Проведение деловых переговоров – как блестяще решить командную задачу

Термин «переговоры» появился в области дипломатии и международных отношений в XVIII-XIX веках, словарь французского языка, составленный Эмилем Литтре во второй половине XIX века предлагает следующее определение этого слова – действия по урегулированию разногласий. Сегодня переговоры стали обязательным инструментом делового человека, владение которым гарантирует не только успех в профессиональных делах, но и долгосрочные взаимовыгодные отношения с партнерами. О специфике подготовки и взаимодействия членов команды, задействованных в переговорах, рассказала эксперт бережливого производства, системно-интегративный коуч, партнер Центра Командных Компетенций Светлана Долгова.

Специфика деловых переговоров для команд 

Переговоры – это взаимодействие сторон, которое осуществляется для того, чтобы снять разногласия. Полученный результат закрепляется договором или договоренностью. Разрешение разногласий с помощью этого инструмента само по себе сложный процесс, который требует отдельной подготовки. Процесс длится одну или пару встреч, ставки могут быть минимальны или пугать масштабом, а последствия договоренностей или недоговоренностей – критичны или нет. Сложность увеличивается в разы, когда в обсуждении задействованы команды, но и потенциала у такого формата больше.

Случается и так, что происходит обсуждение условий, уже достигнуты предварительные договоренности – медленно, но верно дело продвигается к результату. И вдруг к этой работе присоединяется руководитель или другой участник, начинает задавать вопросы, которые уже давно закрыли, предлагать идеи, спорить и настаивать на своем... и процесс начинается сначала! Думаю, каждый вспомнит пример, когда несогласованные действия одного участника или группы коллег приводили к печальным последствиям – ресурс групповой синергии не использовался.

Переговоры «вскрывают» проблемы команды, но, если участники действуют слаженно, то достигают блестящих результатов. Такие команды формируются под цели и задачи, где каждый выполняет конкретный функционал: переговорщики действуют по единым правилам и на основе единой методологии, демонстрируя сплоченность. Это в идеале! Но на практике иногда участники узнают о том, что предстоят переговоры за 30, а иногда и за 5 минут. О какой же согласованности речь! Чтобы преуспеть, важно не только провести тщательную подготовку и реализовать задуманное за столом переговоров, но и по завершению провести анализ действий. Предлагаю остановиться на каждом из этих этапов отдельно.

Подготовка переговорной команды 

Это основа успеха, которая базируется на четырех китах:

1. Информация о визави.
2. Единая методология.
3. Согласованность позиций.
4. Сплоченность.

Информация о визави 

Подготовка непременно включает сбор информации не только об интересах, потребностях и позициях потенциальных клиентов, альтернативы (кого из конкурентов визави рассматривает для выполнения задач). Также важно заочно познакомиться с каждым участником встречи и узнать о контексте, в котором принимаются решения. Выясните, будут ли присутствовать те, чье слово станет определяющим, или судьба дела будет вершиться «вне переговорного стола». Иногда, при исключительной важности обсуждаемого вопроса, для понимания роли в переговорах запрашиваются резюме каждого участника, по информации из открытых источников изучаются личностные черты, поведенческие и коммуникативные особенности. Рекомендуется создать опросный лист или форму для сбора сведений, чтобы собрать максимум необходимых сведений.

Единая методология работы

Выбирайте любую методологию подготовки и проведения переговоров – главное – знать и уметь ее применять. Мне ближе Гарвардская школа, предполагающая весьма жесткий подход к рассмотрению существа дела и мягкость к участникам.

Метод предполагает четкое определение вариантов достижения интересов, определения и обоснований позиций, возможных диапазонов договоренностей по каждому условию и вариантов соглашений, которые устроят даже непримиримых оппонентов. Помните, что важно не только руководствоваться собственными интересами, но и понимать мотивацию партнеров, поэтому не пропускайте этот этап. Для работы по единой методологии создавайте регламенты, рекомендации, специальные подготовительные листы, автоматизированные базы с вопросами, на которые следует ответить до старта переговоров.

Согласованность позиций 

• Даже опираясь на единую методологию, члены команды иногда расходятся в мнениях по условиям, с которыми выходят на переговоры, целесообразности или ценности каждого. Поэтому, готовясь, согласовывайте позицию. Обсудите:
• Перечень условий, которые отвечают целям и интересам компании.
• Числовые значения по каждому условию, с указанием возможных диапазонов для торга.
• Важность каждого условия: на чем стоит настаивать, что можно безболезненно отдать другой стороне, какие возможны изменения, уступки по всем условиям и при каких уступках со стороны визави.
• Гипотезы о необходимых для визави условиях, вариантах решения проблемы или задачи, возможных числовых значениях по каждому условию.
• Чем сложнее и критичнее вопрос, тем тщательнее требуется готовиться. Каждый участник должен четко обозначать переговорную позицию.

