Изменения бизнес-процессов сопровождают компанию на протяжении всего ее жизненного цикла. Однако бывают обстоятельства, требующие радикального преобразования — реинжиниринга, переоценки операций с применением передовых методов и технологических решений.

В новой статье Академии социальных технологий расскажем, как запустить процедуру реинжиниринга в компании.

Что такое реинжиниринг процессов

Реинжиниринг бизнес-процессов представляет собой коренное преобразование структуры действий, направленное на повышение главных показателей компании, включая себестоимость продукции, уровень услуг, производительность и клиентский сервис.

Это не поверхностная настройка механизмов работы, а процесс всестороннего анализа и инноваций, охватывающих стратегию, методы достижения целей и структуру управления. Реинжиниринг помогает бизнесу достигать ощутимых результатов и роста.

Характеристики, отличающие реинжиниринг от стандартной оптимизации:

• Радикальные изменения. Полный отказ от устоявшихся традиций и стандартов ради внедрения новых подходов.
• Комплексность мероприятий. Затрагивает всю систему функционирования компании, содействуя глобальной модернизации подразделений.
• Использование IT-решений. Подразумевает внедрение цифровых инструментов и платформ, для автоматизации рабочих процессов.
• Применение аналитики. Применение статистического и математического моделирования для устранения неэффективных звеньев.

Характер реинжиниринга зависит от стратегических приоритетов и потребностей конкретной компании.

Такой подход нацелен на постепенную модернизацию процессов, улучшение качества продуктов и услуг, укрепление рыночных позиций и долгосрочный рост.

Когда компании нужен реинжиниринг 

Реинжиниринг — инструмент укрепления конкурентных преимуществ и повышения стратегической устойчивости компании в рыночной среде. Эксперты выделяют четкие индикаторы, свидетельствующие о целесообразности внесения структурных изменений:

1. Компания уже испытывает острый кризис из-за оттока потребителей в пользу конкурентов. Причинами этому чаще становятся неудовлетворительное качество товаров или завышенные цены.
2. Существует риск скорого наступления подобного кризиса, вызванного утратой интереса клиентов либо появлением нового конкурента на горизонте рынка.
3. Организация занимает прочную позицию в сегменте, однако ее амбициозные планы расширения доли рынка остаются нереализованными, несмотря на инвестиции в маркетинговые кампании и рекламные мероприятия.
4. Наблюдается наличие проблем в организационной структуре: дублирование полномочий, излишняя бюрократичность процессов, чрезмерная зависимость результатов от субъективных факторов.
5. Отмечается низкая адаптивность компании к изменениям внешних условий. Например, бизнес медленно реагирует на рыночные тренды, не получается оперативно реагировать на новые вызовы.

Такие тревожные сигналы указывают на необходимость инициирования комплексного анализа внутреннего устройства компании и начала программы целенаправленного реинжиниринга.

Как проходит оптимизация процессов

Реинжиниринг — исключительно управленческая инициатива, предполагающая формирование команды экспертов внутри организации или привлечение сторонних профессионалов. Подготовка включает предварительный сбор и обработку статистики компании и отраслевых данных.

Процесс проходит поэтапно и предусматривает ряд обязательных шагов:

• Диагностика существующего положения: подробный анализ действующих бизнес-процессов, выявление узких мест и проблемных зон.
• Формулировка целей проекта: постановка конкретных стратегических ориентиров, выработка согласованного плана трансформации.
• Проектирование новой модели, предполагает создание схем взаимодействия, выбор необходимых технических решений и средств автоматизации.
• Тестирование и реализация концепции: пробный запуск нововведений, пошаговое внедрение усовершенствованных моделей и алгоритмов.
• Контроль исполнения и совершенствование: регулярный мониторинг достигнутых результатов, оперативная корректировка при отклонении от запланированных значений.

Реинжиниринг предъявляет серьезные требования к систематичности, постоянному контролю и способности вносить поправки. Главная задача заключается не в решении локальных вопросов, а в комплексном совершенствовании совокупности бизнес-функций и операций.

Методы анализа и пересмотра функций

Реинжиниринг — это многоступенчатое мероприятие, которое основывается на спектре методологий и инструментариев, помогающих делать анализ, проектировать и реализовывать новые рабочие процедуры.

