Удаленная работа — давно часть современного рабочего процесса. Компании экономят на аренде офисов и оборудовании рабочих мест, привлекая профессионалов из любых уголков планеты. Сотрудники же избегают стрессов, связанных с дорогой на работу, и ценят гибкий график.

В новой статье Академии социальных технологий читайте, какие инструменты помогут организовать для сотрудников удаленку и поддержать командный дух.

Разница между удаленным и гибридным форматами работы

Работа удаленно — вид деятельности, при котором сотрудник выполняет обязанности вне стен традиционного офиса. При этом работник официально числится в штате компании, занимает конкретную должность, получает зарплату и соблюдает требования работодателя. Согласно законодательству, формат классифицируется как дистанционная работа и регламентируется Трудовым кодексом РФ.

Удаленный режим популярен среди поколения Z, родителей с маленькими детьми, жителей отдаленных населенных пунктов, для которых дистант становится альтернативой офису.

Однако ряд сотрудников на полной удаленке, склонны к прокрастинации и выполнению минимально необходимого объема задач. Поэтому руководители предпочитают сбалансированный подход к организации трудового распорядка — гибридный график.

Чтобы подобрать подходящую модель, стоит проанализировать потребности компании и сотрудников, выявить факторы, способные усилить продуктивность и улучшить взаимодействие.

Ключевые вызовы и их решения в удаленной работе

Управление командой на удаленке основывается на базовых принципах руководства коллективом, однако требует адаптации.

В условиях удаленки взаимодействие претерпело изменения. Процесс адаптации команды и внутреннего взаимодействия стал сложнее. Кроме того, ряд сотрудников столкнулся с трудностями в самоорганизации и сохранении мотивации.

Главные вызовы, возникающие при переходе на дистант, включают:

1. Проблемы с общением

При переходе на удаленку члены команды редко или вовсе не пересекаются лично. Это создает трудности в общении, координации и формировании доверия. Для устранения подобных проблем рекомендуется регулярное проведение еженедельных совещаний с коллегами, на которых обсуждаются успехи, неудачи и планы на ближайшую неделю. Во время таких встреч важно подчеркивать положительные результаты работы, отмечая вклад персонала и сильные стороны.

2. Проблемы с постановкой и пониманием задач

Для получения результатов стоит начинать каждую неделю с составления четких персональных планов. Полезны ежедневные утренние встречи, которые помогают оживить команду и напомнить о стратегических целях компании.

Постановка задач отличается от простых инструкций. Руководителю важно понимать процессы и уметь пользоваться специализированными программами для взаимодействия с командой.

3. Проблемы с нематериальной мотивацией

Моральное стимулирование играет серьезную роль на рынке труда, выступая привязкой сотрудника к работе. Оно формирует ту самую причину, по которой работник предпочитает оставаться в компании. Когда коллеги не видят друг друга, начальника, да и самого офиса, создание эмоциональных связей становится сложной задачей. В таких обстоятельствах морально легче уйти из компании.

Для удержания сотрудников руководство может периодически организовывать мероприятия в онлайн-формате, такие как корпоративы или тимбилдинги. Например, собраться для виртуального времяпрепровождения, например, сыграть в «Мафию» онлайн.

4. Отсутствие чувства назревающих конфликтов в команде

Ежедневное общение в офисе, общие обеды и тесные социальные контакты помогают распознать настроения коллектива и предотвратить возможные проблемы или конфликты среди сотрудников.

При удаленке руководитель лишен шанса видеть негативные «сигналы», что делает компанию уязвимой перед неожиданными увольнениями отдельных сотрудников. Чтобы минимизировать риски, важно сохранять близкие отношения между коллегами, быть в курсе жизненных перипетий сотрудников и оперативно реагировать на сложности, будь то проблемы со здоровьем или личные обстоятельства. Поддержка и проявление эмпатии к жизненным вызовам помогут укрепить доверие и снизить вероятность увольнений.

5. Настройка на рабочий ритм

Самоорганизация, планирование и соблюдение дисциплины служат главными элементами тайм-менеджмента. Неспособность подчиненных придерживаться этих принципов становится главной проблемой для работодателей. Чтобы избежать ситуации, когда персонал не справляется, на собеседованиях стоит уточнить, был ли у кандидата опыт работы из дома, как он планирует день и насколько умеет управлять собственным временем.

