Кросс-функциональные команды становятся все более популярными, ведь они позволяют эффективнее справляться с комплексными проектами. Однако синхронизация участников, обладающих разными навыками и зонами ответственности, может быть непростой задачей. В новой статье Академия социальных технологий расскажет о том, как выстроить взаимодействие так, чтобы работа команды стала слаженной и результативной.

Что такое кросс-функциональная команда и зачем она бизнесу

Кросс-функциональная команда – это рабочая группа, в которую входят сотрудники из разных отделов или сотрудники, обладающие разными профессиональными навыками. Например, над общей задачей, проектом или продуктом могут трудиться программисты, дизайнеры, маркетологи, аналитики и тестировщики.

Команда, которая формируется из разноплановых экспертов, способна самостоятельно разрабатывать продукт от идеи до тестирования и запуска.

Подобные коллективы обычно отличает высокое качество деловой коммуникации и снижение временных потерь на согласования между отделами – при правильной организации работы 100 % вопросов решается на месте.

Кроме того, кросс-функциональная команда быстрее реагирует на изменения рынка или новые требования, сама принимает и оперативно внедряет решения.

Как правило, команда формируется под конкретную потребность, поэтому ее члены испытывают высокую личную ответственность за результат и заинтересованы в успехе проекта.

Такая организация труда делает бизнес гибким, способствует быстрому воплощению идей и росту эффективности работы.

Проблемы на стыке функций: где часто ломается взаимодействие

Но не преимуществами одними! В кросс-функциональных командах часто возникает путаница в контексте разграничения полномочий и зон ответственности. Случается, и что слабое руководство приводит к тому, что задачи дублируются или выпадают из фокуса внимания. Кроме того, природа кросс-функциональной команды приводит и к ряду других сложностей:

• Руководители подразделений, в которых работают члены кросс-функциональной команды, ставят собственные цели выше общих, из-за чего замедляется работа или страдает финальный результат.
• Сотрудники используют разные термины и не совпадают в стилях общения из-за чего в команде затрудняется открытое обсуждение проблем и опасений.
• Если у команды не сформировано общее информационное поле, то сведения, данные и факты по решаемой задаче передаются с задержками, теряются или искажаются.
• Возникают конфликты и из-за ресурсов – отделы конкурируют за бюджет, сотрудников, технические средства и неохотно делятся наработками.
• Различия подходов к работе – например, маркетологи стремятся быстрее запустить продукт, а IT настаивает на доработках и тестах, в результате чего затягиваются сроки предоставления результата.
• Сотрудники часто формально участвуют в работе группе, не вовлекаясь в процесс и не проявляя инициативы.

Чтобы наладить органичное взаимодействие между членами кросс-функциональной команды, важно четко распределять роли, выработать единые цели и стандарты, а также поддерживать регулярную и прозрачную коммуникацию между участниками.

Общие цели и язык: устраняем фрагментацию:

Первая задача лидера кросс-функциональной команды – сформулировать цель совместной работы. При этом важно вовлечь в этот процесс представителей всех функций – так каждый увидит собственную задачу и поймет потенциальный вклад в общий успех.

Также наладить совместную работу помогут:

• Единый словарь и понятные термины – создайте глоссарий и убедитесь в том, что каждый сотрудник понимает употребляемые слова одинаково. Регулярно пополняйте этот словарь.
• Прозрачность планов и ожиданий – делитесь планами и результатами на регулярных встречах, чтобы не возникало ощущения работы в разных компаниях. Это помогает увидеть вклад каждого сотрудника и скорректировать действия при необходимости.
• Открытая обратная связь – поощряйте публичное обсуждение сложностей и совместный поиск решений.

Точки пересечения: как организовать общие процессы и взаимодействие в кросс-функциональной команде

Организация точек пересечения и общих процессов способствует выстраиванию прозрачной и эффективной коммуникации, а также появлению у каждого сотрудника чувства причастности к общему успеху.

Общее информационное поле предполагает наличие:

• Регулярного графика командных встреч, на которых сотрудники могли бы делиться предварительными результатами работы и озвучивать затруднения.
• Общих площадок обмена информацией, обсуждения задач и быстрого реагирования на вопросы.
• Унифицированных процессов – стандартных шаблонов для постановки задач, ведения отчетности и обновления статусов выполнения задач. Следование единой структуре передачи информации между членами кросс-функциональной команды не даст возникнуть разночтениям.
• Совместные ретроспективы – организуйте встречи по итогам завершенных этапов и проектов, чтобы обсуждать результаты совместной работы и пути улучшения взаимодействия.

Лидер без полномочий: координация без прямого подчинения

Руководителей кросс-функциональных команд часто называют лидерами без полномочий, так как члены команды, в большинстве своем, формально им не подчиняются. У них уже есть начальники в тех отделах или подразделениях, в которых они работают.

Стоит признать, что задача такого лидера – объединение сотрудников с неоднородным опытом, интересами и приоритетами, что требует развитых навыков влияния, коммуникации и эмоционального интеллекта.

Сложность же заключается в том, что лидер отвечает за конечный продукт или проект, но не располагает формальными инструментами контроля. Он ведет команду, не имея административной власти, и строит работу на доверии, уважении и умении договариваться.

Конечно, как правило, сотрудникам кросс-функциональных команд полагается дополнительная мотивация в виде бонусов за успешную работу и достижения. Но не только это двигает процесс вперед! Грамотное руководство – вот что обеспечивает результативность совместных усилий.

Тем, кто возглавляет такую группу, рекомендуем:

• Открыто делиться знаниями, проявлять инициативу и поддерживать подопечных – люди охотнее прислушиваются к личности, вызывающей доверие и уважение.
• Инвестировать время в неформальное общение и проявлять интерес к коллегам – доброжелательные отношения ускоряют совместную работу. 
• Фокусироваться на общих целях и выгоде, которую результат работы принесет бизнесу, отдельным командам и каждому из сотрудников. 
• Стараться договариваться, а не прибегать к административному давлению. Работайте через убеждение, сотрудничество, компромиссы и поддержку.
• Осознанно подходить к вопросу организации работы и планирования сроков – когда у сотрудников есть собственные приоритеты и графики, важно четко распределить роли, задачи, учитывая и другую профессиональную нагрузку.
• Не игнорировать конфликты – разногласия в кросс-функциональной команде неизбежны. Поэтому лидеру предстоит владеть техниками управления конфликтами и их трансформации в конструктивное русло, а также предоставление помощи сотрудникам в поиске баланса интересов.
• Регулярно предоставлять обратную связь и отмечать вклад каждого участника – благодарность, например, за проявленную инициативу и конструктивные комментарии поддерживают вовлеченность и доверие.

Наконец, помните, что у каждого члена кросс-функциональной команды будут собственные интересы и цели. Если лидер определит, что мотивирует каждого из участников и выстроить партнерские отношения, слаженно работать вместе будет гораздо проще.

Обратная связь и ретроспективы – их значение для кросс-функциональной команды

Обратная связь и ретроспективы критичны для кросс-функциональной команды. Регулярно обсуждая успехи и проблемы, участники получают четкое понимание ожиданий лидера и собственных ролей, выявляют слабые места, предотвращают повторение ошибок. Это укрепляет команду и поддерживает вовлеченность, позволяет своевременно корректировать процессы и быстрее достигать результатов.

Поступательное и комплексное использование этих инструменты приведет к образованию не только эффективной команды, но и коллектива, нацеленного на постоянные улучшения и совершенствование.