Ошибки в работе и задержки сроков удручают, однако не должны становиться предметом молчаливого укора со стороны руководителя. Инструмент обратной связи, использованный в правильном ключе, в таких ситуациях способен стать ключом к развитию и повышению продуктивности. О том, как предоставлять негативную и корректирующую обратную связь, чтобы она пошла на пользу и самому сотруднику, и всему коллективу читайте в новой статье Академии социальных технологий.

Почему обратная связь – важный инструмент управленца 

Обратная связь помогает управлять командной эффективностью, позволяя сотрудникам составлять представление о том, насколько их работа соответствует ожиданиям руководителя, что они делают хорошо, а что требует совершенствования. На основе конструктивных комментариев руководителя сотрудник вносит коррективы в работу и впоследствии улучшает результаты.

Если управленец способен четко донести свои ожидания до сотрудников, то риск недопониманий со стороны команды минимизируется. Более того, когда члены коллектива понимают, чего от них хочет руководитель, то они работают с большей уверенностью и целеустремленностью.

Поэтому каждому руководителю требуется совершенствовать навыки предоставления обратной связи – диалог поможет не только эффективно решать текущие задачи, но и вдохновлять команду на новые достижения.

Конечно, когда работа выполнена неудовлетворительно, обсудить результат и причины, которые к нему привели, будет сложнее. Неконструктивный подход, излишняя жесткость и прямота способны не только уничтожить мотивацию сотрудника, но и привести к конфликтам.

Подготовка к диалогу: анализ ситуации и ожиданий

Каждый разговор, в рамках которого планируется предоставление обратной связи, требует подготовки и предварительного анализа. Пылкая речь, полная эмоций (чаще всего негативных), ухудшит ситуацию. В этой связи рекомендуется посвятить отдельное время планированию диалога, выстроив его на фактах, а не на чувствах.

Для этого проделайте следующие шаги:

1.    Постарайтесь объективно оценить ситуацию. Подумайте о причинах, которые могли повлиять на результат работ. Не во всех из них может быть вина сотрудника: слишком короткий срок предоставления результата, дефицит информации в отношении задачи, отсутствие необходимых навыков. Кроме того, иногда недостаточно конкретная постановка задачи со стороны руководителя не дает сотруднику преуспеть.

Чтобы всесторонне проанализировать произошедшее, ответьте на следующие вопросы: «Насколько конкретно была поставлена задача?», «Имелось ли у сотрудника все необходимое для работы?», «Что именно в предоставленном результате не оправдало ожиданий?».

Если, отвечая на эти вопросы, вы обнаружите, что проблема берет начало в ваших действиях, открыто признайтесь в этом. Учитывайте эти уроки при постановке задач в будущем.

2.    Сформулируйте цель предстоящего диалога с подчиненным. Важно понимать, что предоставление обратной связи – это не просто выражение недовольства, а разговор, в результате которого сотрудник должен скорректировать свое поведение (например, исправил ошибки, поработал над совершенствованием навыков, не повторял подобного в будущем). Наличие цели поможет провести структурированный разговор.

3.    Спланируйте время и подходящий контекст для беседы. Не стоит обсуждать при всем коллективе ошибки, которые совершил сотрудник – такой подход может заставить его вести себя враждебно и начать обороняться. Спланируйте разговор на время, в которое и вы, и подчиненный сможете спокойно и без спешки обсудить результаты. Опять же к этому разговору стоит подготовиться, поэтому не стоит действовать спонтанно, руководствуясь эмоциями, – назначьте встречу и посвятите обсуждению столько времени, сколько потребуется.

Конструктивная критика: как выразить замечания без обид

Старайтесь озвучивать корректирующую обратную связь в спокойном и доброжелательном тоне, избегая обидных и токсичных формулировок. Агрессивный тон и неправильно подобранные слова могут обернуться управленческой ошибкой.

Рекомендуется начинать такой разговор с признания усилий сотрудника, что поможет снизить напряжение и создать доверительную атмосферу для диалога. Однако важно быть на 100 % искренним, чтобы ваши слова были восприняты правильно, а не как средство, способное подсластить пилюлю. Даже если ничего в результатах работы подчиненного не вызывает позитива (такое иногда происходит, когда новичок не справляется с требованиями испытательного срока), отметьте вашу заинтересованность в продолжении сотрудничества (если это действительно так), либо в благополучном исходе дела для каждой из сторон.

Выстраивая диалог, оперируйте фактами и конкретикой: приводите в пример ошибки и недочеты, совершенные в процессе работы, но не оценивайте сотрудника – его личные и профессиональные качества.

Важно также не прибегать к обвинительным конструкциям, начинающимся со слова «Ты… (или вы – в зависимости от стиля корпоративной культуры в компании)». Вместо этого используйте Я-сообщения, которые вызовут меньше сопротивления. Это поможет выразить собственные переживания в отношении некачественного результата работы и простимулирует сотрудника к самоанализу, а не к обороне.

Наконец, будьте конкретны и приводите примеры ожидаемого поведения или результатов, чтобы сотрудник точно понял, чего от него ждут.

Критикуя, предлагайте: подскажите, как сделать лучше

Цель предоставления обратной связи не только комментирование допущенной ошибки, но и предоставление сотруднику ресурсов для совершенствования и улучшения результата.

Не ограничивайтесь лишь негативными формулировками! Вместо этого подскажите, какие действия нужно предпринять, чтобы исправить ошибки. Предложите разработать совместный четкий план действий. В завершении диалога обязательно дайте понять, что вы остаетесь в расположении сотрудника и готовы помочь в случае возникновения сложностей.

Обратная связь и развитие 

Диалог с подчиненным может выявить области, в которых ему требуется дополнительное обучение и развитие. В результате такого взаимодействия совместно составляйте индивидуальные планы по улучшению навыков и способностей. Порекомендуйте ресурсы, обучающие программы или наставников, которые помогут продвинуться в совершенствовании.

Если же работодатель предоставит возможность прохождения курсов и тренингов за счет компании, то сотрудник проникнется дополнительной лояльностью к компании, ответив ей взаимностью – повышенной мотивацией и вовлеченностью.

Безусловно, такие шаги стоит предпринимать только если руководитель верит в потенциал подопечного и убежден в том, что он способен принести компании и бизнесу пользу.

Ошибки в предоставлении обратной связи

Старайтесь избегать следующих управленческих паттернов:

1. Игнорирование проблемы. Когда руководитель не говорит об ошибках, сотрудник начинает думать, что его работа не представляет значения, либо остается в неведении относительно низкого качества своей работы. В результате ошибки раз за разом повторяются.
2. Обвинения и эмоциональные высказывания подрывают доверие между руководителем и подчиненным, а также заставляют задуматься об уровне профессионализма управленца.
3. Несвоевременная обратная связь. Не стоит обсуждать ошибку через какое-то время после того, как она была совершена. Ситуация уже утратила свою актуальность, а сотрудник, вероятно, и не помнит деталей произошедшего.

И главное: предоставляйте обратную связь не только по вопросам, которые требуют улучшения! Поощряйте позитивное поведение, сильные стороны и достижения. Это сработает как положительное подкрепление, которое будет мотивировать на продолжение работы и повышать моральный дух в коллективе.