Опыт, накопленный сотрудниками, представляет собой интеллектуальный капитал компании. Этот ресурс формируется постепенно в процессе работы и требует систематизации и распространения внутри коллектива. Персонал — главный источник компетенций, задача менеджмента — сохранение и трансляция профессиональных навыков опытных членов команды среди новых сотрудников.

Отсутствие культуры сохранения знаний ведет к утрате опыта, особенно в ситуациях ухода экспертов из компании. Это негативно сказывается на внутренних процессах и конкурентоспособности фирмы.

В новой статье Академии социальных технологий расскажем, как фиксировать и хранить профессиональный опыт персонала.

Зачем бизнесу управление знаниями: риски утечки мозгов и переизобретания велосипедов 

Корпоративные знания — серьезный актив современного бизнеса, сформированный годами труда профессионалов и служащий основой успеха. Система управления ими, будучи целенаправленно выстроенной, обеспечивает накопление, сохранение и передачу информации и практического опыта между членами коллектива.

Управление знаниями ошибочно воспринимается как аналог внутрикорпоративного обучения, на деле оно охватывает больший спектр функций, влияющих на общую продуктивность бизнеса.

Выгоды от грамотно организованной системы:

1. Оптимизация процесса адаптации новичков

Четко организованная информационная база сокращает период адаптации, минимизируя количество совершаемых ошибок. Новым работникам больше не приходится бесконечно обращаться к коллегам с уточняющими вопросами — необходимые сведения доступны мгновенно в виде детально проработанных инструкций и гайдов. Уровень стресса новичка резко снижается, освобождая ценные ресурсы экспертов для решения стратегических задач.

2. Повышение качества внутренней коммуникации

Управление знаниями помогает сократить временные затраты на повторение одинаковой информации группам сотрудников. Данные фиксируются в едином информационном хранилище, к которому персонал быстро привыкает обращаться для оперативного разрешения возникающих проблем.

3. Централизация достоверной информации

Для организаций с подразделениями крайне важна доступность единых стандартов, нормативов и инструкций для всех сотрудников. Четкая структура хранилища информации помогает оперативно получать информацию, будь то описание нового продукта или изменения условий взаимодействия с клиентами.

4. Облегчение инновационного процесса

Структурированная база содействует внедрению новаторских идей благодаря анализу предыдущих решений и полученных результатов. Сотрудники видят историю экспериментов и делают выводы о целесообразности реализации новых инициатив, предотвращая повторение неудачных подходов прошлого.

Таким образом, внедрение управления знаниями в организацию не сводится к созданию архива — это формирование целостной культуры накопления и распространения экспертного мнения, повышающей производительность компании.

Явные и неявные знания: что хранят документы, а что — только эксперты

Управление знаниями предполагает продуманную структуру механизмов сбора, объединения и распространения информации. В ее организации помогут современные технологии, которые облегчают интеграцию и использование необходимых данных.

Знания подразделяют на две группы:

1. Явные

Объем информации, доступный в письменной или цифровой форме и может быть передан между сотрудниками компании. Сюда входят официальная документация, исследования, отчеты, письма, технические спецификации и другие подобные материалы. Эти сведения легко сохраняются, систематизируются и распространяются в корпоративной среде, формируя базу, доступную каждому сотруднику.

Документированные знания удобно собирать и сохранять: создавать специальные справочные издания, разрабатывать сценарии переговоров с клиентами, записывать обучающие ролики и размещать их на образовательных платформах. Таким образом обеспечивается доступ к проверенным источникам информации, исключающий потери сведений и ускоряющий принятие решений.

2. Неявные

Подразумевает навыки, подходы и методы, которым невозможно присвоить четкую форму. Это личный опыт, логика, творческие озарения и умения, присущие отдельным профессионалам, и это формирует интеллектуальную мощь компании.

Только целостный подход помогает предприятию не только избежать потерь интеллектуальной собственности, но и внедрить накопленную информацию в работу.

