Сегодня компаниям приходится сталкиваться с рядом сложных ситуаций, каждая из которых требует принятия серьезных решений. Чем больше проблем возникает одновременно, тем тяжелее выбрать путь действий. Чтобы облегчить этот процесс и повысить результативность совещаний и встреч, применяют технику фасилитации. Она помогает структурировать обсуждение, вовлечь людей и прийти к результатам быстрее и проще.

В новой статье Академии социальных технологий расскажем о профессии фасилитатора и популярных инструментах повышения результативности командных обсуждений.

Фасилитация vs. совещание: кто такой фасилитатор и зачем он нужен

Фасилитация — способ обсуждения в коллективе, помогающий каждому участнику свободно высказываться и совместно находить оригинальные решения. Этот подход включает ряд специальных приемов, помогающих грамотно организовать групповую работу. Термин facilitation означает облегчение процесса. Фасилитация делает проведение дискуссии простой и удобной.

Главную роль в процессе играет фасилитатор — опытный эксперт-коммуникатор, направляющий ход обсуждения и помогающий раскрыть потенциал команды. Его задача — внимательно следить за беседой, давать задания участникам и создавать комфортную атмосферу, где мнение каждого учитывается. Благодаря объективности, внимательности и поддержке фасилитатора удается добиться вовлеченности группы и повысить качество принимаемых решений.

Фасилитация решает сразу три главные проблемы, возникающие на рабочих собраниях:

1. Негативная обстановка. Если участники постоянно перебивают друг друга, возникают споры или взаимные обвинения, не получится спокойно думать и предлагать идеи. Здесь фасилитатор выступает в роли посредника, регулирует поведение людей и создает условия для конструктивного общения.
2. Страх открыто делиться мыслями. Подчиненные часто молчат на совещаниях, опасаясь конфликта с руководством или критики со стороны начальника. Но фасилитатор нейтрален и независим, поэтому сотрудники чувствуют себя свободнее и охотнее предлагают свежие идеи. Руководитель может тоже выступить в роли фасилитатора, однако предварительно ему желательно пройти специальное обучение.
3. Недостаточная активность участников. Часто активное участие принимают один-два сотрудника, тогда как остальные остаются пассивны. Задача модератора — привлечь к дискуссии присутствующих, стимулируя обмен мнениями и повышая шансы на появление новых предложений.

Подготовка к фасилитационной сессии: планирование цели, повестка и правил для группы 

Настоящий профессионал-фасилитатор серьезно готовится к каждому событию. Порой предварительная работа занимает гораздо больше времени, чем сама встреча. Прежде всего, эксперт обязан детально спланировать сценарий беседы, проанализировать состав команды и погрузиться в предмет обсуждения.

До начала встречи важно четко сформулировать цель предстоящего обсуждения. Даже если кажется, что все очевидно, полезно ясно обозначить направление движения и поделиться намерениями с командой. Например, цель может звучать так: «Создать оригинальную концепцию праздничного сувенира», «Определить стратегию выхода из кризисной ситуации» или «Разработать уникальное предложение для укрепления позиций компании».

Кроме того, крайне важно заблаговременно разослать материалы, которые потребуются для полноценного участия в дискуссии.

Стандартная структура фасилитации выглядит следующим образом:

1. Открытие — приветствие и введение в тему.
2. Генерация идей — сбор предложений и свежих взглядов.
3. Анализ — оценка поступивших предложений.
4. Разработка плана действий — создание конкретных шагов для реализации лучших идей.
5. Закрытие — подведение итогов и закрепление достигнутых договоренностей.

Сегодня умение проводить фасилитацию стало обязательным навыком современного управленца. Бизнесу жизненно важно уметь объединять усилия команды, учитывать точки зрения и вырабатывать единые решения. Присутствие профессионального фасилитатора увеличивает вовлеченность участников, стимулирует рождение перспективных идей и ускоряет принятие грамотных решений, повышая результативность мероприятий подобного формата.

Инструменты фасилитации: методики и приемы для вовлечения участников

Для управления группой фасилитатор применяет ряд техник и приемов, которые помогают упорядочить обсуждение и обеспечить взаимодействие.

Выбор метода фасилитации определяется целью встречи. Среди популярных подходов выделяются следующие:

1. Анализ силового поля

Эта техника базируется на предположении, что любое изменение обусловлено взаимодействием двух видов сил: тех, что двигают ситуацию вперед, и тех, что ей противоречат. Во время сессии участники идентифицируют обе категории факторов, а затем ищут пути усиления позитивных воздействий и снижения влияния негативных.

