Делегирование — важный навык руководителя, он помогает передавать задачи сотрудникам, чтобы самому сосредоточиться на стратегических делах. Без умения делегировать руководитель рискует утонуть в мелких делах и упустить главное. В новой статье Академии социальных технологий расскажем, как грамотно распределять задания между сотрудниками.

Делегирование как инструмент роста, а не ухода от ответственности

Делегирование — это умение начальника доверять часть обязанностей подчиненным. Это значит, что начальник передает работу, которую мог бы выполнить сам. Примеры таких задач разнообразны: от обработки писем до организации мероприятий и командировок. Выбор задач зависит исключительно от предпочтений руководителя.

Это полезный навык, который улучшает работу всех участников процесса. Научившись делегировать, начальник сможет больше внимания уделять вопросам, касающимся будущего компании. Согласно исследованию, доверяющие дела лидеры, достигают больших успехов, чем те, кто предпочитает решать все самостоятельно.

Три сигнала, что лидеру пора передать часть работы:

• Ощущается нехватка ресурсов. Если недостаточно времени или энергии, чтобы справляться с обязанностями, стоит начать перекладывать второстепенные задачи на подчиненных, чтобы сконцентрироваться на важных направлениях.
• Требуется улучшение внутренней координации. Отделы работают неэффективно из-за неравномерного распределения нагрузки. Грамотное делегирование поможет перераспределить задачи, повысив производительность.
• Важно поддержать амбициозных сотрудников. Работник проявляет инициативу и готов двигаться дальше по карьерной лестнице. Предоставив ему дополнительные поручения, руководитель даст возможность подчиненному развиваться профессионально и укрепит лояльность.

Почему руководители боятся делегировать

Несмотря на очевидные преимущества передачи полномочий, руководители сталкиваются с серьезными трудностями при внедрении этого инструмента.

Причины, препятствующие делегированию задач:

1. Вера в уникальность собственного опыта

Главная преграда — убежденность в том, что никто не способен справиться с задачей столь же эффективно, как руководитель лично. Остро эта проблема проявляется тогда, когда ранее подобный функционал находился непосредственно в зоне ответственности начальника.

2. Страх потерять значимость

Еще одна причина сопротивления делегированию связана с опасением оказаться невостребованным. Часто менеджеры испытывают тревогу, полагая, что, если их работники станут брать на себя долю текущих задач, необходимость в самом руководителе станет сомнительной.

3. Непонимание принципов делегирования

Часто препятствием выступает незнание технологии делегирования. Для ряда менеджеров непонятно, каким образом организовать процесс передачи задач, с какой категории поручений начинать и как контролировать исполнение.

4. Психологические барьеры гиперконтроля

Отдельной проблемой являются личные особенности характера лидера. Некоторые склонны чрезмерно вмешиваться в рабочие процессы, испытывая дискомфорт даже при единичном делегировании. Гиперконтроль становится серьезным препятствием.

Если лидер берет на себя все и не передает ничего подчиненным, он тратит много сил и времени, не успевает выполнять дела и разрабатывать стратегию. Компания перестает расти и теряет деньги. От постоянной работы начальник устает, но не видит результатов и может легко выгореть.

Принципы эффективного распределения задач

Грамотный подход к делегированию помогает высвободить время руководителя, снизить рабочую нагрузку и развить профессиональные навыки персонала.

Принципы искусства делегирования:

1. Точный подбор исполнителя

Выбор сотрудника для делегирования — серьезный шаг. Оцените квалификацию, опыт и готовность кандидата. Ответственный подход предполагает доверие и уверенность в способности сотрудника реализовать проект. Цель — выбрать того работника, чьи компетенции соответствуют заданию.

2. Ясные цели и четкий результат

Определите конечную цель ясно. Объясняйте детально, какого результата ожидаете и почему важна каждая мелочь. Только четкость ожиданий обеспечит своевременное и качественное исполнение.

3. Полномочия и поддержка

Обеспечьте сотрудника нужными ресурсами и правами. Важно, чтобы человек понимал собственную роль, круг ответственности и имел доступ к помощи и поддержке, если потребуется привлечение сторонних экспертов.

4. Поддержка и конструктивный контроль

Оставайтесь на связи и будьте готовы поддержать сотрудников. Регулярно проверяйте ход работы, не перегружая лишними проверками. Такой подход создаст понятный и стабильный процесс, при котором сотрудники смогут спокойно и уверенно выполнять свои задачи.

5. Конструктивный фидбэк

Когда подчиненный завершит задание, дайте исполнителю подробный отзыв. Отмечайте положительные моменты, выявляйте зоны роста и совместно определяйте шаги для повышения эффективности будущих проектов. Такая практика укрепляет мотивацию и профессионализм команды.

Делегирование — мощный инструмент, объединяющий рациональное использование ресурсов и целенаправленное развитие кадров. Грамотному руководителю стоит освоить мастерство делегирования, чтобы вовремя снимать избыточную нагрузку и помогать команде уверенно идти к общим победам.

Как выбрать, что делегировать, а что оставить себе 

Руководителю важно распределять нагрузку внутри команды, передавая выполнение части функционала подчиненным. Первым делом стоит делегировать повседневные повторяющиеся операции, это помогает разгрузить график управленца. Примеры таких процессов включают регулярные телефонные переговоры с клиентами, публикацию вакансий, подготовку внутренних отчетов и документации. Каждая отрасль имеет специфику рутины, однако практически любые подобные операции можно отдать ответственным сотрудникам.

Отдельные специализированные задания требуют профессиональных компетенций и опыта. Передавая такие дела соответствующим экспертам, руководитель получает качественно выполненную работу гораздо быстрее и точнее.

Кроме того, делегировать стратегическое планирование также недопустимо. Как капитан судна определяет курс движения корабля, так и руководитель несет полную ответственность за выбор приоритетных направлений развития бизнеса и контроль возможных рисков.

Как развивать самостоятельность команды

Часто кажется, что есть сильная команда, но на деле оказывается, что это просто исполнители, которым постоянно нужны инструкции.

Чтобы люди стали работать самостоятельно, нужна система, основанная на трех принципах:

1. Ясные правила игры. Каждый участник коллектива должен точно понимать, какую зону контролирует лично он и какие функции находятся вне его компетенции. Это позволит минимизировать ситуации, когда люди обращаются к руководству с элементарными вопросами, не требующими прямого вмешательства высшего звена.
2. Цель и стратегия. Важно, чтобы сотрудники понимали общие цели компании и двигались к ним сообща, как единая команда, а не действовали разрознено. Сплоченность создает сильное конкурентное преимущество, превращая сотрудников из пассивных наблюдателей в полноправных партнеров, готовых брать на себя ответственность и вносить ощутимый вклад в рост бизнеса.
3. Возможность пробовать и ошибаться. Невозможно стать независимой командой, если бояться ошибок. Ошибки — это нормально, главное — уметь извлекать уроки и идти дальше. При этом важно правильно расставить акценты: первая ошибка должна восприниматься как опыт, стимулирующий дальнейшее совершенствование, а вот систематически повторяющаяся ошибка сигнализирует о недостаточной зрелости работника либо неправильном подходе к обучению.

Первые месяцы самостоятельности подчиненных будут непростыми, возможны потери и неудачи. Но потом свобода действий принесет намного больше пользы. Чтобы добиться прогресса, лидеру важно делегировать, поддерживать сотрудников, а не контролировать их каждую минуту.