Право выбирать формат работы – трудиться из офиса, дома или другого места – весомое преимущество для сотрудников. Приносит пользу такой подход и бизнесу – компания не ограничена географией пребывания при найме сотрудников и снимает часть административных издержек. Однако такой формат работы результативен только при тщательном планировании и организации. О том, как наладить взаимодействие сотрудников в гибридных командах, читайте в новой статье Академии социальных технологий.

Гибридные команды: разбираемся в определении

Гибридная команда – это коллектив, члены которого работают и в офисе, и в других местах – из дома, другого города или даже страны. Кроме того, как правило, в таких коллективах предоставляется право выбирать гибкий график работы – трудиться пару дней из дома, либо конкретное количество часов, но не обязательно по графику «с девяти до шести».

За счет возможности привлекать сотрудников без ограничений по географическому признаку повышается гибкость и продуктивность команды. Однако произойдет это, только если управленец понимает, как работать в таком смешанном формате, умеет выстраивать взаимодействие между сотрудниками, находящимися в офисе и работающими онлайн. Добавим также, что гибридные команды требуют повышенного внимания к планированию – часто сотрудники находятся в разных часовых поясах и имеют неоднородные представления о том, как управлять рабочим временем и расставлять приоритеты.

Это относительно новый подход к организации рабочего места, который практикуется последние четыре года, но благодаря развитости технологий, средств связи и программного обеспечения, все больше компаний прибегают к нему как для снижения издержек, так и для достижения желаемой результативности бизнеса. Не стоит забывать и о том, что удаленка и гибкий график – преимущество для соискателей, а это только поднимает шансы организации на привлечение талантливых сотрудников в условиях дефицита подготовленных кадров.

Преимущества и вызовы работы в гибридных командах

Работа в гибридных командах, помимо гибкости коллектива, позитивно сказывается на вовлеченности и продуктивности сотрудников. Это позволяет выстраивать правильный баланс между работой и личной жизнью, что снижает уровень стресса и риски возникновения профессионального выгорания. Такой формат исключает регулярную необходимость отпрашиваться у работодателя, когда требуется посетить врача, забрать или отвезти детей из детского сада, а также при возникновении других личных дел. Таким образом создаются комфортные условия, в которых человек не беспокоится о личных обязательствах, а в часы, предназначенные для работы, на 100 % фокусируется на том, чтобы принести пользу компании.

И вот почему это происходит: предоставление свободы и автономии повышает ответственность, уверенность и мотивацию. Такие сотрудники реже предпочитают компании другого работодателя, а значит организация не тратит лишние средства на поиск, найм и адаптацию нового персонала. 

Однако возникают и сложности, среди которых, например:

1. Ощущение изолированности – не каждый управленец способен выстраивать групповую динамику при руководстве гибридной командой. В итоге разрушается атмосфера сотрудничества – члены коллектива не регулярно и спонтанно обмениваются информацией, не осведомленны о ролях, обязанностях и уровне загрузки других коллег.
2. Необходимость в дополнительных усилиях по поддержанию вовлеченности – при недостаточном информационном обмене сотрудники теряют связь с целями и миссией компании.
3. Увеличение инвестиций в IT-инфраструктуру – гибридные команды требуют продвинутой степени цифровизации бизнеса, а значит у сотрудников всегда должен быть доступ к документам и другим материалам, требующимся для работы. При этом цифровое решение должно быть доступным и интуитивно понятным для использования – никому не нравится тратить часы на поиск информации для отчетов или презентаций.
4. Повышенные требования к информационной безопасности – общение в мессенджерах и других средствах онлайн-коммуникации, хранение сведений, особенно относящихся к коммерческой тайне, повышает риски уязвимости.
5. Дополнительные вложения в развитие сотрудников, а также поддержание командного духа – работодателю, в штате которого числятся гибридные команды, предстоит искать новые пути проведения командообразующих мероприятий и выстраивать корпоративную культуру с учетом географической удаленности персонала.
6. Нарушение границ – гибкий график часто приводит к размытию границ между работой и личной жизнью, а регулярные поручения руководителя, поступающие в вечернее время или выходные, продолжительные переписки с коллегами часто заставляют сотрудников работать дольше, чем это обозначено правилами трудового договора.
7. Юридические риски – гибридная команда остается видом трудового коллектива, а значит и сотрудники, работающие на удаленке, требуют полноценного и грамотного кадрового оформления, и связанного с этим выполнением обязательств работодателя.

