Когда бизнес теряет динамику, развитие замедляется, а планы рушатся одни за другими, пора задуматься о проведении стратегической сессии. Это мероприятие дает возможность команде включиться в управление компанией, совместными усилиями определить главные направления движения и разработать результативные стратегии для достижения корпоративных целей. По форме такое собрание напоминает расширенное совещание, однако отличается структурой и смысловым наполнением.

Стратегическая сессия предоставляет шанс взглянуть на бизнес под новым углом, оптимизировать рабочие процессы и вдохновить коллектив на достижение амбициозных целей. В новой статье Академии социальных технологий рассказываем, почему стратсессия становится серьезным инструментом для развития компании.

Подготовка к стратегической сессии: ключевые шаги

Цель стратегических сессий заключается в оперативном решении возникающих вопросов с учетом среднесрочной перспективы. Такие события, как правило, организуют ежеквартально или дважды в год, это помогает руководству отслеживать тенденции и оперативно принимать нужные меры.

Процесс подготовки к стратсессии делится на пять шагов:

1. Начальный шаг — формирование карты «умной аналитики» — всестороннего аналитического обзора, содержащего сведения о рыночной ситуации, клиентской базе, конкурентной среде и внутренних показателях компании. Непосредственно перед проведением сессии предстоит обеспечить сбор и обработку всех необходимых данных.
2. Когда аналитическая карта готова, приступают к агрегации информации. При наличии достаточных ресурсов и экспертизы, компания способна справиться с задачей собственными силами. Иногда для сбора узкопрофильных сведений имеет смысл привлечь сторонних экспертов и консультантов извне, обладающих необходимыми навыками и опытом.
   Команда сумеет работать на собрании результативно только в том случае, если участники не будут тратить время на поиск или обработку информации. Практика подтверждает, что глубокое изучение материалов стимулирует появление новых идей, повышает мотивацию и готовность сотрудников к переменам.
3. Следующий шаг — проверка достоверности собранных сведений. Дискуссии относительно точности информации могут отвлечь участников от главной цели обсуждения и породить сомнения в правильности принимаемых решений. Чтобы избежать подобных рисков, рекомендуется включать в состав участников тех аналитиков, которые непосредственно занимались сбором информации. Эти эксперты смогут оперативно объяснить происхождение цифр и тезисов и удостоверить их точность. Поэтому предпочтительным вариантом является максимальное использование собственных ресурсов для анализа. Однако в случаях, когда у команды недостаточно знаний в конкретных областях, привлечение внешних экспертов будет целесообразным решением.
4. На следующем этапе аналитические сведения стоит представить в наглядной форме, используя минимальное количество текста и акцентируя внимание на графиках и визуальных элементах. Информация должна быть представлена таким образом, чтобы менеджеры могли моментально ее воспринять. Продолжительное изучение таблиц с цифрами гасит творческий потенциал.
5. После того как сведения обработаны, приступают к созданию плана проведения стратегической сессии. Этот план предусматривает составление списка обсуждаемых вопросов, разделение стратегических обсуждений на четкие сегменты. Последовательность работы с аналитическими материалами должна учитывать персональные особенности восприятия участников и их природные биоритмы.

При планировании структуры сессии стоит обратить внимание на следующие моменты:

• Небольшие разминки, которые помогают участникам настроиться на рабочий лад и быстро включиться в процесс. Регулярные перерывы необходимы не только для отдыха глаз, но и для сохранения ясности ума.
• Важно, чтобы каждый смог четко выразить собственную точку зрения и внести вклад в выработку единого решения. Цель — сосредоточиться на самых важных для текущей встречи вопросах и фактах.
• В план сессии можно также включить примеры фраз или главные тезисы, которые ведущий будет озвучивать, предложить варианты оформления пространства для модерации. Можно дополнить план комментариями касательно обустройства помещения, кейтеринга, если это необходимо.

Как создать открытую и продуктивную атмосферу во время стратсессии

Успех обсуждений также зависит от наличия опытного фасилитатора, который умеет грамотно координировать работу группы и создавать атмосферу сотрудничества. Качественная фасилитация способна повысить уровень работы команды и конечные результаты стратсессии.

Важно, чтобы фасилитатор владел искусством ведения групповых дискуссий, умел систематизировать поступающую информацию и поддерживал вовлеченность участников. Создание комфортной обстановки, в которой члены команды смогут открыто делиться идеями и мнениями, также важно.

В ходе группового диалога аккумулируются мнения всех участников, позволяя получить полное понимание ситуации в компании. Стоит контролировать, чтобы никто не доминировал, и каждый сотрудник мог участвовать на равных.

Важен протокол: как удержать фокус во время обсуждения

Протокол стратсессии — это незаменимый инструмент для записи главных моментов дискуссии и принятых решений. Он помогает сохранить сведения о том, кто за что отвечает. В этом вопросе также серьезную роль играет фасилитатор. В числе его задач не только создание условий для комфортного взаимодействия команды, но и контроль соблюдения тайминга плана, ведение протокола встречи.

Если на встречах регулярно вести протоколы, это поможет сделать общение более открытым и повысит результативность работы коллектива. Каждый сотрудник будет знать, что предстоит делать, потому что все записано. Это уменьшает шанс на ошибки и недопонимания.

Постановка SMART-целей и планирование действий

Успех в достижении поставленных на стратсессии целей напрямую зависит от качества их формулировки. Из-за размытых указаний руководства возможно неправильное понимание со стороны сотрудников, а отсутствие конкретных сроков затягивает выполнение задач. Для того чтобы цели были четкими и достижимыми, часто применяют метод SMART, обеспечивающий их точное и понятное описание.

SMART-подход — это инструмент, помогающий четко сформулировать цели. Смысл метода заключается в том, чтобы каждая цель была конкретной, измеримой, реалистичной, значимой и имела четко установленные сроки исполнения.

Важно также, чтобы выполнение цели вписывалось в реальные временные рамки. Установка нереальной цели чревата не только недостижением желаемого результата, но и потерей мотивации у команды. Кроме того, цель должна согласовываться с общими стратегическими ориентирами и миссией компании, а также иметь конкретные временные границы. Рекомендуемые сроки для целей по методике SMART — три, шесть или двенадцать месяцев.

Как обеспечить выполнение договоренностей после сессии

После завершения стратегической сессии важно не ограничиваться фиксацией идей, а начать их реализовывать. Действенный метод внедрения стратегических инициатив — установление системы ключевых показателей эффективности (KPI). Эти метрики обеспечат отслеживание степени результативности выполнения планов и стратегий. Если, к примеру, стратегическая сессия поставила задачу увеличить рыночную долю компании, стоит определить конкретные индикаторы, которые будут ориентиром для мониторинга прогресса.

Важно понимать, что стратсессия — это не разовый акт, а часть цикла постоянного совершенствования и адаптации. Регулярный контроль и пересмотр стратегии поможет оперативно реагировать на изменения внешней среды и условий работы компании на рынке.

Не стоит забывать и об обратной связи. Важно обсуждать итоги сессии и предложения участников, это позволит усовершенствовать последующие мероприятия и скорректировать текущие процессы.