Результаты работы бизнеса определяются не столько постановкой амбициозных целей, сколько способностью ясно осознавать пути их достижения. Действенным инструментом для решения этого вопроса становятся стратсессии, помогающие сформулировать вектор развития и выстроить пошаговую карту для будущего роста. В новой статье Академии социальных технологий расскажем, как подготовить и провести стратегию.

Зачем бизнесу вообще нужны стратегические сессии

Стратсессия — это важное событие, где сотрудники и руководство собираются вместе, чтобы обсудить будущее компании и сформулировать решения о развитии. Такие встречи помогают руководителям распоряжаться ресурсами и задействовать таланты всех участников для улучшения бизнеса.

Подобные мероприятия становятся необходимыми в ситуациях, когда бизнес сталкивается с отсутствием конкретных целей либо недостаточной их прозрачностью. Также полезно устроить сессию, если есть только понимание общих направлений движения без практических способов их воплощения. Если в компании произошли серьезные кадровые перестановки или изменилась структура управления — сессия поможет перестроить процессы. При замедлении роста бизнеса и в неопределенной ситуации обсуждение поможет сформировать варианты действий.

Стратсессии помогает достижению ряда результатов:

• укрепление межфункциональных связей и повышение уровня внутрикорпоративного взаимодействия;
• формирование четкого представления о траектории движения: руководство получает наглядное подтверждение скорости приближения к целевым показателям;
• создание детальной программы развития и оптимизации текущих бизнес-процессов;
• стимулирование вовлеченности команды: участие сотрудников в корпоративных инициативах формирует чувство сопричастности общему делу.

Итогом встречи становится стратегия — картина будущего, к которой стремится бизнес. Грамотная стратегия заряжает сотрудников энергией, мотивируя их на профессиональное развитие и усердную работу.

Онлайн, офлайн или гибрид: выбор формата

Сегодня крупные компании отходят от привычных подходов и начинают адаптироваться к новым условиям, используя разные форматы проведения совещаний и рабочих сессий. Формат зависит от целей мероприятия.

Несмотря на развитие цифровых технологий, личное присутствие важно в конкретных ситуациях:

1. При принятии критически важных решений. Иногда важно видеть реакцию собеседника, понимать его настроение и отношение к ситуации. Один взгляд или жест способны сказать больше, чем десятки сообщений.
2. Для интеграции команд. Когда речь идет о создании корпоративной культуры, личном знакомстве сотрудников разных офисов или структур, ничто не заменит живого общения. Люди легче находят общий язык, возникает доверие, которое невозможно быстро построить через экран компьютера.
3. Создание новаторских идей. Физическое пространство помогает результативнее решать творчески поставленные задачи. Возможность увидеть объект глазами другого участника, обсудить идеи вместе, записать их на бумаге, часто становится источником вдохновения и инноваций.

Однако цифровые инструменты тоже открывают массу перспектив:

1. Быстрая обработка информации. Можно анализировать большие объемы информации в режиме реального времени, проверяя гипотезы и строя прогнозы.
2. Привлечение удаленных экспертов. Независимо от местоположения, эксперты могут быстро подключиться к обсуждению и внести ценный вклад.
3. Четкое документирование результатов. Все этапы обсуждения сохраняются, их легко пересмотреть позже, что повышает качество решений.

Также можно применять комбинацию очных и онлайн-встреч, что позволяет сочетать сильные стороны обоих форматов. Так, эксперты работают синхронно и асинхронно, участвуя на гибких условиях. Кроме того, учитываются особенности региональных культур, что снижает риск недопонимания.

Как собрать данные и подготовить команду

Хорошая сессия — это цепочка последовательных шагов, которые начинаются задолго до старта встречи и продолжаются после нее. Чтобы добиться успеха, нужно поставить четкие цели, изучить текущую ситуацию и разработать программу.

Сначала важно понять, зачем нужна такая встреча и чего конкретно хочет достичь компания. После этого проводят опрос сотрудников, чтобы выявить проблемы, перспективы и ограничения. Это формирует картину текущих условий и факторов, влияющих на прогресс компании. Важны также исследование миссии, ценностей и принципов компании, которые определяют ее внутреннюю культуру.

Перед проведением сессии стоит сделать анализ покупателей, конкурентов и внутренних процессов компании. Это дает необходимую информацию для выработки правильных решений и улучшает качество сессии.