Сплоченность за столом переговоров 

Обсуждения требуют подготовки, сработанности и слаженности, поэтому в процессе подготовки стоит сформулировать ряд правил:

• Определение функций и ролей каждого участника.
• Выделяются обязательные роли: лидер (с функцией принятия решений) и исполнители (с разной специализацией), как минимум это:
• Исполнитель 1 – исследователь, проясняет дополнительную информацию у визави для проверки гипотез, сформированных при подготовке.
• Исполнитель 2 – исследователь-эксперт, выясняет информацию по узкоспециальным вопросам.
• Исполнитель 3 – наблюдатель-расчетчик, держатель подготовленного материала, контролирующий реализацию подготовленного содержания, способный оперативно сделать перерасчеты, если вариант заранее не просчитывался.
• Исполнитель 4 – наблюдатель-психолог, который контролирует эмоции сторон, вовремя предлагает сделать паузу или с помощью шутки снизить эмоциональную напряженность.
• Один человек иногда исполняет несколько ролей или наоборот несколько человек играют одинаковую роль, но лидер за столом неизменно один.

Создание сценария и понимание: когда, кто и как действует. В процессе подготовки сценария формулируют:

1. цель;
2. повестку;
3. регламент.

А также определяют, как будут озвучены первые варианты требований, договариваются, кто и когда перейдет к вопросам, кто будет отвечать на вопросы и как будут завершаться переговоры. При создании сценария важно помнить, что лидер должен видеть ситуацию как бы «сверху», чтобы принять взвешенное решение, поэтому включается только в некоторые моменты обсуждения, создавая сильную позицию и закрепляя достигнутые соглашения.

Создание правил взаимодействия.

Как ни планируй и ни готовься, важно понимать, что ситуация может развиваться не так, как хочется, поэтому стоит уметь быстро ориентироваться и держать согласованную позицию. Для этого договоритесь о правилах взаимодействия – как внутренних, так и с визави. Правила учитывают следующие аспекты:

• Формат проведения – очно или онлайн.
• Способ обмена информацией, неуловимый для визави.
• Сигналы для остановки диалога, перехода к следующей стадии исполнения сценария и т.п.

Сигналы для корректировки поведения участников своей команды или команды визави, если это поведение мешает достижению результата.

Для подготовки рекомендуется репетировать предстоящую встречу, разделившись на две подгруппы, или попросить коллег представить сторону визави. А в процессе – апробировать правила взаимодействия, проверять последовательность сценария и согласованность действий. Результатом такой работы станут корректировки в методологии и действиях.

Проведение деловых переговоров 

Процесс переговоров «за столом» – это проверка качества подготовки и уровня сплоченности. Можно безукоризненно подготовиться, но «жизнь богаче наших планов» и тогда неожиданные повороты рушат исход дела. В процессе стоит держать во внимании и контролировать:

• Реализацию подготовленной позиции.
• Ход обсуждения.
• Эмоциональную атмосферу.
• Отделение реализации своих интересов от отношений и позиций визави.
• Слаженность действий.

Чтобы переговорная команда стала сильной, нужны тренировки, тренировки и еще раз тренировки! Наша обучающая программа предлагает отработку практических кейсов, закрепляющих навык действий единым фронтом.

Алгоритм обучения:

• Подготовка по единой методологии через тренинг или онлайн-курс.
• Самостоятельное проведение учебных переговоров по специально написанным для компании кейсам. По итогам: самоанализ по чек-листам и анализ видеозаписи тренером или куратором.
• Решение письменных кейсов и выполнение самостоятельных упражнений для оттачивания спецнавыков.
• Подготовка к реальным переговорам с поддержкой тренера или куратора
• Анализ проведенных переговоров – самостоятельно или совместно с куратором.

За счет практико-ориентированной подготовки переговорные команды начинают улучшать результаты уже через 1-2 месяца.

Анализ процесса и результатов 

Для увеличения результативности требуется анализировать и сам процесс деловых переговоров, и полученные результаты. Важно постоянно развиваться, обучаться на каждой ситуации, фиксируя, что сработало и как действовать в следующий раз для улучшения результатов. Для этого рекомендуется разработать чек-лист, по которому оценивать конкретные действия:

1. Достижение целей.
2. Работоспособность и качество реализации выбранной методологии подготовки и проведения переговоров.
3. Соблюдение согласованности.
4. Сплоченность действий.
5. Исполнение подготовленного сценария, а также функций и ролей каждым участником.
6. Работоспособность правил взаимодействия.
7. Достигла ли целей команда визави.

Оценивайте также поведение визави:

1. Согласованность и сплоченность действий.
2. Роли, функции, личные особенности участников.
3. Поведение, ответные реакции.
4. Какие аргументы визави воспринимались негативно, какие аргументы, высказанные вашей командой, услышаны визави.
5. Какие тактические приемы и подходы визави стоит перенять.

И другие моменты, представляющие важность с учетом конкретной ситуации.

Деловые переговоры дают возможность совершенствоваться в достижении выдающихся результатов. Чем сложнее обсуждение и разнообразнее участники, представляющие визави, тем больший опыт вы приобретаете, становясь с каждым разом сильнее и совершеннее.

О силе переговорной команды говорят результаты сделки. Грандиозный результат – итог тщательной подготовки и постоянной работы по повышению командной эффективности. И здесь важно посмотреть и на себя, и на ситуацию с другой стороны, в том числе глазами оппонентов – тогда финал, который удовлетворит каждую из сторон, гарантирован.