Адаптация новых сотрудников: как ускорить интеграцию в коллектив

Смена места работы и начало трудовой деятельности в новом коллективе представляет собой стрессовую ситуацию: человеку требуется адаптироваться к атмосфере, которая царит в компании, усвоить правила и политики работы. Но и не только! Стабильности не добавляет и испытательный срок, а также необходимость продемонстрировать навыки и умения в лучшем свете, начав приносить новой команде и работодателю ощутимую пользу. Для того, чтобы сделать процесс трудоустройства менее болезненным, а также с тем, чтобы не допускать пауз в работе, компании разрабатывают и внедряют практики адаптации сотрудников. Эти практики включают в себя ряд аспектов, речь о которых и пойдет в этой статье Академии социальных технологий.

В чем заключаются сложности адаптации сотрудников

Новички, впервые приходя в новый офис, часто сталкиваются со сложностями. Например, с непохожей на предыдущее место работы корпоративной культурой – предстоит понять и изучить правила поведения, а также негласные принципы, обычаи и ритуалы, которыми руководствуются другие сотрудники, взаимодействуя между собой. Отличаются и процессы, в которых заняты сотрудники, используемое программное обеспечение... да даже сфера деятельности компании, отличная от сферы, в которой был занят прошлый работодатель, потребует периода адаптации.

К слову, старички не в 100 % случаев стремятся принимать новых сотрудников, часто боясь конкуренции или перемен. В итоге жизнь нового члена коллектива осложняется трудностями в построении эффективных и доверительных связей с коллегами, а также чувством изолированности и отчужденности. По этим причинам переход на другое место работы трудно дается интровертам, замкнутым и испытывающим проблемы с самооценкой личностям, которым традиционно сложно начинать и выстраивать общение с новыми людьми.

Не работает на укрепление эмоциональной устойчивости и высочайшая степень неопределенности – сотруднику только предстоит ознакомиться с конкретными ожиданиями руководителя, подходами к оценке результатов его работы. Ситуация усугубляется, если в компании отсутствует практика предоставления обратной связи и конструктивного общения, в результате чего сотрудник не понимает, что делает не так и почему это вызывает критику или вовсе – отсутствие реакции.

Этапы процесса адаптации

Стоит отметить, что процессу адаптации сотрудников предшествует работа по планированию этой деятельности, которая включает в себя:

1. Разработку программы адаптации. Здесь предстоит определиться с целями программы – одним компаниям потребуется исключить потерю производительности, другим – снизить текучесть кадров и количество конфликтов в коллективе. На этом этапе рекомендуется проанализировать, каким образом уже осуществляется адаптация сотрудников, а также изучить практики, которыми пользуются другие работодатели. Кроме того, стоит понимать, что для составления подобной программы лучше воспользоваться услугами профессиональных экспертов, владеющих передовыми практиками и располагающих необходимым опытом, чтобы подобрать действенный для нужд бизнеса инструментарий.
2. Создание контента и материалов – подготовьте руководство для новых сотрудников, видеоролики и презентации, которые помогут оперативно ознакомиться с действующими нормами и политиками. Также будет полезным запланировать пару встреч с руководителями разных уровней и линейными сотрудниками, корпоративными тренерами, на которых, с учетом специфики бизнеса, также иногда используются обучающие материалы.
3. Информирование действующих сотрудников о принятой программе адаптации.
4. Внедрение института наставничества и назначение наставников.
5. Разработка механизмов и внедрение инструментов обратной связи, а также подготовка управленческой команды и линейных сотрудников по предоставлению и получению обратной связи.
6. Планирование и реализация мероприятий по повышению психологического комфорта в коллективе и укреплению здоровой атмосферы.

Если эти шаги выполнены, значит компания с самых первых дней трудоустройства ведет нового сотрудника по заданному и выверенному пути адаптации, с конкретной и известной сторонам этого процесса продолжительностью – неделя, месяц или три месяца, например. При этом адаптация сотрудника начинается за некоторое время до выхода на работу и выражается в:

• Подготовке рабочего места и настройке необходимого оборудования.
• Оформлению кадровых документов: приказов, трудовых соглашений, записей в трудовой книжке.
• Информировании членов коллектива о выходе на работу нового коллеги, а также уровне его образования, опыте и роли в компании.

В первый день работы рекомендуется провести ознакомительную сессию, на которой сотрудник узнает об истории, миссии, ценностях и организационной структуре компании, познакомится с особенностями корпоративной культуры и на собственном опыте оценит крепость и силу корпоративного духа. Кроме того, рекомендуется познакомить новичка с непосредственными коллегами и процессами, которые они выполняют.

Далее проходят обучающие семинары и тренинги, а также назначается наставник, который будет сопровождать сотрудника и предоставлять требующиеся поддержку и рекомендации.

По итогам этого знакомства составляется план адаптации сотрудника, также отражающий цели, над достижением которых будет работать новичок.

В процессе работы проводятся периодические встречи с руководителем, представителем HR-службы и наставником для обсуждения прогресса, скрытых и явных проблем. Это общение сопровождается конструктивной обратной связью и рекомендациями по коррекции поведения в случае возникновения проблем.

Параллельно с работой и выполнением поставленных задач адаптация нового сотрудника заключается и в его интеграции в коллектив – участии в корпоративных событиях, развитии профессиональных и личных взаимоотношений с коллегами.

Наконец, по итогам прохождения адаптации сотрудников оценивается результативность этого периода, в результате чего принимается решение о продолжении или разрыве сотрудничества.

Роль наставничества в адаптации: как это работает

Наставник – это опытный сотрудник с необходимым профессиональным бэкграундом и навыками, а также рядом soft skills: отличными коммуникативными навыками, лидерскими качествами, эмпатией. Дело в том, что наставнику предстоит предоставлять новичку ресурсы, требующиеся для успешной работы – не выполнять вместо нового сотрудника его обязанности, а помогать справляться самостоятельно. Кроме того, такой опытный сотрудник вправе помогать с решением возникающих проблем и сложностей, предоставлять советы по профессиональному и личностному развитию, которые требуются для того, чтобы преуспеть в компании.

Однако взаимодействие с наставником осуществляется в течение конкретного срока, по итогам которого оценивается результативность и готовность новичка к самостоятельной работе.

Как помочь новому сотруднику влиться в коллектив

И руководителю, и сотрудникам подразделения, в котором будет работать новичок, и HR-службе требуется искренняя заинтересованность в успехе и скорейшей адаптации нового сотрудника. Например, в некоторых компаниях практикуется персонализированное оформление рабочего места – добавление какого-то элемента, который поможет создать уютную и комфортную атмосферу.

Создание приветственного пакета для новых сотрудников

Приветственный пакет или welcome pack – помогает сотруднику почувствовать себя желанным и ценным членом команды. Состав такого пакета ограничивается фантазией HR или подразделения, занимающегося адаптацией. Как правило, включает в себя: приветствие от руководителя или HR, информацию о компании (ценности, миссию и правила работы), важные для начала работы контакты (диспетчерская, HR и IT- подразделения), канцелярские принадлежности и сувениры.

Кроме того, приветственный пакет формируется и в онлайн-формате, включая в себя: ссылки на внутренние информационные системы, базы знаний и данных, а также шаблоны писем и другой документации.