Эти вызовы легко решаются при грамотном планировании и организации работы гибридных команд, а также понимании работодателем связанных с этим форматом рисков, обязанностей и возможностей.

Как снизить риски, связанные с работой в гибридном формате

Несмотря на относительную новизну этого варианта организации труда, уже доступны отработанные и действенные стратегии, помогающие сохранять продуктивность и раскрывать потенциал гибридных команд.

Так, компании потребуется:

• Продумать систему коммуникации между сотрудниками.
• Трансформировать корпоративную культуру в сторону вовлечения во внутреннюю социальную жизнь сотрудников, не выходящих в офис.
• Установить четкие показатели и метрики эффективности для сотрудников.
• Провести мероприятия по дополнительной подготовке и развитию soft skills управленцев.
• Предусмотреть крепкую и работоспособную IT-среду, обеспечивающую продуктивную совместную работу.
• Заботиться о благополучии сотрудников, не допуская переработок, выгорания и нарушения границ между работой и личным временем.

Между тем наличие общего коммуникационного пространства как в офисе, так и в онлайн-среде, легкость в общении, слаженная совместная работа и отличает команду от группы, поэтому эти вопросы при такой организации трудовой деятельности получают повышенный приоритет.

Как поддерживать взаимодействие в гибридных командах

Сложность заключается в отличиях общения людей, находящихся в одном пространстве, и выходящих на связь посредством мессенджеров, звонков и видеоконференций. Не всегда сотрудники оперативно отвечают на поступающие обращения, а стиль общения иногда кажется излишне сухим и даже агрессивным, что происходит из-за невозможности передать эмоции и использовать невербальный язык.

Поэтому предстоит продумать, внедрить и довести до сотрудников внутрикоммуникационную стратегию, которая будет описывать:

• Предпочтительные каналы и инструменты общения, а также сроки ответов.
• Каналы коммуникации, используемые для обмена критически важной информацией.
• Частоту и регулярность групповых собраний, встреч один на один и сессий, на которых можно было пообщаться в неформальной обстановке.
• Инструменты синхронизации информационного обмена между сотрудниками в офисе и удаленной частью команды.

Потребуется и дополнительная подготовка сотрудников в части развития коммуникативных навыков – общение в гибридных командах должно быть четким и конструктивным, но вместе с тем важно и осознание тона коммуникации. Речь идет об эмпатичности, уважительном и чутком общении, тон и пример которого задает лидер.

Не менее важно инвестировать усилия и в поддержание чувства принадлежности членов команды. В этой связи руководителю предстоит обеспечивать равенство сотрудников, невзирая на местонахождение.

Отдельно стоит сказать об определении ритма групповых встреч, которые должны освещать не только стратегические вопросы, но и тактические. Например, для синхронизации команды рекомендуется проводить ежедневные короткие планерки, помогающие оперативно решать возникающие вопросы и недопонимания. На еженедельных совещаниях обсуждаются: ход реализации проектов, планирование новых мероприятий и рассмотрение прогресса решения текущих задач. Ежеквартально проводятся командные сессии, посвященные стратегическим вопросам и другим глобальным задачам. Кроме того, предусматриваются и неформальные мероприятия – тимбилдинги, встречи за кофе, разговоры по душам, на которых сотрудники поддерживают социальные связи и ближе знакомятся с коллегами.

Также потребуется наладить обмен обратной связью, предусмотрев для этого необходимые процедуры и механизмы, действующие в двустороннем формате – как со стороны руководителя в адрес сотрудников, так и наоборот.