Каждый день нас окружают потоки информации, серьезная часть которой быстро улетучивается из памяти. Мозг ограничен в способности усваивать массивы поступающих сведений. Но существуют проверенные методы, помогающие надежно фиксировать сведения и систематизировать их, чтобы использовать в работе и повседневной жизни. Грамотно структурировав сведения, получится создать полезный ресурс.

В новой статье Академии социальных технологий расскажем про систему «второго мозга» и как с ее помощью повысить продуктивность.

Что такое система «второго мозга» и зачем она нужна

Методология Second Brain представляет собой систему фиксации, систематизации и последующего воспроизведения идей, концепций и связей, накопленных человеком в процессе опыта. Благодаря цифровым решениям этот подход расширяет варианты хранения и обработки сведений.

Применение методики окажется полезным для тех, кто стремится:

• Систематизировать профессиональные знания и навыки, применяя их для карьерного роста или развития бизнеса;
• Последовательно завершать проекты;
• Выявлять закономерности и устанавливать взаимосвязи между идеями;
• Монетизировать собственные знания, используя преимущества стремительно развивающейся экономики знаний;
• Накапливать информацию и идеи в доступной форме;
• Снижать уровень стресса и избегать информационной перегрузки, управляя собственными информационными потоками.

Методика ориентирована не только на сохранение идей, но и на их практическое применение. Second Brain функционирует как надежная цифровая база данных, доступная в любое время и способная заменить человеческую память.

Обзор популярных инструментов: Notion, Obsidian, Evernote

Первый этап построения базы — фиксация идей, достойных сохранения. Для этой цели часто используют специализированные программы, способные собирать текстовые фрагменты, гиперссылки, скриншоты, веб-страницы, PDF-документы и прочие материалы. Эти инструменты обеспечивают постоянное хранение информации на всех устройствах.

Рассмотрим популярные приложения, подходящие для организации системы:

1. Notion — востребованный инструмент. Помогает управлять задачами, проектами, вести личный документооборот. Платформа предлагает гибкую рабочую среду, где пользователи могут также размещать текстовый контент, мультимедиа, чек-листы, таблицы и файлы, формируя таким образом структурированные блоки сведений. Каждый элемент легко редактировать и перемещать внутри страницы. Помимо этого, есть вариант добавлять новые страницы с аналогичным функционалом, что делает возможным создание баз знаний и инструкций. Стоит отметить, что с сентября 2024 года Notion прекратил поддержку платных аккаунтов для пользователей из России.
2. Evernote — в числе признанных лидеров среди приложений для создания и хранения записей. Его преимущества включают функционал для работы с текстовыми заметками, управление списком задач. Сервис поддерживает синхронизацию на мобильных устройствах, планшетах и компьютерах, а также интегрируется с такими популярными платформами, как Slack и Microsoft Teams. Evernote продолжает предоставлять услуги российским пользователям, но присутствуют сложности с оплатой.
3. Obsidian — это бесплатный текстовый редактор, предназначенный для хранения, систематизации и анализа записей. Особенность инструмента — наличие многочисленных расширений, включая интеграцию с ChatGPT. В числе преимуществ Obsidian — функция Graph View, представляющая визуализацию взаимосвязей между сведениями. Этот графический инструмент помогает наглядно отображать перекрестные ссылки, что содействует выявлению новых идей и закономерностей. Приложение доступно для россиян.
4. Telegram можно тоже рассматривать как менеджер, если речь идет о небольшом объеме данных. Здесь имеются такие полезные функции, как поиск и теги, помогающие легко организовывать и находить нужные записи. Однако по мере увеличения количества заметок до нескольких сотен, управление ими через мессенджер становится менее результативным и требует более специализированных инструментов.
5. Joplin — это бесплатное приложение со спектром настраиваемых параметров. Оно обладает интерфейсом и опциями, схожими с Evernote, и поддерживает экспорт. Тем не менее удобство использования иногда уступает конкурентам.

