Исследования показывают, что культура проведения совещаний в компаниях, как правило, препятствует работе: 60% времени руководителей высшего звена тратится на собрания. Проблема заключается в том, что эти мероприятия часто затягиваются: в 70% случаев они проходят без должной подготовки и организации.

В новой статье Академии социальных технологий рассмотрим, как повысить продуктивность общих собраний.

Почему совещания часто бывают неэффективными?

При грамотном подходе совещания способны принести ощутимую пользу — без них возрастает риск отклонения от заданного курса. Однако чрезмерная частота встреч вызывает недовольство среди сотрудников, поскольку постоянные сборы мешают выполнению повседневных обязанностей, съедая часы и вынуждая работать сверхурочно.

Главные причины бесполезности рабочих встреч заключаются в следующем:

• Отсутствие четкой повестки. Если высшее руководство не формулирует конкретные цели, менеджеры склонны тратить время на обсуждение успехов либо проведение обзора работы компании.
• Размытая фокусировка. Когда цель совещания недостаточно ясна или повестка не определена, встреча теряет направление, превращаясь в бессистемную дискуссию.
• Большое число участников. Количество людей на совещании стоит ограничивать, оптимально — до десяти человек. Превышение этой цифры усложняет организацию.
• Повторение ранее звучавшей информации. Если содержание общения сводится к повторному изложению фактов, внимание рассеивается, и люди начинают заниматься посторонними делами.
• Нечеткость дальнейших действий. Сотрудники покидают мероприятие, не понимая, какие шаги предпринять после обсуждения. Отсутствие решений и неясные ожидания приводят к дезориентации команды.
• Избыточность формата. Порой информацию, которая могла бы уместиться в одном емком электронном письме, обсуждают в течение часа, вызывая раздражение у коллег.

Как подготовиться к совещанию, чтобы оно прошло успешно?

Если совещание вместо конструктивного обсуждения вопросов и поиска решений превращается в критику сотрудников или монолог руководителя, пользы от такой встречи будет немного. Организовать мероприятие важно так, чтобы проработать все темы.

Правила организации обсуждений:

1. Подготовка повестки. Для повышения итоговой продуктивности заранее составьте перечень вопросов, подлежащих обсуждению, и определите временные рамки для каждого пункта. Разошлите повестку вместе с приглашениями на встречу. Это сэкономит время и улучшит качество дискуссии.
2. Оптимизация состава участников. Приглашайте на собрание только тех, чье участие необходимо. Задумайтесь, целесообразно ли присутствие всех членов команды на протяжении встречи.
3. Фокусировка на главной теме. Уделяйте внимание обсуждению заявленных вопросов. Если разговор отклоняется от повестки, немедленно возвращайте его в нужное русло.
4. Строгое соблюдение тайминга. Назначьте модератора, который будет следить за соблюдением регламента.
5. Протоколирование решений. Принятые на встрече решения фиксируйте в письменном виде, указывая конкретные даты выполнения. Протокол рассылайте всем сразу после завершения собрания.

Эти принципы помогут сократить затраты времени.

Как проводить совещание, чтобы все участники были вовлечены?

Исследования выявили тревожную тенденцию: на каждом втором совещании сотрудники отвлекаются от обсуждения рабочих вопросов, а половина участников признают такие встречи неэффективными. Это приводит к снижению продуктивности компании.

Низкая вовлеченность персонала на собраниях вызывает ощущение бесполезной траты времени, которое могло бы пойти на приоритетные задачи. Чтобы избежать подобной ситуации и сделать собрания полезными, учтите следующие моменты:

1. Создайте атмосферу доверия и включенности. Предложите каждому поделиться личной информацией и ответить на вопрос, каких результатов важно достигнуть по итогам собрания, чтобы встреча стала ценной. Люди получат возможность выразить ожидания, услышать мнение коллег и настроиться на конструктивное взаимодействие уже с первых минут.
2. Перед началом важно четко обозначить цели и структуру обсуждения. Объясните людям, какие задачи предстоит решить. Подготовка отдельного слайда с повесткой поможет визуализировать главные моменты. Проговорите программу мероприятия вслух, чтобы убедиться, что каждый правильно понял смысл предстоящей работы.
3. Обеспечьте успех встречи, назначив или пригласив опытного фасилитатора — профессионала, который возьмет на себя управление процессом и проследит за продуктивностью обсуждения. В задачи фасилитатора входит контроль соблюдения структуры совещания, формулирование тем для обсуждения, поддержание фокуса людей на целях. Помимо этого, фасилитатор регулирует темп дискуссии и следит за таймингом.
4. Участие всех присутствующих на встрече важно для поддержания интереса и вовлеченности. В числе простых способов привлечь внимание — задавать вопросы. Еще вариант — предложить людям выставлять предложенным решениям оценку в баллах.
5. Признание вклада каждого участника — залог успеха во взаимодействии. Люди стремятся чувствовать влияние. Создавая условия, где каждый получит время высказаться, простимулируете активное участие и укрепите командный дух. Не забывайте благодарить каждого оратора и коллектив, поощряя их вклад искренними словами признательности или аплодисментами.

