Бизнес-процессы в компании – как разобраться в происходящем

Бизнес-процессы помогают систематизировать и структурировать деятельность компании, благодаря чему сотрудники понимают свои роли и обязанности, скоординированнее и продуктивнее взаимодействуют друг с другом. Дело в том, что, когда алгоритм действий описан и регламентирован, задачи выполняются быстрее и с меньшими затратами. Однако важно, чтобы принятая в компании карта бизнес-процессов была оптимизирована и актуальна, в противном случае ресурс будет уходить на ненужные и чрезмерные действия, лишая бизнес преимуществ. О том, что такое бизнес-процессы и почему им стоит уделять приоритетное внимание, читайте в новой статьей Академии социальных технологий.  

Бизнес-процессы в компании – понятие и типология

Бизнес-процесс – это последовательность действий или задач, которые выполняются отдельными сотрудниками компании или подразделениями для достижения обозначенных целей и желаемых результатов. Эти процессы отличает наличие фиксированной последовательности – определенного количества шагов и очередность их совершения, которые закрепляются политиками, правилами и иными документами.

Компании, планирующей запустить новые бизнес-процессы, требуется четко сформулировать цели, которые будут достигнуты с их помощью. Рекомендуется также устанавливать показатели эффективности и другие числовые значения, которые будут указывать на достижение целей.

Далее назначаются ответственные за реализацию сотрудники и их роли.

Стоит также понимать, что для соблюдения технологии бизнес-процессов потребуются конкретные ресурсы: материалы, оборудование, программное обеспечение, время, финансовые вложения и человеческий капитал.

Как правило, бизнес-процессы разделяют на следующие типы:

1. Основные или операционные процессы – процессы, которые создают ценность компании для клиента: производство, логистика поставок, продажи и взаимодействие с клиентами.
2. Вспомогательные процессы – обслуживают и поддерживают основные процессы, то есть направлены на обеспечение их продуктивности. К ним относят, например: функцию HR, деятельность IT-подразделений, хозяйственные службы.
3. Управленческие процессы – мероприятия, координирующие и направляющие деятельность компании, которые, в том числе предполагают распределение ресурсов и принятие решений, а также установку стратегических целей.

Бизнес-процессы и способность топ-менеджмента грамотно ими управлять – основа успешной работы и роста компании, на которой выстраивается структурированность совместных усилий, внутренний порядок и продуктивность. В результате компания повышает адаптивность и толерантность к турбулентной внешней среде, получает конкурентоспособность и достигает желаемых стратегических целей.

Добавим также, что важно не только составить отлаженную карту бизнес-процессов, способствующую успеху бизнеса, но и оперативно реагировать на изменения рынка и внутренней среды – создавать и внедрять в работу новые алгоритмы и перераспределять ресурсы.

Подходы к управлению бизнес-процессами

Область менеджмента, которая занимается управлением бизнес-процессами, предполагает использование различных методик и подходов, благодаря которым компания способна разрабатывать и внедрять новые алгоритмы, а также контролировать и оптимизировать текущие процессы.

Известны следующие концепции управления бизнес-процессами:

