Секреты конструктивного общения для команд

Умение конструктивно общаться и выстраивать диалог раскрывает потенциал команды, делая поставленные цели достижимыми, а решение рабочих вопросов – приятным процессом. Однако часто в диалогах между сотрудниками часть смысла утрачивается. И вот беда: эти коммуникационные проблемы рискуют обернуться конфликтами и падением результативности. Академия социальных технологий рассказывает о техниках конструктивного общения для гладкого командного взаимодействия и разрешения критических ситуаций.

Зачем учиться конструктивному общению 

Как правило, в командах, умело практикующих конструктивное общение, и сам лидер – отличный коммуникатор. Ораторское мастерство и способность передавать с речью страсть и целеустремленность поднимают моральный дух команды, действуя вдохновляюще. Когда же команда начинает совершенствоваться в способности общаться и договариваться, поднимается групповая продуктивность и вовлеченность, способные привести бизнес к высотам. Но и не только! Конструктивное общение облегчает принятие решений и предотвращает конфликтные ситуации, что будет полезно как для внутреннего взаимодействия, так и для взаимодействия с внешними аудиториями – партнерами, клиентами и контрагентами.

Итак, среди преимуществ конструктивного общения выделяют:

• Предотвращение и быстрое разрешение конфликтных ситуаций.
• Повышение результативности переговоров.
• Повышение эффективности принимаемых решений.
• Улучшение командной работы.

Разберемся, какое общение считается конструктивным, и как освоить эту практику.

Отличительные черты людей, практикующих конструктивное общение 

Умение общаться, пожалуй, важнейший из жизненных навыков. Это то, что позволяет человеку передавать информацию другим людям и понимать адресованное ему. Коммуникация, в самом простом виде, заключается в передаче информации, а вот конструктивное общение в деловой среде приобретает особое значение, влияя на согласованность действий членов команды, уровень доверия и результативность.

К принципам конструктивного общения относят:

1. Внимательное и активное слушание. У людей, практикующих конструктивное общение, слушание становится привычкой, которое помогает создавать крепкие связи с коллегами.
2. Задавание вопросов. Не стесняйтесь любопытствовать! Если вы твердо намерены понять другого человека и разобраться в мотивах, потребуется умение задавать вопросы и уточнять сказанное. Помните, вы вправе делать это столько раз, сколько потребуется, чтобы разъяснить ситуацию.
3. Искренность. Конструктивные коммуникаторы откровенно транслируют собственные намерения и приоритеты, но главное – таким же образом относятся к устремлениям собеседника. Искренность предполагает точную и правильную передачу намерения слушателям, что снижает риски возникновения недопониманий и размолвок.
4. Соответствие слов и действий. Конструктивное общение открывает путь к доверию, достигнуть которое можно только благодаря последовательным действиям. Если хотите, чтобы люди воспринимали вас и ваши слова всерьез, подкрепляйте слова действиями и держите обещания. Помните, что часто действия говорят гораздо громче слов!
5. Внимание к личности собеседника. Даже в пространстве делового диалога стремитесь не ограничиваться обменом требующейся информацией с собеседником. Узнавайте контекст, в котором проходит работа над проектом – и профессиональный, и личный, развивайте проблематику рассматриваемого вопроса. Такой подход поможет наладить и укрепить коммуникацию, а также наполнит взаимодействие информацией, которая может потребоваться в развитии ситуации.
6. Проявление уважения к собеседнику. Будьте уважительны к собеседнику, вне зависимости от того, с кем приходится иметь дело. Не переходите на личности и обсуждение субъективных категорий, вместо этого оперируйте фактами и на 100% достоверной информацией. Так ведут себя люди, с которыми хочется общаться.

Как говорить, чтобы тебя поняли 

Конструктивное общение критически влияет на производительность команды и результативность бизнеса. Однако люди часто теряются в догадках как доносить мысли, чтобы собеседник понял сказанное, а дальнейшее взаимодействие принесло плоды. Конструктивным общение становится только тогда, когда сказанное на 100% понятно получателю сообщения, поэтому стремитесь к ясности, стараясь избежать путаницы и недосказанности. Сначала обдумайте мысль и идею, которые хотите донести, и которую слушатель должен понять. Определитесь с целью и обдумайте намерения: какие ответные действия предстоит предпринять собеседнику или какую информацию сообщить в ответ. Наконец, поразмышляйте о том, действительно ли собеседник заинтересован в установлении контакта или для него важно только отстоять собственные интересы.

Кроме того, излишняя детализация проблематики и использование технического языка также становятся препятствием для понимания мысли. Формулируйте предложения без излишних словесных оборотов и оценочных суждений. Не будет лишним воспользоваться правилом: чем меньше слов, тем лучше – это поможет собеседнику сосредоточиться и понять сказанное.

