Сотрудники опаздывают – как с этим быть

Иногда опоздания сотрудников создают проблемы для бизнеса, приводя, например, к срыву договоренностей и простоям в бизнес-процессах. Как правило, компании принимают политики и своды правил, которые регламентируют трудовую дисциплину и предполагают систему штрафов и наказаний в случаях опозданий. Однако эта проблема требует деликатного и кропотливого изучения – не каждое позднее прибытие заслуживает штрафа. В этой статье Академия социальных технологий расскажет, почему сотрудники опаздывают, как и в каких случаях трудовая дисциплина должна становиться во главу угла.

Почему сотрудники опаздывают

Опоздания – фундаментальная проблема, которая не ограничивается только поздними прибытиями на работу. Вероятнее всего сотрудники, столы которых пустуют еще некоторое время после начала рабочего дня, задерживаются не только в офис, но и заставляют ждать себя близких: родственников и друзей. В большинстве случаев такое положение вещей не является следствием отношения человека к работе, а демонстрирует особенности мировоззрения. Расскажем о некоторых из этих особенностей:

Ошибочное планирование – тенденция недооценивать количество времени, требуемое для выполнения задачи. Такие люди предполагают, что они проще и быстрее выполнят требующиеся задачи, чем это происходит на самом деле.
Личные обстоятельства – у каждого могут произойти непредвиденные семейные или личные проблемы, которые не дают прийти вовремя даже на работу.
Дефицит мотивации – отсутствие интереса к работе и желания вкладываться в общее дело часто приводят к опозданиям.
Выгорание или эмоциональная перегрузка, а также проблемы с физическим здоровьем – не стоит исключать опозданий из-за проблем со сном, вызванных неспособностью сотрудника расслабиться, в том числе из-за частых переработок, и отпустить груз профессиональных забот в вечернее время и вовремя уснуть.

Прежде чем приступать к решительным мерам, важно установить причины, из-за которых сотрудники опаздывают. В некоторые случаях человеческого внимания и искреннего участия руководителя будет достаточно для решения проблемы, иногда же потребуются жесткие меры. Однако закрывать глаза на проблему не стоит! Помните, что хронические опоздания подают плохой пример для коллектива и серьезно влияют на производительность.

Типы корпоративной культуры и опоздания сотрудников

Не каждая компания отслеживает ситуации, когда сотрудники опаздывают – на это влияет корпоративная культура, установленная в организации, и стиль общения. Расскажем, как типы корпоративной культуры влияют на отношение к пунктуальности персонала.

Инновационная культура – компания вдохновляет сотрудников на креативное и новаторское мышление, нередко предлагая персоналу работать в гибком графике. Подобные работодатели относятся к опозданиям с пониманием, особенно если в этот момент сотрудник продумывал важный проект или идею.
Строгая иерархическая культура – в таких компаниях ведется строгий учет рабочего времени, а случаи, когда сотрудники опаздывают, могут приводить к штрафам, санкциям и дисциплинарным взысканиям. Подобный подход крайне уместен на производстве, оборонных предприятиях, военных структурах, здравоохранении и других тому подобных областях.
Культура сотрудничества – работники компаний, которые проповедуют этот стиль корпоративной культуры, ценят атмосферу доверия и сотрудничества на рабочих местах. Опоздания же разрушают командную работу и убивают взаимовыручку.
Результативная культура – когда бизнес ориентирован на результат и продуктивность, опоздания рассматриваются как угроза потери времени и денег.

Невзирая на тип корпоративной культуры, работодателю важно установить четкие правила и ожидания относительно правил пунктуальности. Сотрудники должны понимать, допустимы ли опоздания – как часто и насколько, а также какие санкции могут последовать. Подобные вопросы стоит обсуждать на собеседованиях – этапе знакомства сотрудника и работодателя. Соискателю же крайне рекомендуется рассказать об обстоятельствах, которые способны привести к нарушения трудовой дисциплины: необходимость отвозить детей в школу, обязательный уход за болеющими родственниками, многокилометровое расстояние между домом и работой и сложности логистики этим вызванные.

Надо ли предпринимать меры, если сотрудники опаздывают

Стоит понимать, что не каждый случай, когда сотрудники опаздывают, надлежит подвергать критике и другим ответным мерам со стороны работодателя. Речь идет о веских причинах – проблемах, находящихся вне контроля человека. К таким веским причинам, например, относят: поломку общественного транспорта, которым человек следует в офис, или заболевание требующего ухода родственника. Однако даже веские причины требуют информирования руководства.

Насторожиться стоит, когда сотрудник периодически опаздывает и постоянно оправдывается, приводя разнообразные, иногда не самые правдоподобные причины.