Продуманная программа встречи увеличивает вероятность достижения желаемого результата. Архитектура мероприятия определяет порядок обсуждения вопросов и формат работы. Главное здесь — подобрать правильные подходы, учитывающие специфику групп сотрудников.

Кого звать, а кого приглашать не стоит

Оптимально сформированный состав участников — основа стратсессии. Правильный выбор привлеченных сотрудников напрямую влияет на результативность мероприятия и точность последующих решений.

Подбор участников ведут исходя из целевых задач:

• Разработать большой план компании. Участниками должны точно быть руководители высшего звена, способные влиять на реализацию серьезных проектов. Среднему менеджменту отводится роль наблюдателей и помощников.
• Продумать подробную программу. Тут нужны линейные менеджеры, обладающие квалификацией и знанием деталей.
• Искать свежие идеи и перспективные направления. Лучше включить в группу внешних партнеров, клиентов и даже конкурентов. Новый взгляд снаружи помогает находить оригинальные решения.

Рекомендуемый размер группы участников варьируется от 7 до 20 человек. Чрезмерно малочисленная команда рискует утратить объективность восприятия, а чрезмерно крупная теряет управляемость.

Чтобы предотвратить потери времени и концентрации, заранее сообщите сотрудникам о строгих правилах поведения. Участники обязаны минимизировать отвлекающие факторы и завершить срочные дела до начала мероприятия. Желательно ограничить использование мобильных устройств на протяжении всей сессии, чтобы исключить соблазн отвлечься на посторонние вопросы и сохранить фокус на главной задаче.

Как превратить результаты стратегической сессии в план действий

Организационная работа над стратегией — это не самоцель, а начало пути изменений. Только когда идеи становятся действиями, компания меняется. Иначе амбициозные замыслы останутся мечтами.

Этапы внедрения стратегии:

• Конкретизация решений. Важно сделать так, чтобы каждая задача была понятной и достижимой. Применяйте методики типа SMART, запускайте пробные проекты, создавайте карту стратегических шагов. Чем точнее инструкция, тем проще ее реализовать.
• Назначаем ответственных. Определите конкретных людей, ответственных за каждое направление. Четкое распределение обязанностей позволит избежать путаницы и обеспечит персональную ответственность за результат.
• Создаем дорожную карту. Нужен детальный план. Такая карта покажет последовательность шагов, расставит приоритеты и зафиксирует промежуточные результаты. Учтите возможные риски и трудности.
• Подключаем коллектив. Начинание провалится, если оно не поддерживается сотрудниками. Объясняйте людям смысл изменений, расскажите, какую выгоду принесет новая стратегия. Проводите короткие собрания, чтобы держать всех в курсе и успокоить тех, кого пугают перемены.
• Регулярный контроль. Установите практику проверок: еженедельно сверяться с планами, ежемесячно подводить итоги, ежеквартально оценивать результаты. Это поможет вовремя заметить проблемы и скорректировать действия.

Помните, изменения даются нелегко. Поддерживайте сотрудников морально и информативно, помогите им быстрее приспособиться к новому порядку вещей.

Типичные ошибки и как их избежать 

Типичные просчеты, совершаемые при организации стратсессии, приводят к снижению ее продуктивности и утрате доверия внутри коллектива. Рассмотрим частые проблемы и способы их избежать:

1. Непонятные цели. Часто участники не понимают, зачем проводится встреча. Решается просто: четко сформулируйте цель и сообщите каждому участнику, какой результат ожидается.
2. Несоответствие участников. Если приглашенные сотрудники некомпетентны или отсутствуют главные эксперты, совещание теряет смысл. Оптимально собрать команду из опытных менеджеров и профессионалов.
3. Отсутствие подготовки. Без предварительного изучения информации встреча сводится к пустым разговорам. Заранее проведите анализ рынка и конкурентов, подготовьте отчет и отправьте участникам перед мероприятием.
4. Ошибка в формате. Одинаковый шаблон подходит далеко не каждой команде. Подберите подходящий формат: лекции, презентации, интерактивные упражнения — учитывая особенности культуры бизнеса.
5. Неправильно выбранная продолжительность. Кратковременные встречи мешают глубоко проработать тему, продолжительные — утомляют. Найдите баланс.

В списке серьезных ошибок — отсутствие контроля после мероприятия. Сформированные решения часто забывают воплотить в жизнь. Поэтому важно составить подробный план, назначить исполнителей и сроки, а также регулярно контролировать выполнение решений.