Лучшие инструменты для коммуникации и совместной работы

Дистант требует особого подхода. Важно обеспечить контроль выполнения задач, регулярно устраивать совещания и выстроить взаимодействие в коллективе. В офисе у руководителя есть варианты оперативно отслеживать ход процессов, однако при удаленке этот аспект сложнее.

Рассинхронизация в команде часто происходит тогда, когда сотрудники не имеют полной картины того, чем занимаются их коллеги. Это создает угрозу для продуктивности. Избежать проблем поможет грамотная организация коммуникаций и перенос процессов на цифровые платформы.

Рассмотрим, какие сервисы пригодятся для взаимодействия:

1. Таск-менеджеры

Современные программные решения для дистанционного взаимодействия предоставляют инструменты управления процессами и контроля времени. Инструменты помогают оптимизировать работу и повысить прозрачность. Как правило, их функционал предусматривает наличие канбан-доски, которая визуализирует текущие задачи и этапы их выполнения. Также есть опции создать диаграммы Ганта для планирования проектов и дорожных карт для формирования долгосрочных стратегий развития. Среди таск-менеджеров выделяют сервис WEEEK, Мегаплан, Kaiten, Яндекс Трекер и др.

2. Мессенджеры для корпоративных коммуникаций

Современные корпоративные чаты обеспечивают связь и взаимодействие персонала для оперативного решения задач. Среди доступных сегодня мессенджеров Samoware, Dialog, eXpress VK Teams и прочие.

3. Площадки для видеоконференцсвязи

Видеоплатформы стали незаменимыми инструментами для организации онлайн-встреч, совещаний и переговоров как с внутренними командами, так и с внешними партнерами и клиентами. Их значимость возросла в условиях дистанта. Эти сервисы обеспечивают полноценное взаимодействие участников в режиме реального времени независимо от географического расположения сторон. Для видеосвязи часто используют Zoom, Skype, Яндекс.Телемост, SaluteJazz.

4. Системы мониторинга рабочего времени

Отслеживание работы команды стало частью культуры ряда компаний. Специально разработанные программы помогают точно высчитывать временные затраты на задачи, формируя детализированные отчеты о распределении трудовых ресурсов.

Тем не менее этот подход нельзя рассматривать исключительно как механизм тотального надзора за действиями работника. Его ценность заключается в том, чтобы выявить как сильные, так и слабые стороны команды, предоставив руководству возможность скорректировать распределение задач и ресурсов. Примерами таких сервисов служат Shtab, RescueTime, Time Doctor и Harvest.

Как поддерживать мотивацию и вовлеченность сотрудников на дистанции

В привычной офисной среде признаки снижения мотивации проявляются быстро: усталость, выгорание становятся заметными. На удаленке общение усложняется, что делает выявление проблем более трудозатратным процессом.

В числе вызовов дистанта — дефицит личного взаимодействия. Чтобы преодолеть этот барьер, стоит начинать день с краткой видеоконференции или обмена сообщениями в корпоративном чате. Важно проявлять искренний интерес к самочувствию подчиненных, узнавать, что нового происходит в их жизни.

Также стоит рассмотреть вариант внедрения регулярных спортивных онлайн-разминок для команды. Подобные активности помогут сплотить коллектив и настроить его на продуктивный лад с первых минут рабочего дня.

Работа в офисе — не только выполнение профессиональных обязанностей, но и участие в жизни коллектива. Неофициальное общение помогает людям находить общий язык, раскрывать новые грани и обогащаться новыми знаниями. Атмосфера офиса помогает созданию среды, где юмор и радость занимают важное место наряду с продуктивностью. Важно перенести этот дух в удаленку: пусть виртуальные чаты наполнятся мемами и шутками, а пятничные вечера будут сопровождаться доставкой еды. Стоит устраивать корпоративы и отмечать важные события вместе, даже если физически коллеги находятся далеко.

Корпоративная культура также включает в себя постоянное развитие и обучение. Можно использовать возможности платформы Zoom для проведения встреч с приглашенными экспертами, проводить вебинары, мастер-классы и курсы повышения квалификации. Зарекомендовали себя дистанционное изучение английского языка и клубы по интересам, которые помогают расширить кругозор и найти единомышленников среди коллег.

Руководителю важно осознавать, что падение мотивации персонала — сигнал к поиску персонального подхода, который поможет вновь разжечь искру интереса и способствовать раскрытию потенциала работника. Внимание и уважение со стороны лидера формируют сплоченный коллектив, вдохновленный на достижение высоких результатов и общих целей бизнеса.