Далее расскажем о ситуациях, в которых опоздания подлежат наказаниям. Как правило, это систематические нарушения, влияющие на работу коллектива и бизнес-процессы компании. Предпринимая меры, учитывайте не только раздражающий факт опозданий, но и последствия. Вот некоторые из критериев, которыми предлагаем пользоваться, оценивая необходимость применения наказания к сотруднику.

Регулярность и продолжительность опозданий – систематические и продолжительные опоздания указывают на низкий уровень ответственности и неуважительное отношение к установленным правилам.
Негативное влияние на других сотрудников и их работу – опоздания приводят к простоям и паузам в работе других членов коллектива, а также угрожает срыву сроков проектов.
Игнорирование проблемы – нежелание сотрудника исправлять ситуацию и скорректировать поведение может указывать на нежелание соблюдать установленные работодателям правила.

Прежде чем приступать к мерам и наказывать сотрудников за опоздания, проведите индивидуальную встречу, чтобы выяснить причины опозданий. Иногда люди склоны умалчивать обстоятельства и не говорить о проблемах, например, если утром требуется посещать клинику и получать медицинские процедуры. Если сотрудники не систематически опаздывают, могут сработать мягкие меры мотивации: беседа один на один, обсуждение рабочего графика и возникающих сложностей. Если инструменты «доброй силы» не возымели действия, смело применяйте штрафы и дисциплинарные меры.

Как бороться с опозданиями

Однако стоит понимать, что санкции за опоздания не частная мера, применимая к одному только конкретно взятому сотруднику. Начиная бороться с опозданиями, установите конкретные правила и процедуры, которые будут распространяться на 100 % коллектива без исключения.

Предпринимайте следующих комплекс действий, чтобы борьба с опозданиями принесла результат:

Установите четкие правила: объявите время начала рабочего дня и меры – наказания за опоздания, которые будут предприняты единичных и регулярных поздних прибытий.
Стимулируйте пунктуальность – работают не только наказания, но и поощрения, поэтому не забывайте выражать признательность сотрудникам, которые приходят вовремя и не нарушают трудовую дисциплину.
Организуйте бизнес-тренинги по теме пунктуальности и тайм-менеджмента – иногда опоздания указывают на неспособность сотрудника управлять временем и правильно расставлять приоритеты, изучение основ тайм-менеджмента под руководством опытного тренера поможет ликвидировать этот пробел знаний.
Запрашивайте и давайте обратную связь – обсуждайте с сотрудниками причины опозданий и предлагайте помощь в решении проблемы.

И, конечно, важно сохранять человечность и идти на встречу коллективу: предоставляйте возможность поработать из дома в случаях форс-мажорных обстоятельств, закрывайте глаза на опоздания при частых переработках и так далее.

Как ввести систему штрафов, если сотрудники опаздывают

Введение штрафных санкций требует сбалансированного и щадящего подхода – атмосфера на рабочем месте по-прежнему должна оставаться безопасной и дружелюбной, а не пугать грозными правилами и возможными последствиями.

Система штрафов требует четкого соблюдения правила объективности – наказание будет одинаковым для всех, без дискриминаций и особого отношения. Кроме того, система штрафов не применяется, когда сотрудник опаздывает по объективным причинам.

Справедливости требует и сама концепция штрафов – они должны быть разумными и соразмерными нарушению. Добавим также, что некоторые компании в качестве штрафной санкции удерживают из заработной платы сотрудника конкретную сумму средств, другой вариант – оплата рабочего времени с удержанием процента эквивалентному времени опоздания.

Как быть с ключевыми сотрудниками

Ситуация с опозданиями не кажется такой очевидной, когда речь идет о ключевых сотрудниках – людях, занимающих стратегические важные позиции в компании, деятельность которых напрямую влияет на результативность и успех. Как правило, такие сотрудники обладают уникальными знаниями, навыками и опытом, а также видением, которое позволяет приводит бизнес к желаемым результатам.

С учетом того, что вклад таких сотрудников имеет колоссальное значения для успеха компании, их пунктуальность может оказаться критическим условием.

Однако если такие сотрудники опаздывают не стоит бить сразу в цель и предпринимать решительные действия, вместо этого:

Обсудите с сотрудником варианты изменения графика работы, если опоздания происходят по объективным причинам.
Проанализируйте структуру опозданий: приходились ли они на встречи и презентации или на периоды плановой работы, повлекли ли за собой последствия. Если сотрудник опаздывает к началу рабочего дня, но не на переговоры, а задержки не влияют на показатели эффективности возможно стоит задуматься о гибком рабочем графике, предусматривающем большую свободу.
Поставьте в известность HR-службу – если опоздания ключевых сотрудников приводят к негативным последствиям, проинформируйте подразделение, которое в компании занимается вопросами персонала. Возможно, в данном конкретном случае предстоит пересмотреть систему мотивации сотрудника, применять повышенные штрафы, а также предпринимать другие кадровые меры.