Сессия по операционному планированию компании

Материал подготовлен на опыте нескольких мероприятий, целью которых ставилось собрать операционный план деятельности всей компании на полгода вперед.
Мне важно осветить два момента.
Первый – это как, собственно, конструируется коммуникация, чтобы получить заявленный результат, а именно: операционный план компании как целого на ближайший период полгода или год.
Второй – это какую роль играет игропрактика в проведении такого мероприятия.

Начнем с базового каркаса
У каждого подразделения (каждого руководителя) есть свои задачи, ресурсы, текущие сбои, требующие внимания, и актуальные именно сейчас вопросы. Но задачи подразделения это не то же самое, что задачи всей компании.
Значит необходимо: остановиться и абстрагироваться от задач подразделения, синхронизироваться в понимании, что важно сейчас и в ближайшей перспективе для всей компании, и затем расставить приоритеты. В идеале еще и определить кроме того, что надо делать, последовательность, способ действия, роль и ответственность каждого руководителя.
Содержательно у меня получается 4 шага:
- остановка и выгрузка, фиксация текущего состояния, и выявление дефицитов/точек разрыва.
- широкий поиск перспектив в трех плоскостях: предпринимательские возможности, организационное совершенствование, технологические вариации.
- приоритезация действий компании по выбранным критериям принятия решений.
- организационная подготовка: определение какие работы должны быть выполнены, в какие сроки, кто ответственный, какие ресурсы необходимы.
Чтобы эти содержательные шаги случились их необходимо оснастить дополнительными действиями, влияющими и на динамику процесса, и на качество обсуждения. Итого базовый сценарий подобного мероприятия:

• Установка на работу. Объяснение смысла и сути предстоящего обсуждения. Формирование ожидания результатов обсуждения и последующих действий.
• Интерактив/игропрактика, позволяющая изменить границы представления и фокус внимания участников с отдельных подразделений на компанию в целом.
• Обсуждение текущего состояния предприятия как целого с фиксацией дефицитов/разрывов.
• Интерактив/игропрактика на креативность и генерацию идей.
• Генерация длинного списка инициатив, что компания в целом может поделать в ближайшие полгода, чтобы усилить свои позиции.
• Интерактив/игропрактика развивающая компетенцию принятие решений.
• Приоритезация инициатив по согласованным критериям (подготовка к принятию решений).
• Интерактив/игропрактика на сценирование: проверку инициатив на то как они могут сработать.
• Организационная работа или детализация: работы, сроки, ресурсы, ответственные.
• Интерактив/игропратика на синхронизацию деятельности руководителей.
• Финальное заявление о принятых решениях и ближайших шагах.

Считая, что каждый шаг в среднем за полтора часа (есть быстрые шаги по полчаса, но есть и такие, что требуют до 3 часов) получаем два дня плотной работы.

В сухом резюме:
Продукт: подготовка материала для менеджмента компании для принятия ими управленческих решений.
Возможные результаты: короткий список приоритетных задач; дорожная карта реализации приоритетных задач; ресурсный план подразделений по решению приоритетных задач; план коммуникации подразделений по реализации приоритетных задач; требования к дополнительным компетенциям; требования к информационным системам.
Формат работы: рабочая сессия из ряда обсуждений и элементов игропрактики.
Производительность труда организатора коммуникации (модератора): время, за которое менеджмент компании может проделать эту работу.
Качество работы организатора коммуникации (модератора): достижение участниками мероприятия понимания и принятия выбранного способа действий, их готовность приступить к реализации планов на следующий день после мероприятия.
Дополнительный профит для компании: синхронизация и взаимопонимание менеджмента компании, и быстрый срез ряда управленческих компетенций.
Ограничение в ответственности организатора коммуникации (модератора) в подобных мероприятиях: только руководство компании может сделать последний шаг в продуктивной коммуникации, иначе говоря, приступить к деятельности.
Квалификация организатора коммуникации (модератора): во-первых, нужна высокая квалификация именно ведения дискуссии по всем 6 слоям организации коммуникации, во-вторых, не-залипание в текущие процессы компании, сложившуюся систему отношений и управленческую практику, и в-третьих, готовность участников слушать ведущего коммуникации. Опыт и наблюдения показывают, что сами компании редко обладают внутри человеком, сочетающим эти три условия, и целесообразнее пригласить внешнего человека.
Нужна ли игропрактика: да, обязательно, она выполняет несколько функций: смещение рамки внимания участников сессии, рефлексия каждого предыдущего шага обсуждения и подготовка к следующему.