Даже тщательно спланированные встречи сталкиваются с непредвиденными обстоятельствами. Вместо того чтобы фокусироваться на сложностях, попробуйте разрядить обстановку и напомнить участникам, что разные инциденты случаются, и к ним стоит относиться спокойно.

Как принимать решения на совещании и контролировать их выполнение?

Деловое собрание должно завершаться конкретным решением. Здесь важна работа команды: участники совместно формулируют вопрос, а модератор направляет обсуждение таким образом, чтобы стимулировать появление новых идей.

При формировании решений коллективными усилиями полезно учитывать ряд моментов:

• Численность команды для выработки решений должна быть ограничена. В крупных группах возрастает вероятность принятия односторонних и субъективных выводов. Чем больше участников, тем выше склонность опираться исключительно на имеющиеся сведения и устоявшиеся убеждения, игнорируя новые перспективы.
• Группы, состоящие из экспертов с разными компетенциями, демонстрируют более высокие результаты в принятии взвешенных решений. Исследования подтверждают, что однородные команды склонны к предвзятости и ограничиваются узким кругом мнений.
• Собирайте мнения конфиденциально. Чтобы использовать разнообразие взглядов и опыта, начните с персонального опроса каждого участника до проведения обсуждения. Предложите членам группы вносить предложения анонимно и независимо друг от друга в общий список. Такой подход поможет учесть спектр мнений и избежать влияния большинства на личные позиции.

Процесс контроля нельзя сводить к разовому действию: он требует постоянного внимания начиная от утверждения протокола и вплоть до анализа достигнутых результатов на последующих встречах. Стоит регулярно отслеживать ход выполнения порученных заданий, чтобы оперативно реагировать на возникающие трудности и принимать корректирующие меры.

На каждом последующем совещании важно подводить итоги предыдущих решений, оценивать прогресс и разрабатывать план действий по оставшимся нерешенными вопросам. Это поможет последовательно двигаться вперед.

Современные технологии для повышения эффективности совещаний

Технологии для совещаний призваны решать две стратегические задачи. Во-первых, они должны серьезно упростить организационный процесс, помогая четко формулировать повестку и выделять вопросы для обсуждения. Во-вторых, эти инструменты станут платформой для взаимодействия.

Серьезную роль технологии играют при проведении онлайн-совещаний. Здесь качество аппаратного обеспечения определяет успех, влияя на стабильность связи, удобство взаимодействия участников и атмосферу деловой дискуссии.

Сегодня применяют специализированные программы управления собраниями, которые помогают организовывать встречи в соответствии с внутренними стандартами и отслеживать выполнение заданий. Эти платформы подходят как для традиционных собраний, так и для проектных сессий.

Такие технологии облегчают подготовку к мероприятию, позволяя заблаговременно согласовать повестку с участниками, собрать необходимые материалы и презентации, а также ознакомить с ними заинтересованных лиц. Помимо этого, они помогают координировать этапы процесса: от формирования протокола до мониторинга выполнения принятых поручений.

Среди инструментов выделяются такие решения, как RKIT, предназначенный для оптимизации собраний, WEEEK — цифровой сервис для координации задач и организации процессов работы, платформа Ареопад, а также модуль совещаний от Easy Task, позволяющий формулировать и отслеживать поручения. Дополнительно возможность ведения собрания с привязанными к ним повестками и задачами реализована в сервисе METEOR.

С развитием технологий деловое общение становится все более интеллектуальным. Современные решения делают обсуждения эффективнее, предлагая инструменты для управления электронной документацией и информацией. Это не только повышает комфорт сотрудников, но и способствует росту производительности, делая рабочий процесс более упорядоченным и результативным.