Будьте последовательны, излагая мысль от общего к частному, придерживаясь хода развития событий и логического движения мысли. Будет нелишним также повторить ключевые сообщения, чтобы собеседник правильно расставил приоритеты. Здесь также помогут интонация, голос, жесты.

Наконец, будьте позитивны! Позитивный настрой поможет собеседнику включиться в общение, отсутствие негатива оставит приятное впечатление и расположит к себе слушателя. Транслируйте хорошее настроение и готовность к сотрудничеству – это поможет укрепить доверие и связь.

Стоит упомянуть и об эмпатии, которая поможет оценить готовность собеседника к диалогу и его эмоциональное состояние. Правда заключается в том, что, если человек занимается решением сложной задачи, которая может стоить, например, карьеры, то никакие навыки конструктивного общения не помогут установить контакт. В таких случаях проявите поддержку и внимание к собеседнику, и уже это создаст необходимую основу для дальнейшего плодотворного взаимодействия.

Конструктивное общение для разрешения конфликтов 

Перепалки, язвительные комментарии и сплетни разрушают рабочую обстановку и негативно сказываются на командной продуктивности. Во время спора, когда эмоции берут верх, подстегивая к битве темпераментов, правила конструктивного общения остаются будто бы в стороне. А зря! И назревающие конфликты можно разрешать конструктивным образом, что не только не подорвет, но и укрепит моральный дух команды.

Разрешить конфликтную ситуацию, заражающую членов команды, поможет осознание – эти люди выступают не против, а выступают за себя. Накалённые эмоции же – орудие в отстаивании собственных интересов. Но взаимные атаки только усугубляют пропасть.

Попав в конфликтную ситуацию на рабочем месте, попробуйте обратиться к следующим рекомендациям, которые помогут переосмыслить происходящее и найти выход. Во-первых, абстрагируйтесь от интересов, вместо этого смотрите глубже – постарайтесь понять, что движет оппонентом, какие ценности эта ситуация актуализирует для него. Подумайте, какие компромиссные решения могли бы удовлетворить эту ценность лучше, чем спорный момент, вызывающий конфликт. Далее создайте пространство для безопасного диалога, исключив угрозы в виде авторитета, агрессии или каких-либо преимуществ одной стороны над другой. Если конфликт развивается между начальником и подчиненным, значит, на время выяснения ситуации оппонентам стоит занять равные позиции, договорившись о конфиденциальности и других правилах, которые помогут нормализовать ситуацию и деловые отношения.

Воспользуйтесь также следующими стратегиями конструктивного общения, которые помогут разрешить конфликты на рабочем месте:

• Решайте проблемы немедленно. Только столкнувшись с назревающим конфликтом, немедленно принимайте меры. Конечно, на этом этапе потребуется определить источник проблемы, отделить факты и мнения. Конечное решение стоит принимать, основываясь исключительно на фактах и конкретных последствиях той или иной ситуации для бизнеса.
• Формулируйте четкие ожидания. Улучшить коммуникацию в команде поможет процедура управления ожиданиями – сформулируйте, что ожидаете от других, узнайте у коллег, что ожидается от вас. Так деловое взаимодействие получит закрепленные принципы, соблюдение которых снизит напряженность и предотвратит возникновение конфликтов.
• Приоритезируйте активное слушание. В напряженных ситуациях стоит больше слушать, чем говорить – это повышает шансы понять, что вызывает беспокойство коллег, и приблизиться к пониманию других точек зрения и мнений. Практика открытости к тому, что говорят другие, покажет привычные вещи и ситуации в новом свете и наполнит информационную картину.
• Следите за языком тела. Конфликтные ситуации поднимают бурю эмоций, что делает общение на этом этапе просто опасным для дальнейшего продуктивного общения. Сначала дайте себе время остыть, а к разъяснению ситуации приступайте уже в нормализованном состоянии. Сложно разрешить конфликт на ножах – выигрывают те, кто общается в спокойной и приятной манере, не выплескивая на собеседника негодование. Здесь требуется разобщить проблему и личность человека, с которым общаетесь, чтобы не допустить атаки и оборонительной реакции, которые только уведут в сторону от разрешения конфликта. Помимо тщательного подбора слов, не игнорируйте язык тела, мимику, тон и интонацию. Важно не только, что вы говорите, но и как вы это делаете. Используйте открытые позы, чтобы показать готовность разрешить конфликт и прийти к соглашению.
• Признавайте противоположные точки зрения и стиль работы. Правда заключается в том, что разные люди способны интерпретировать одно и то же событие, одну и ту же реплику по-своему. У каждого из нас собственный взгляд на мир, который формируется под воздействием опыта, ценностей, культурных особенностей.

Сильные коммуникаторы умеют подбирать правильные слова, понимают аудиторию и устанавливают с ней контакт в нужное время и в нужном месте. Часто практикуясь, вы овладеете навыками и научитесь конструктивной коммуникации. Примите то, что различия существуют – одно это способно поднять вас на новый уровень общения!