Среди востребованных методик выделяются:

1. BPM (Business Process Management) — система целостного управления процессами, включающая этапы моделирования, оценки, оптимизации и мониторинга. Главными инструментами выступают SWOT-анализ (оценка сильных и слабых сторон, перспектив и рисков), а также PESTEL-анализ (изучение влияния политической, экономической, социальной, технологической, экологической и правовой сред).
2. Six Sigma — концепция минимизации отклонений и ошибок, ведущая к повышению качества продукции и снижению издержек.
3. Total Quality Management (TQM) — комплексное управление качеством, основанное на вовлеченности каждого работника в процессы. Важнейшими стандартами служат серии ISO 9001, устанавливающие единые правила для улучшения производственных циклов и повышения потребительской удовлетворенности.
4. Agile — ориентированная на гибкость и адаптацию методология, применяемая преимущественно там, где условия постоянно меняются, а первоначальные требования уточняются непосредственно в процессе разработки.

Проведение реинжиниринга требует соблюдения ряда принципов, гарантирующих успех итогового результата. Важно заранее установить ясные и конкретные цели планируемого преобразования. Только четко обозначенная конечная точка обеспечит концентрацию усилий проектной группы и предотвратит разбазаривание ресурсов на второстепенные задачи.

Типовые ошибки при оптимизации бизнес-процессов

Несмотря на распространенность концепции реинжиниринга, ряд компаний сталкивается с характерными препятствиями и ошибками при попытке внедрить преобразования в собственные бизнес-процессы.

Распространенные сложности:

1. Непонимание различий между функциями сотрудников и самим процессом. Руководство часто склонно воспринимать проблему не как недостаток в самой процедуре, а как личную вину конкретного работника, что ведет к бесконечным кадровым перемещениям вместо необходимого реинжиниринга.
2. Нереалистичная оценка сроков и ожиданий. Процесс реорганизации требует скрупулезного планирования, детализированного анализа и достаточных временных рамок. Установление невыполнимых сроков и абстрактных целей ведет к провалу инициативы.
3. Создание новых процессов без замены старых. Часто возникает ситуация, когда старые механизмы продолжают работать параллельно новым, снижая эффект от проведенных изменений.
4. Фокусировка на процессуальной стороне вопроса, а не на результатах. Сотрудники рабочей группы оказываются поглощенными техническими вопросами, теряя из виду общую картину и игнорируя истинные цели реформы.
5. Недостаточная ресурсная база. Компании осознают потребность в изменении, но их ограничивает нехватка персонала и средств для привлечения консалтинговых агентств.

Дополнительно негативным фактором становится внутреннее сопротивление персонала, связанное с опасениями потерять рабочее место или испытывать дискомфорт от неизвестности. Выявление и устранение перечисленных барьеров снижает риски неудачи и обеспечивает безопасность и продуктивность реинжиниринговых инициатив.

Как вовлечь сотрудников в изменения

Сотрудники играют решающую роль в процессах корпоративных преобразований, поскольку их активная позиция содействует успеху начинания. Важно обеспечить персонал полной информацией относительно целей и задач реинжиниринга, предоставляя каждому возможность принять личное участие в реформах.

Программа вовлечения сотрудников должна включать ряд шагов:

• Информирование: разъяснить сотрудникам мотивы введения реинжиниринга, ожидаемую выгоду и их собственную роль в осуществлении перемен.
• Открытое обсуждение проблем: привлекать коллектив к участию в формировании целей и поиске путей их достижения.
• Повышение квалификации: возможность пройти переподготовку и освоить дополнительные навыки повысит готовность людей к работе в новых условиях.
• Поощрение достижений: своевременное признание заслуг команды и индивидуальных успехов поддерживает мотивацию и укрепляет чувство ответственности за результаты проекта.

Инвестировав ресурсы в качественное обновление, компания сможет серьезно усилить финансовую отдачу, повысить надежность бизнеса, укрепиться на рынке и заслужить лояльность клиентов и партнеров. Пройдя через грамотный реинжиниринг, организация получает мощный импульс для уверенного движения вперед и долговременного процветания.