Управление удаленными командами: лучшие практики и инструменты

Географически распределенные команды требуют управленческого мастерства, ведь такие коллективы при грамотной организации процесса способы принести бизнесу колоссальную пользу. Если же руководитель или лидер не корректирует собственный управленческий стиль и используемые инструменты, то ничего кроме разочарования такой формат работы не принесет. О том, как управлять удаленными сотрудниками, читайте в новой статье Академии социальных технологий.

Основные принципы управления удаленными командами

Управление отдаленными сотрудниками – это новая реальность, которая давно перестала быть экзотикой, закрепив за собой статус действенного подхода, способного решать задачи бизнеса. Дело в том, что благодаря удаленке, работодатели не ограничены географическими критериями для подбора подходящего сотрудника. Успешный кандидат может жить где угодно, а компании не требуется брать на себя обязательства по его релокации и обустройству в городе базирования компании. Кроме того, для сильных профессионалов гибкость и свободный график, которые приходят с отсутствием необходимости ежедневно тратить время на дорогу до офиса и обратно, а также неминуемое подчинение внутреннему распорядку офисной жизни, становится серьезным преимуществом в выборе работы. Таким образом, удаленная работа облегчает жизнь и работодателей, и сотрудников. Однако выиграет бизнес только если управление удаленными сотрудниками будет грамотным образом отлажено.

В частности, управленцам, перед которыми стоит подобная задача, рекомендуется вооружиться следующими принципами взаимодействия с коллективом:

1. Регулярно четко и ясно общаться – проводите групповые совещания и встречи один на один, чтобы согласовать усилия членов команды, а также повысить их информированность о статусе реализуемых проектов и других бизнес-процессах, осуществляемых коллегами. На частных встречах и обсуждениях в малых группах поднимайте вопросы, требующие отдельного внимания, и прорабатывайте детали. Кроме того, оставляйте пространство и для межличностного общения, в формате которого удастся поддерживать уровень осведомленности о состоянии сотрудников, а также выстраивать горизонтальные связи.
   Не ограничивайтесь одним каналом коммуникации, вместо этого используйте и мессенджеры, и видеоконференции, и телефонные звонки, и электронную почту – каждый из них будет уместен для конкретных задач и вопросов. Однако потребуется заранее обговорить с командой правила общения. Например, звонки – для срочных вопросов, группа в мессенджере – если тема касается двух и более коллег и так далее. Кроме того, обозначьте допустимое время для общения: переписка в электронной почте – любое время, с тем условием, что на усмотрение получателя письма остается решение об оперативности реакции – иными словами, переписка не требует сиюминутного ответа.
2. Ставьте четкие цели и установите понятные ожидания – управление удаленными сотрудниками требует, чтобы каждый член команды понимал, какая задача перед ним стоит и в каких численных и иных показателях будет выражаться ее достижение. Кроме того, предстоит озвучить и закрепить требования к срокам выполнения, качеству работы и ответственности сотрудника.
3. Начните доверять и предоставлять сотрудникам разумную свободу – делегируйте членам команды как рутинные и базовые задачи, так и поручения, которые требуют самостоятельных решений, инициативы и ответственности. При этом возьмите за правило оценивать работу не по количеству занятых работой часов, а достигнутыми результатами.
4. Используйте инструменты управления удаленными сотрудниками и программное обеспечение для распределенных команд – удаленка потребует создания специальной it-среды, в которой было бы удобно отслеживать статус исполнения задач, обмениваться информацией, в том числе и большими массивами, а также накапливать базу знаний. Выберите решение, которое будет учитывать особенности вашего бизнеса, поможет улучшить координацию и эффективность совместного управления и реализации проектов. Обеспечьте доступ к этому ресурсу и выбранным инструментам всем членам команды, а также проведите необходимое обучение по тонкостям использования новой инфраструктуры.
5. Не игнорируйте необходимость развития персонала – удаленка не означает отказа от создания условий для профессионального совершенствования персонала. Напротив, в таких условиях работы потребуется развитый эмоциональный интеллект и владение другими soft skills на продвинутом уровне. Выбирайте онлайн-тренинги, курсы и семинары, которые удовлетворят потребность команды в новых знания.

Использование этих принципов в повседневной работе поможет повысить эффективность управления удаленными сотрудниками, решать стоящие перед задачи и поддерживать высокий уровень производительности, не допуская при этом эпизодов профессионального выгорания.