• Традиционный подход – заключается в моделировании бизнес-процессов, вплоть до документирования его этапов и задействованных участников, а также внедрении процесса на практике. Помимо этого, осуществляется анализ и выявление недостатков, слабых мест и зон роста с последующим внедрением этих изменений.
• LEAN или бережливое производство – целится в идентификацию и исключение бизнес-процессов, которые не добавляют товару или услуге ценности для клиента. В подходе используется система визуализации Канбан, упрощающая контроль за исполнением текущих задач и исключающая возможные простои и задержки в работе. Кроме того, LEAN поддерживает ценности кайзен – постоянного улучшения процессов путем совершения маленьких, но регулярных шагов.
• Agile – это итеративный подход, который предполагает нацеленность на постоянные улучшения и гибкость к возможным переменам. Подходит для команд, ориентированных на кросс-функциональную работу.
• Шесть сигм – этот метод направлен на улучшение качества продуктов и услуг. Каждый бизнес- и производственный процесс рассматривается в качестве алгоритма, каждый из этапов которого можно анализировать и оптимизировать. Метод отличает наличие четкой структуры и методологии, которая помогает измерять, анализировать, улучшать и контролировать процессы. Тем, кто только формирует представление о сути этого метода, будет полезно оттолкнуться от его названия – сигма в высшей математике обозначает непостоянство, в том время как метод указывает на то, что 100 % процессов должны быть стандартизированы и соответствовать норме.
• Теория ограничений – метод предполагает идентификацию узких мест, ограничивающих производительность, с последующим улучшением для повышения эффективности. Согласно этой теории, требуется регулярно обращаться к осуществляемым процессам, выявляя и пересматривая те, что требуют улучшений.

Как изучить бизнес-процессы компании

Для изучения бизнес-процессов, как правило, проводятся мероприятия по анализу текущих рабочих алгоритмов, а также выявлению зон для возможных улучшений. В этих целях, кстати, часто используются интервью с сотрудниками – как линейными менеджерами, так и управленцами, которые дают глубже проанализировать сложившуюся ситуацию.

К таким проектам привлекаются бизнес-аналитики, консультанты по управлению и эксперты в других областях с развитыми аналитическими навыками и способными выявлять тенденции, а также владеющие соответствующими методологиями моделирования процессов.

Как бизнес-процессы характерны для современных компаний

Сегодня бизнес, как правило, располагает сходными и сопоставимыми по назначению бизнес-процессами, которые условно разделяются на следующие категории:

1. Производство – планирование и непосредственное производство, обеспечение необходимого качества, а также закупка необходимого сырья и материалов.
2. Финансовые процессы – бюджетирование и прогнозирование, управление бухгалтерским учетом и отчетностью, а также кассовыми операциями.
3. Продажи – планирование и выполнение продаж, взаимодействие с клиентами.
4. Управление персоналом – подбор, найм и адаптация нового персонала, развитие текущего персонала, выполнение кадрового делопроизводства.
5. Обслуживание клиентов – организация контакт-центров, техническая поддержка, прием и реагирование на жалобы и предложения, а также управление качеством обслуживания.

Инструменты визуализации бизнес-процессов

Чтобы лучше понять принятые в компании процессы, используются инструменты визуализации, которые помогают увидеть структуру и последовательность шагов – досконально понять, как и для чего они используются. Кроме того, визуализация используется в работе с персоналом – каждый сотрудник понимает какие шаги совершать и какими правилами руководствоваться. Впрочем, полезно это и на этапе адаптации новых сотрудников – «новобранцы» быстрее понимают, как устроена компания.

Наконец, польза графического представления информации неоспорима, когда приходит время вносить изменения в бизнес-процессы. Это помогает увидеть, как изменения повлияют на процесс в целом, а также облегчает процесс пересмотра уже принятых последовательностей действий, их анализа и разработки новых.

Стандартизированным способом визуализации бизнес-процессов признаются диаграммы Business Process Model and Notation, который использует символы для представления элементов процесса. Этот подход гарантирует, что каждая сторона будет четко представлять реализуемые бизнес-процессы.

Расскажем о некоторых из других подходов к графическому оформлению бизнес-процессов, которыми сегодня руководствуются компании:

1. Диаграммы потоков данных и потоков процессов – первый вариант фокусируется на потоках информации, а второй – на последовательности действий и операций.
2. Диаграмма Ганта – применима для планирования и управления проектами, показывает зависимость между выполняемыми задачами, в том числе и по отношению ко всему времени, которое будет затрачено на проект.
3. Диаграммы последовательности – отображают последовательность взаимодействия объектов и компонентов.
4. Блок-схемы – отображают последовательность шагов в конкретном бизнес-процессе.