Удаленная работа открывает возможности для оптимизации бюджета проекта и формирования команды профессионалов из разных регионов и даже стран. Однако управление таким коллективом представляет серьезную задачу ввиду различий в часовых поясах, сложностей в контроле производительности сотрудников и учете времени работы.

В новой статье Академии социальных технологий расскажем, как продуктивно координировать работу коллектива на расстоянии.

Основные сложности управления удаленной командой

Удаленка с гибким графиком — наиболее привлекательные условия труда, позволяющие персоналу распоряжаться собственным временем и обеспечивать высокий уровень личной автономии. Однако эта свобода накладывает дополнительные вызовы.

Главные трудности связаны:

• С разницей во времени

При традиционной офисной модели вопрос временных зон решается сам собой: рабочий день начинается одновременно для сотрудников, находящихся в одном помещении. В условиях дистанционного формата ситуация меняется. Перспектива привлекать экспертов из разных уголков планеты — преимущество, однако отсутствие четкого планирования часовой разницы способно замедлить рабочие процессы. Важно понимать, что разные роли требуют различного уровня оперативной доступности. Например, личный ассистент обязан быть на связи постоянно, тогда как эксперты на более автономных позициях могут вполне взаимодействовать через отложенные каналы общения в подходящее для себя время.

• С контролем эффективности

Ряд менеджеров продолжают придерживаться принципа постоянного наблюдения: «Пока вижу, что сотрудник занят, уверен, что он работает». С увеличением дистанции контроль осложняется. Руководителям приходится уделять больше внимания постановке четких целей и задач. Поскольку мониторинг каждого шага становится затруднительным, возникает потребность укреплять доверие внутри команды и делегировать больше ответственности.

• С отсутствием общего видения целей и процессов

На первых этапах сотрудники часто сосредотачиваются исключительно на выполнении непосредственных обязанностей, теряя представление о глобальной картине происходящего. Действенный способ борьбы с этим — проведение ежедневных совещаний, где участники делятся результатами вчерашнего дня, планами на сегодняшний и возможными трудностями, требующими поддержки. Подобные встречи помогают синхронизировать действия команды и поддерживать единый ритм работы.

Как организовать продуктивное общение

Для достижения желаемых результатов удаленные сотрудники должны быть полноправными членами команды, погруженными в проект и участвующими в его реализации. Четко выстроенное взаимодействие играет главную роль в поддержании согласованности и продуктивности персонала на удаленке. Для небольших групп подходящим форматом взаимодействия станут короткие, 15-минутные ежедневные встречи, помогающие каждому сотруднику поделиться результатами проделанной работы и планами на предстоящий период. Масштабные совещания, объединяющие ряд подразделений, проводят еженедельно, обеспечивая координацию усилий и обмен информацией.

Результативно взаимодействовать помогут:

• Для результативного общения целесообразно использовать единый корпоративный мессенджер. Среди доступных вариантов стоит рассмотреть такие решения, как Frisbee, предлагающее удобный интерфейс, Compass с поддержкой видеоконференций. Есть также популярный Telegram и Mattermost, ориентированный на командное взаимодействие. Также применяют VK Teams, который включает в себя не только мессенджер, но и инструменты для работы с почтой, календарем.
• Виртуальные хранилища и системы для онлайн-редактирования документации не только организуют хранение файлов в едином пространстве, но и помогают совместно работать в режиме онлайн. Это означает, что обсуждения и комментарии к конкретным фрагментам текста получится вести непосредственно в документе, минуя лишние шаги и сохраняя фокус на содержательной части работы.
• Сервисы для видеоконференций нужны, чтобы провести обсуждение всей командой без необходимости длительных переписок. Среди проверенных сервисов для видеочатов и совместного использования экрана, которые предлагают бесплатные опции, можно также выделить Zoom, SaluteJazz и Контур.Толк.

Дефицит регулярных обсуждений, будь то ежедневные или еженедельные, серьезно отражается на мотивации и вовлеченности подчиненных. Отсутствие контакта создает у работников ощущение невостребованности или незначительности их вклада в общее дело. В итоге это подталкивает сотрудников к поиску нового места работы, где их усилия будут признаны и оценены.