2. Обратный мозговой штурм

Метод напоминает традиционный брейншторм, но имеет важное отличие: люди выдвигают идеи не для достижения желаемого результата, а для противоположного исхода. Например, на вопрос «Какие меры помогут увеличить количество покупателей?» задается контрвопрос: «Что могло бы отпугнуть клиентов?». После сбора и анализа полученных идей группа переходит к выработке решений. Эта техника работает, когда стандартные подходы исчерпаны и нужны новые, необычные решения.

3. Me—We—Us

Это классическая техника, которая дает возможность выразить мнение каждому члену группы. Каждый записывает мысль на отдельный листок или стикер, затем делятся мнением в мини-группах. После объединяют схожие позиции в тематические блоки, а в конце представляют общий взгляд всей команде. Такой подход помогает охватить всю группу и наглядно увидеть общее видение.

Дополнительно для привлечения внимания участников применяют средства вроде флипчарта или разноцветных стикеров, где удобно фиксируются все предложения и видно движение обсуждения. В числе современных способов взаимодействия — использование ролевых игр и симуляций. Такие упражнения помогают взглянуть на ситуацию глазами другого человека и осмыслить позицию оппонента, тем самым укрепляя взаимопонимание и находя компромиссы.

Применение перечисленных инструментов обеспечивает успех в ведении переговоров, независимо от формата мероприятия, помогая фасилитатору поддерживать интерес группы и направлять ее к общему результату.

Управление динамикой группы: как дать слово всем и держать обсуждение в фокусе 

Талант фасилитатора проявляется в способности тонко ощущать настроение группы и деликатно вести ее к нужному результату. В процессе эксперт решает ряд коммуникационных задач: от формирования атмосферы доверия и распределения ролей до разрешения споров и разногласий. Управлять такими процессами возможно только благодаря пониманию психологии и владению проверенными методами.

Можно сказать, что фасилитатор похож на дирижера оркестра: сам он не участвует непосредственно в игре, но искусно координирует действия, добиваясь гармоничного звучания. Главные обязанности фасилитатора заключаются в обеспечении активного взаимодействия, исключении чрезмерного давления отдельных лиц и сохранении ритмичности встречи.

Иногда фасилитатору приходится брать инициативу в собственные руки — скажем, остановить назревающую ссору или направить разговор обратно к главной теме. В критический момент он вправе предложить короткий перерыв, сменить тему или предпринять иные меры, чтобы вновь зарядить группу энергией и поддержать интерес к обсуждению.

Работа с трудными участниками и конфликтами во время обсуждений

Миссия фасилитатора состоит вовсе не в проведении формальных заседаний, а в создании условий, при которых каждый способен внести вклад. Особенно важна эта роль в условиях неоднородных коллективов, где сталкиваются интересы различных категорий сотрудников, наблюдается разница в статусах или сложности обсуждаемого вопроса.

Выступая в качестве посредника, фасилитатор помогает разрешать конфликты и противоречия путем сотрудничества и совместного поиска решений. Например, если встреча сопровождается серьезными расхождениями во взглядах, фасилитатор предлагает сторонам рассмотреть аргументы и стремиться к компромиссу. В случаях обострения напряженности он действует как примиритель, снимая эмоциональное давление и возвращая обсуждение в конструктивное русло. Особенную значимость приобретает такая позиция в мультикультурных и междисциплинарных командах, где культурные нормы и профессиональные стандарты различаются, вызывая трудности взаимопонимания.

При этом фасилитатор неизменно остается нейтральным наблюдателем, не навязывая своей воли и не принимая самостоятельных решений. Его главная задача — помогать участникам самим выявлять проблемы и самостоятельно разрабатывать оптимальные пути их преодоления.

Сбор результатов: как фиксировать идеи и договоренности по итогам встречи

Работа фасилитатора также направлена на фиксацию главных выводов и принятых соглашений, разработку четкого плана дальнейших действий.

Обычно протокол встречи содержит лаконичные записи главных моментов обсуждения по каждому пункту повестки. Отмечаются главные тезисы, высказывания участников, выдвинутые предложения и возникшие вопросы. Записи должны быть короткими и ясными, чтобы информация была доступна любому читателю.

Помимо прочего, протокол фиксирует решения, принятые на встрече, включая поручения ответственным лицам и установленные сроки исполнения. Это создает четкую дорожную карту последующих действий.

Особенное значение имеет подробное перечисление задач, которые важно выполнить после окончания встречи. Это позволит всем участникам двигаться в одном направлении и обеспечит точное понимание намеченного плана работ.

Фасилитация — не просто очередное веяние моды в области менеджмента, а серьезный инструмент, содействующий обмену опытом и достижению результатов.