Управление продуктивностью: как отслеживать и оценивать результаты работы

Кроме того, стоит ввести ежемесячное отслеживание метрики показателей эффективности (KPI), которая наглядно покажет достижение или недостижение сотрудником поставленным целей на месяц.

Наконец, не стоит игнорировать классические методы управления продуктивностью: ежедневные короткие планерки и регулярные совещания с расширенным составом и таймингом, а также составление еженедельных отчетов, обобщающих прогресс за неделю, достижения и предстоящие задачи.

Инструменты для совместной работы: лучшие платформы и приложения

Сегодня доступен ряд инструментов для совместной работы, в том числе и отечественные разработки. Выбирая решения для команды, обратите внимание на наличие следующих функций – они критически важны для эффективной удаленной работы:

1. Совместное управление проектами с возможностью постановки задач и автоматизированного контроля сроков исполнения.
2. Совместное редактирование документов.
3. Обмен сообщениями как в групповом чате, так и в частных переписках.
4. Видеоконференции с функцией записи и сохранения видео.
5. Контроль времени, проведенного за решением рабочих задач.

Создание корпоративной культуры на расстоянии: стратегии и методы

Удаленный формат работы требует специфического подхода к созданию корпоративной культуры, ведь речь идет о создании атмосферы общности и доверия для сотрудников, работающих каждый из своего дома. Добавим также, что корпоративная культура не менее важна для удаленных команд, чем для команд, работающих под крышей одного офисного здания. Дело в том, что гораздо сложнее испытать себя частью одного большого и мощного целого – команды единомышленников, когда сотрудники рассредоточены в разных частях города, страны и даже мира. Однако сплоченность крайне важна для совместной работы. Достигнуть высоких показателей командного менеджмента и усилить корпоративный дух помогут инвестиции – временные и финансовые – в развитие корпоративной культуры для сотрудников удаленного офиса.

Эта деятельность поможет также решить и ряд других задач, среди которых:

• Обеспечение прозрачной коммуникации, способной снизить риск недопониманий, а также гарантировать четкую и своевременную передачу информации.
• Повышение мотивации и лояльности персонала за счет установления и продвижения ценностей и глобального видения компании до сотрудников, что приведет к тому, что в компании будут работать не только из-за заработка, но и благодаря соотнесенности личных мотивов и убеждений с тем, к чему стремится работодатель.
• Поддержание продуктивности – корпоративная культура для удаленными сотрудниками предполагает продвижение ценностей соблюдения баланса между работой и личной жизнью, что сохранит не только ментальное и физическое благополучие, но и исключит случаи профессионального выгорания.
• Преодоление чувства изоляции – сотрудники, работающие из дома, часто начинают ощущать себя изолированными и отчужденными от окружающих, соответствующая же корпоративная культура, поощряющая межличностное взаимодействие и неформальное общение, помогает разрешить эту проблему.
• Сохранение и накопление корпоративной базы знаний – управляя удаленными сотрудниками, стоит поощрять культуру принятия ошибок и извлечения из них опыта, который может в будущем поднять выполняемую работу на новый уровень. Поощряйте коллег делиться опытом и знаниями, принимать советы других и руководствоваться ими на практике, аккумулируйте и передавайте эти знания через «поколения» сотрудников, чтобы построить в компании культуру непрерывного развития.

Управление удаленными сотрудниками – как поддерживать мотивацию

В случае с управлением удаленными командами крайне важно поддерживать мотивацию сотрудников, чтобы сохранить энтузиазм, продуктивность и приверженность компании. Проблема в том, что самому сотруднику поддерживать мотивацию, работая, например, из дома, крайне сложно – отвлекают семейные дела, бытовые вопросы и другая привычная рутина. Поэтому работодателю, поддерживающему мотивацию на удаленке, предстоит «соревноваться» за внимание с родственниками, детьми и даже домашними животными.

Чтобы сложностей с уровнем мотивации сотрудников не возникало, убедитесь в том, что:

1. Каждый из них понимает возложенную роль, задачи и ожидания.
2. Регулярно предоставляйте обратную связь – хвалите за достижения и отмечайте недостатки с тем, чтобы сотрудники видели зоны роста.
3. Привлекайте сотрудников к принятию решений – совместно обсуждайте планы компании, чтобы каждый член команды чувствовал значение своего труда для успеха.
4. Уделите внимание личному общению с сотрудниками – постарайтесь выступить наставником для подчиненных, помогая им справляться с трудностями и находить лучшие пути решения стоящих задач.