Основные принципы организации информации

Оптимальная организация сохраненного контента предполагает разделение информации по проектам, идеям и целям. Проекты представляют собой группы задач, объединенных целью и сроками выполнения. Цели охватывают долгосрочные направления деятельности, требующие постоянного внимания и поддержки. Идеи включают темы, вызывающие интерес. Также формируют архив, который служит местом хранения неактивной базы.

Логичная структура данных облегчает выявление скрытых закономерностей. Для улучшения результатов рекомендуется составлять краткие резюме, которые обобщают информацию и акцентируют внимание на главных аспектах: определениях терминов, ссылках на первоисточники и иных элементах. Делать записи лучше постепенно, собирая и анализируя информацию по мере накопления. Подход заключается в сохранении больших фрагментов, последующем написании отдельных записей по каждому из них и последующей консолидации записей в единый документ с главными выводами. Заголовки заметок должны быть информативными и уникальными, что облегчит навигацию и идентификацию каждой из них.

Комбинирование собранных записей открывает путь к формированию новых теорий и стратегий. Когда информация организована и доступна, мозг легче устанавливает причинно-следственные связи и выявляет ранее незаметные закономерности, что повышает креативность и аналитические способности.

Как создавать заметки, чтобы они работали

Тьяго Форте, эксперт в области продуктивности, рекомендует применять сразу пару онлайн-сервисов для работы. Эти инструменты должны точно предоставлять варианты работы с видами контента и осуществлять четкую фиксацию мыслей. Принципы работы с заметками включают сохранение сведений, систематизацию, выделение сути и трансформацию полученных знаний в конкретные действия.

Основой системы выступает запись, в то время как приложения помогают упростить этот процесс и устранить ограничения, характерные для традиционных носителей. Заметки превращаются в кирпичики знаний, которые хранятся вне пределов сознания человека. Их объем варьируется: от цитат из книг и статей до отзывов о кинофильмах, фотографий с комментариями, списков дел, размышлений и конкретных примеров. Главным моментом остается самостоятельная обработка и выбор информации, проходящей сквозь призму персонального восприятия.

Со временем эти блоки трансформируются в нечто большее: статьи, отчеты, истории, предложения или аргументы. Их можно по-разному соединять и комбинировать, обогащая творческий потенциал.

Ошибки при внедрении и как их избежать

В числе типичных ошибок при применении Second Brain:

1. Чрезмерное накопление информации

В списке распространенных ловушек начинающих пользователей системы — желание зафиксировать все, что попадается на глаза. Проблема заключается в том, что далеко не каждый фрагмент полезен. В результате избыточное количество бесполезных данных затрудняет поиск и использование действительно важных записей. Стоит помнить, что предназначение системы — это не накопление, а фильтрация и структурирование знаний.

2. Нехватка систематизации

Новички приступают к использованию системы без четкого плана организации базы. Это приводит к беспорядочному распределению заметок по категориям, что впоследствии создает трудности при поиске нужных данных. Отсутствие продуманного классификационного подхода негативно сказывается на результативности работы с системой.

3. Отсутствие ревизии

Некоторые пользователи ошибочно полагают, что достаточно единожды внести информацию в систему и забыть о ней. Однако без периодической ревизии и обновления заметок система теряет актуальность. Оставленные без внимания данные рискуют утратить релевантность и перестать соответствовать новым знаниям и идеям.

Чтобы система заработала на полную мощность, важно отказаться от стремления к совершенству и начинать действовать сразу. Вот привычки, что помогут поддержать работоспособность системы:

1. Составление чек-листов

Стоит разрабатывать списки на старте и завершении каждого проекта. Это поможет отслеживать прогресс и избегать упущений.

2. Регулярные еженедельные и ежемесячные обзоры

Периодическая оценка собственной деятельности и жизненного пути позволит выявить необходимые изменения и скорректировать стратегию действий.

3. Поиск путей оптимизации

Регулярно пересматривайте записи, обновляйте их. Эти действия сделают систему более адаптивной и результативной.

Чтобы полезная информация оказалась под рукой в критический момент, ее важно упорядочить и передать будущему «я». Система предоставит доступ к нужным знаниям именно тогда, когда они станут жизненно важными.