгами. Когда руководящему составу требуется согласованный план действий, обозначить цели и определить необходимые условия для их достижения, именно стратегические сессии способны принести солидный возврат инвестиций. Однако не каждая сессия по умолчанию обречена на успех – он определяется правильной целью и составом участников.

Что такое стратегическая сессия и зачем она компании

Стратегическая сессия – это коллективная (а иногда и индивидуальная – работа один на один с коучем) по определению или пересмотру стратегии долгосрочного развития. В отличие от повседневных совещаний, помогает выйти за рамки текучки и определиться, где сегодня находится компания и куда она движется, а также сопряженные с этим вызовы и возможности. Помимо этого стратегические сессии посвящаются разработке планов по достижению стратегических целей с особым вниманием на имеющиеся для этого ресурсы и их дефицит. 

Как видим, формат мероприятия требует глубокого погружения в тему, которое достигается исключительно при создании специальной среды, способствующей генерации идей, критическому осмыслению текущего положения дел, а иногда и принятию судьбоносных решений.

Кроме того, механика организации и проведения стратегической сессии помогает:

• Синхронизировать часто разрозненные видения топ-менеджеров и собственников компании.
• Противостоять инерции, характерной для стабильных и давно функционирующих компаний.
• Структурировано исследовать положение компании.
• Выявить проблемы, которые в повседневной работе незаметны, но на практике влияют на благополучие компании.

Результатом совместной работы участников стратегической сессии становится документ – система координат для тактических решений, повседневных действий каждого члена коллектива и целенаправленной работы управленцев.

Цели стратегической сессии: какие они бывают

Тема стратегической сессии будет посвящена актуальной для бизнеса потребности. Такой потребностью может стать:

1. Формулировка или кардинальный пересмотр миссии, видения и долгосрочных целей компании. Участники сессии будут искать ответ на вопрос: «Куда мы идем?».
2. Разрешение кризисов и преодоление вызовов – компания может столкнуться с замедлением роста, падением рентабельности, появлением конкурентов или внутренними организационными проблемами. Участники задаются вопросом: «Что нам мешает и как это устранить?».
3. Трансформация и поиск новых идей для роста – участники работают над созданием образа новых продуктов или бизнес-моделей, действуя в русле вопроса: «Как создать новое и вырасти?».
4. Сплочение команды, которое понадобится не только при наличии конфликтов, но и при таком уровне разобщенности команды, который не дает достигнуть когда-то определенных целей. Кстати, в этом контексте участники не разрабатывают никаких документов, а находят общий язык и формулируют цели.

Заказчиками сессии определяются и другие цели, но как правило все они являются производными от актуального запроса бизнеса.

Участники: кого приглашать на стратсессию

Успех стратегической сессии будет зависеть от того, кто в ней будет принимать участие. На таком мероприятии не удастся просто сыграть роль вовлеченного участника – от каждого потребуется 100 % отдача. Поэтому, составляя список приглашенных, ориентируйтесь не на уровень должности, а на способность сотрудника внести вклад в содержание дискуссии и готовность взять на себя ответственность за выполнение принятых решений.

Безусловно, в ядре группы участников – лица, принимающие решения: собственник, генеральный директор, его заместители и руководители подразделений, отвечающие за основные функциональные направления. Присутствие высокопоставленных сотрудников компании обеспечит формирование целостной картины и предоставление исчерпывающей информации о возможностях и ограничениях. Да и полномочий у них, как правило, гораздо больше, что пригодится на этапе утверждения стратегических инициатив. 

Потребуется также привлечь сотрудников исполнительского уровня – тех, кто впоследствии будет воплощать решения в жизнь. Дело в том, что их практический опыт позволит сразу же оценить реалистичность предлагаемых планов.

Имеет значение и размеры группы – стремитесь приглашать такое количество участников, которое обеспечит разнообразие мнений, а также будет способствовать управлению коллективным обсуждением. Так, например, с 7-8 участниках не удастся составить исчерпывающую картину о происходящем, а при количестве, превышающим 20 человек, дискуссия погрузится в хаос.

Резюмируем: формируя состав под стратегическую сессию, балансируйте между необходимым разнообразием компетенций, полномочиями и способностью группы к продуктивной совместной работе.

Как подготовиться к стратегической сессии и провести ее

На этом этапе вы уже знаете список участников встречи и понимаете примерную задачу, над которой предстоит работать. Однако на этом подготовка не заканчивается. Так, потребуется выработать четкую цель и выстроить план обсуждения: от анализа действительности к видению будущего и конкретным шагам. Поговорим о том, как привести участников стратегической сессии к измеримому результату.

Как подготовиться к стратегической сессии

Качество подготовки к стратегической сессии определит и то, как она пройдет, и то, насколько компания будет удовлетворена результатами. Во-первых, обозначьте четкую и измеримую цель, что гарантирует одинаковую ее трактовку участниками сессии. Об этом мы уже говорили в этой статье – ориентируйтесь на потребности компании, причем истинные – поиск по ложному следу оставит только разочарование.