Для повышения результативности коммуникаций разработайте четкую инструкцию, определите порядок взаимодействия, частоту и форматы общения. Выберите главные и резервные каналы связи. Используйте проектные чаты или программы управления задачами для обсуждения рабочих вопросов, создавайте отдельные чаты для департаментов, конкретных проектов и неформального общения. Такой подход позволит ускорить взаимодействие и минимизировать отвлечение коллег от текущих задач.

Как ставить задачи и отслеживать выполнение

Для обеспечения продуктивности работы, независимо от того, выполняется она в офисе или удаленно, главным фактором остается грамотная постановка задач как для себя, так и для подчиненных, а также строгий контроль их выполнения.

Для управления проектами, распределения заданий и контроля их исполнения требуются специализированные платформы. Среди доступных решений выделяют Битрикс24, который подходит для компаний, нуждающихся в комплексном инструменте для управления всеми аспектами бизнеса, включая CRM, задачи, проекты и документооборот. Pyrus станет отличным выбором для автоматизации документооборота и согласования документации. Мегаплан зарекомендовал себя среди малого и среднего бизнеса, особенно в отделе продаж. Kaiten, основанный на методологии Kanban, окажется полезным для маркетинговых команд, а также для аутсорсинговых компаний.

Все задачи важно фиксировать исключительно в планировщике. Передача задания через чат не считается достаточным основанием для его выполнения. Установите единое правило: если договоренность достигнута устно или в ходе общения, но задача не внесена в систему управления, она официально не существует. Файлы систематизируются в облачном хранилище с разграничением прав доступа — только те сотрудники, которые непосредственно работают с этими материалами, должны иметь к ним доступ.

Вопрос доверия и самостоятельности сотрудников

Доверие к подчиненным — главный элемент результативного менеджмента. Постоянная необходимость в контроле свидетельствует скорее о недостатке уверенности в собственной роли лидера, нежели о реальных потребностях команды.

Менеджер — это, прежде всего, лидер. Он обладает стратегическим мышлением, видит цель, осознает причины возможных задержек, способен оперативно устранять возникающие проблемы, грамотно декомпозирует задачи и распределяет ресурсы.

Важнейшим условием руководства работниками на удаленке является делегирование полномочий, предоставление людям права самостоятельно принимать решения. Ошибки неизбежны, но они — часть обучения и роста.

Если постоянный надзор не требуется, разрешите людям использовать 1–2 часа рабочего времени для решения личных вопросов. Такая гибкость приносит взаимную выгоду: вам не придется оформлять официальные отгулы, а сотрудник сможет оперативно решить неотложные дела, не дожидаясь выходных.

Как поддерживать корпоративную культуру в удаленке

Культура компании в условиях удаленки играет не меньшую роль, чем в офисе, формируя атмосферу сплоченности и вовлеченности, несмотря на географическое разделение.

Рекомендации по поддержанию культуры:

1. Регулярное проведение встреч. Организуйте встречи с подчиненными посредством видеосвязи для обсуждения новостей, актуальных вопросов и текущих проектов. Структурируйте эти мероприятия, используя заранее подготовленную повестку. Вовлекайте подчиненных в дискуссии, опросы и голосования, чтобы поддерживать динамику и интерес.
2. Неформальная коммуникация. Помимо рабочих инструментов взаимодействия, используйте мессенджеры для общения на общие и нерабочие темы. Включите практику «кофейных перерывов» — короткие сессии, где коллеги могут свободно обсудить различные вопросы, повышая тем самым командный дух.
3. Онлайн-мероприятия. Переносите традиционные события в цифровой формат. Проводите виртуальные праздники, вечеринки и тимбилдинги с применением видеоконференций. Планируйте совместные онлайн-обеды или развлекательные активности, чтобы укрепить чувство единства.
4. Обучение и развитие. Продолжайте развивать сотрудников, предлагая онлайн-курсы и вебинары. Придумывайте способы повышения вовлеченности, такие как виртуальные конкурсы, соревнования и викторины с призами и наградами за вклад в работу.

Важный элемент — офлайн-встречи, они способствуют росту мотивации и укреплению личных связей, что снижает психологическую дистанцию. Даже одна встреча в год способна значительно улучшить взаимодействие и сплоченность коллектива. Современные реалии и резкий переход на удаленку требуют от руководителей и сотрудников осознанных и скоординированных усилий для сохранения эффективности и гармонии в команде.