Создание базы знаний: инструменты для хранения и структурирования информации

Библиотека знаний представляет собой внутренний портал, где хранятся материалы, инструкции и рекомендации, облегчающие работу персонала и помогающие людям самостоятельно решать вопросы.

Однако простого хранения файлов недостаточно. Эффективную базу от обычной папки отличает удобная структура и интуитивно понятный интерфейс. Кроме того, файловые каталоги часто устаревают и теряют ценность. Базы, в свою очередь, ориентированы на постоянную актуализацию.

Выбирая подходящую платформу для базы, стоит обратить внимание на ряд критериев:

1. Функциональность

Важно, чтобы система поддерживала расширенные средства поиска, схемы классификации, поддержку медиаконтента.

2. Интеграция

Важна совместимость с используемыми в компании сервисами, такими как CRM или проектные порталы.

3. Простота использования

Интерфейс должен быть понятен любому сотруднику.

4. Безопасность

Надежность защиты сведений имеет первостепенное значение. Важно убедиться, что удаленные файлы сохраняются в резервных копиях и их получится восстановить при необходимости.

Сегодня рынок предлагает широкий выбор решений для создания информационных баз: Teamly, Obsidian, Bitrix24, Notion и другие.

Культура обмена опытом: как мотивировать сотрудников делиться знаниями 

Создание атмосферы для обмена профессиональной информацией внутри компании может снизить потребность в дорогостоящих консультационных услугах извне, увеличить результативность учебы персонала и содействовать росту показателей.

Важно помнить, что обмен информацией — исключительно добровольный акт. Принуждение сотрудников к передаче собственного опыта способно привести к снижению мотивации и ухудшению атмосферы в коллективе.

Вот шаги, помогающие вовлечь сотрудников в программу обмена:

• Объясняйте цели и подчеркивайте пользу. Обозначьте, что передача сведений ускоряет решение текущих задач и снижает стресс от неопределенности.
• Используйте современные платформы, которые предоставляют возможность организовать общедоступную библиотеку, делая процесс удобным.
• Привлекайте руководство к процессу. Видя пример старших коллег, остальные охотнее поделятся собственными находками и полезными инструментами.

Развитие обмена — долгий путь, требующий совместных усилий и внимания со стороны как руководителей, так и сотрудников. Но итоговая выгода оправдывает усилия: улучшение показателей и укрепление позиций компании. Инвестиции в создание среды обмена знаниями закладывают надежный фундамент для долгосрочного успеха бизнеса.

Обучение на успехах и ошибках: ретроспективы и внутренние семинары

Повышение квалификации персонала — основа роста бизнеса. В числе методов — обучение на примерах успехов и неудач команды. Такие случаи становятся основой семинаров и обсуждений, стимулируя погружение участников в проблему. Этот подход содействует развитию критического мышления и аналитических способностей, поскольку участники вынуждены самостоятельно искать причины успеха или провала, предлагать пути исправления ситуации и обмениваться опытом.

В числе результативных инструментов для разбора кейсов — регулярная практика ретроспектив. Она помогает коллективу извлекать уроки из завершенных проектов, формулировать выводы и вносить изменения в рабочие процессы. Проводимые систематически и профессионально ретроспективы способствуют созданию непрерывного цикла совершенствования, при котором большинство инициатив исходит непосредственно от самих команд.

При разработке корпоративных образовательных программ важно учитывать не только бизнес-потребности, но и развитие главного ресурса бизнеса — сотрудников. Ошибочно полагаться исключительно на формализованные программы обучения, направленные лишь на достижение краткосрочных результатов. Вместо этого следует активно вовлекать персонал в процесс анализа собственных достижений и промахов, создавая атмосферу взаимного доверия и открытости.

В конечном итоге компания, способная грамотно организовать обучение сотрудников, получает значительные конкурентные преимущества. Ведь именно эксперты, обладающие необходимыми знаниями и умениями, обеспечивают динамичное развитие бизнеса и быстрое достижение стратегических целей.