Затем же сфокусируйтесь на создании сценария, следуя которому участникам удастся трансформировать поставленную цель в последовательность логически связанных действий. Эта программа должна включать в себя следующие концептуальные блоки:

• Анализ ситуации.
• Генерация идей.
• Определение приоритетов.
• Планирование.
• Ожидаемый результат.

Определившись с базовыми аспектами планируемой стратегической сессии, сконцентрируйтесь на ролях участников, в частности, назначив фасилитатора. В его задачи будет входить управление процессом группового обсуждения, соблюдение повестки и контроль за временем. Если в компании отсутствуют сотрудники, которые пользуются достаточным авторитетом в коллективе, и владеют навыками организации столь специфических командных мероприятий, наймите стороннего эксперта.

После этого проведите сбор необходимых исходных материалов по теме предстоящей стратегической сессии – с ними участники будут работать продуктивнее, не тратя время на погружение в контекст. Разошлите этот пакет материалов заблаговременно, чтобы каждый смог в свободном режиме погрузиться в ситуацию, а на самой стратегической сессии – сразу перейти к сути.

Подумайте также о том, чтобы создать правильные условия. Часто рекомендуется выбрать какую-либо нейтральную локацию, комфортную, но изолированную от рабочей суеты, чтобы переключение с операционного режима на стратегический далось участникам легче. В этой связи предусмотрите и необходимое оборудование – флипчарты, проекторы, материалы для визуализации.

Структура стратегической сессии

Важно, чтобы обсуждение развивалось по логически выстроенному маршруту – концептуальным блоках, о которых мы упоминали в предыдущем разделе. Для этого структурируйте сессию вокруг следующих модулей:

1. Диагностика с целью формирования у участников единой картины происходящего – здесь проводится анализ рынка, клиентов, конкурентов и внутреннего состояния компании с использованием SWOT или PESTLE моделей анализа, а также инструмента «Пять сил Портера». Без понимания вызовов и возможностей дальнейшие дискуссии рискуют превратиться в оторванные от реальности рассуждения.
2. Определение видения будущего – генерация и обсуждение возможных стратегических инициатив, оценка и выбор наиболее перспективных. Итогом становится сформулированное стратегическое видение и набор стратегических целей, которые задают вектор для компании.
3. Фокусировка и планирование – трансформация выбранных стратегических направлений в конкретные шаги. Здесь определяются ключевые проекты, распределяются ресурсы, назначаются ответственные и формируются дорожные карты, превращающие стратегию в операционный план.
4. Фиксация решений и коммуникация – договоренности вносятся в документ, также определяются принципы донесения результатов сессии для сотрудников и формируются механизмы контроля выполнения.

Инструменты и форматы работы на стратегической сессии

Опора участников на отработанные форматы и инструменты для совместной деятельности создает общее пространство для мысли и действия. Благодаря им хаотические потоки идей и реплик обретают структуру.

Так, формат задает логику совместной работы. Среди них, например, CJM (Карта пути клиента) – заставляет команду увидеть мир глазами клиента, а Матрица Влияние-Усилие останавливает бесконечные споры и переводит дискуссию в плоскость объективной оценки. Это, по сути, готовые маршруты для обсуждения, которые экономят энергию и не дают уйти в сторону.

Инструменты же групповой сессии делают обсуждение наглядным. На очных стратегических сессия эту роль выполняют стикеры и флипчарты, а в онлайне – виртуальные доски (Miro, Mural), создающие общую для участников картину. В результате каждый участник видит, как его идея занимает место на доске, группируется с другими и трансформируется. А еще практики замечают, что реплики участников, занесенные на доску стирают ощущение разговора ради разговора, вместо которого рождается причастность к совместно создаваемому результату.

Фиксация результата стратегической сессии не дает решению потеряться по итогам дискуссии. В частности, таблицы с указанием сроков и ответственных лиц, а также дорожные карты сокращают время до реализации решения.

Из этого следует, что использование инструментальных методов сопровождения стратегических сессий не дань моде, а средство для снятия с группы нагрузки по организации процесса.

Что делать после стратегической сессии

Если должным образом не организовать постессионный процесс, энергия и идеи участников угаснут, а сама новая стратегия отправится в ящик стола. Предполагается, что сразу после сессии вы оформили результаты, затем же, если это требуется, вносятся финальные штрихи и уточняются спорные вопросы, при этом итоговый протокол направляется на согласование каждому участнику встречи.

Далее рекомендуем действовать следующим образом. Создайте план действий, содержащий следующую информацию: действие – ответственное подразделение и сотрудники – срок исполнения – показатель успеха. При этом, в задействованных в работе подразделениях проводятся совещания, на которых линейных сотрудники знакомятся с новой стратегией.

На этапе реализации руководством компании назначается представитель топ-команды, в задачи которого будет входить оперативный контроль исполнения плана. Однако, чтобы сотрудники сумели действовать в новых условиях, не исключено, что потребуется пересмотр KPI, бизнес-процессов и моделей работы. Как мы помним, стратегия должна учитывать доступные ресурсы и гибко управлять ими.

Наконец, помните, что даже самая грандиозная и желаемая стратегия – это не догма. Если рыночные условия изменились или гипотезы не подтвердились, не бойтесь адаптировать и пересматривать план.