К базе знаний

Сессия по операционному планированию компании

Материал подготовлен на опыте нескольких мероприятий, целью которых ставилось собрать операционный план деятельности всей компании на полгода вперед.
Мне важно осветить два момента.
Первый – это как, собственно, конструируется коммуникация, чтобы получить заявленный результат, а именно: операционный план компании как целого на ближайший период полгода или год.
Второй – это какую роль играет игропрактика в проведении такого мероприятия.

Начнем с базового каркаса
У каждого подразделения (каждого руководителя) есть свои задачи, ресурсы, текущие сбои, требующие внимания, и актуальные именно сейчас вопросы. Но задачи подразделения это не то же самое, что задачи всей компании.
Значит необходимо: остановиться и абстрагироваться от задач подразделения, синхронизироваться в понимании, что важно сейчас и в ближайшей перспективе для всей компании, и затем расставить приоритеты. В идеале еще и определить кроме того, что надо делать, последовательность, способ действия, роль и ответственность каждого руководителя.
Содержательно у меня получается 4 шага:
- остановка и выгрузка, фиксация текущего состояния, и выявление дефицитов/точек разрыва.
- широкий поиск перспектив в трех плоскостях: предпринимательские возможности, организационное совершенствование, технологические вариации.
- приоритезация действий компании по выбранным критериям принятия решений.
- организационная подготовка: определение какие работы должны быть выполнены, в какие сроки, кто ответственный, какие ресурсы необходимы.
Чтобы эти содержательные шаги случились их необходимо оснастить дополнительными действиями, влияющими и на динамику процесса, и на качество обсуждения. Итого базовый сценарий подобного мероприятия:

  • Установка на работу. Объяснение смысла и сути предстоящего обсуждения. Формирование ожидания результатов обсуждения и последующих действий.
  • Интерактив/игропрактика, позволяющая изменить границы представления и фокус внимания участников с отдельных подразделений на компанию в целом.
  • Обсуждение текущего состояния предприятия как целого с фиксацией дефицитов/разрывов.
  • Интерактив/игропрактика на креативность и генерацию идей.
  • Генерация длинного списка инициатив, что компания в целом может поделать в ближайшие полгода, чтобы усилить свои позиции.
  • Интерактив/игропрактика развивающая компетенцию принятие решений.
  • Приоритезация инициатив по согласованным критериям (подготовка к принятию решений).
  • Интерактив/игропрактика на сценирование: проверку инициатив на то как они могут сработать.
  • Организационная работа или детализация: работы, сроки, ресурсы, ответственные.
  • Интерактив/игропратика на синхронизацию деятельности руководителей.
  • Финальное заявление о принятых решениях и ближайших шагах.

Считая, что каждый шаг в среднем за полтора часа (есть быстрые шаги по полчаса, но есть и такие, что требуют до 3 часов) получаем два дня плотной работы.

В сухом резюме:
Продукт: подготовка материала для менеджмента компании для принятия ими управленческих решений.
Возможные результаты: короткий список приоритетных задач; дорожная карта реализации приоритетных задач; ресурсный план подразделений по решению приоритетных задач; план коммуникации подразделений по реализации приоритетных задач; требования к дополнительным компетенциям; требования к информационным системам.
Формат работы: рабочая сессия из ряда обсуждений и элементов игропрактики.
Производительность труда организатора коммуникации (модератора): время, за которое менеджмент компании может проделать эту работу.
Качество работы организатора коммуникации (модератора): достижение участниками мероприятия понимания и принятия выбранного способа действий, их готовность приступить к реализации планов на следующий день после мероприятия.
Дополнительный профит для компании: синхронизация и взаимопонимание менеджмента компании, и быстрый срез ряда управленческих компетенций.
Ограничение в ответственности организатора коммуникации (модератора) в подобных мероприятиях: только руководство компании может сделать последний шаг в продуктивной коммуникации, иначе говоря, приступить к деятельности.
Квалификация организатора коммуникации (модератора): во-первых, нужна высокая квалификация именно ведения дискуссии по всем 6 слоям организации коммуникации, во-вторых, не-залипание в текущие процессы компании, сложившуюся систему отношений и управленческую практику, и в-третьих, готовность участников слушать ведущего коммуникации. Опыт и наблюдения показывают, что сами компании редко обладают внутри человеком, сочетающим эти три условия, и целесообразнее пригласить внешнего человека.
Нужна ли игропрактика: да, обязательно, она выполняет несколько функций: смещение рамки внимания участников сессии, рефлексия каждого предыдущего шага обсуждения и подготовка к следующему.

Специалистам

Специалистам

Государству

Государству

Бизнесу

Бизнесу