Руководить удаленными работниками непросто, ведь здесь действуют общие правила управления плюс дополнительные нюансы. Важно правильно организовать взаимодействие, общение, принятие решений и рабочий процесс, учитывая разницу городов и часовых поясов. В новой статье Академии социальных технологий расскажем, что поможет поддерживать продуктивность команды, работающей дистанционно.

Диагностика удаленной работы — где теряется эффективность

Каждое пятое российское предприятие признает падение продуктивности из-за удаленного режима работы. Причина кроется в недостаточной подготовке организаций к переходу в онлайн: исчезла четкость договоренностей, ухудшился контроль и качество используемых инструментов. Работодатели часто судят о результатах лишь поверхностно, упуская важные моменты: скрытые проблемы, чрезмерную нагрузку, выгорание и риски потери ценных кадров.

Удаленка, гибрид и асинхронная работа — о рисках каждого формата

Сегодня многие хотят работать удаленно или хотя бы частично дистанционно, чтобы лучше сочетать карьеру и личную жизнь. Компании идут навстречу таким пожеланиям, позволяя людям трудиться полностью из дома, комбинируя посещение офиса и удаленку, либо вовсе назначая задания без жестких сроков и графиков.

Каждый вариант имеет как плюсы, так и подводные камни:

1. Полный переход на удаленку сокращает расходы на аренду офиса и позволяет привлечь таланты из разных регионов. Вместе с тем возникает проблема оценки реальной продуктивности, поскольку контроль существенно осложняется отсутствием физического присутствия. К этому добавляется сложность поддержания общей командной культуры и коммуникации.
2. Гибридный режим дает возможность совместить удобство удаленного формата с преимуществами традиционной офисной работы. Но организация подобного графика связана с рядом трудностей: сложно планировать загрузку персонала, соблюдая баланс между домашними и офисными днями. Появляется опасность формирования «двухуровневой» структуры: тех, кто постоянно находится в офисе, и тех, кто предпочитает работать из дома. Такие различия могут привести к конфликтам и недовольству.
3. Асинхронная деятельность характеризуется самостоятельным распределением времени, что облегчает подбор кадров и стимулирует повышение личной ответственности. Тем не менее это накладывает повышенные требования на систему управления проектом и коммуникацию внутри команды. Замедляются процессы решений, увеличивается нагрузка на менеджеров, вынужденных отслеживать исполнение заданий через специальные инструменты и отчеты.

Чтобы свести к минимуму негативные последствия, рекомендуется разрабатывать детальные планы, учитывать мнения подчиненных и проводить регулярный мониторинг, оценивая продуктивность и настроение коллектива.

Карта коммуникаций: какие каналы, для каких задач и в какое время

Удаленка кардинально изменила представление о рабочем пространстве. Исчезли случайные беседы возле кофейного автомата, возможность мгновенно задать вопрос соседу по кабинету. В дистанте возникла главная проблема: коммуникация превратилась в лабиринт, нужно решать, как и когда связаться с коллегами, чтобы все процессы осуществлялись своевременно.

Основные препятствия, с которыми столкнулись руководители и команды:

• Потеря естественного общения. Когда сидишь в одной комнате, видишь, кто чем занят, можешь спросить что-то мимоходом. Теперь каждое уточнение — отдельное письмо или сообщение.
• Хаос каналов. Один вопрос задается в почте, другой обсуждается в чате, третий решается на встрече. Информации столько, что разобраться тяжело.
• Проблемы с восприятием. Читая текст, мы не слышим интонацию, не видим выражение лица, движение рук. Одно простое слово «обсудим позже» может звучать и как заботливое предупреждение, и как грубое игнорирование.
• Быстрая потеря контекста. За считаные минуты информация устаревает, стирается из памяти, остается только короткое сообщение, которое уже ничего не объясняет.

Все это привело к появлению простых, но обязательных правил коммуникации:

• Email: используется для формальных сообщений, распределения задач, фиксирования соглашений. Лучше всего подходит для письменной документации и сохранения истории переписки.
• Чаты: идеальны для быстрого обмена сообщениями, мгновенных реакций, уведомления о проблемах и быстрых исправлениях ошибок.
• Телефоны и видеозвонки: применяются для глубоких обсуждений, требующих немедленной реакции, творческих брейнштормов, консультирования и совместного размышления.
• Доски объявлений и внутрикорпоративные соцсети: используются для распространения информации широкому кругу лиц, объявления о событиях, сбора мнений и предложений.

Как найти грань между гиперконтролем и вечными созвонами

В 2023 году образовательный проект Skillfactory и карьерный сервис «Эйч» выяснили: большинству удаленщиков невыносимы частые видеозвонки. Люди жалуются, что долгие совещания тормозят работу, отнимают много времени и вызывают постоянную усталость.

Оказывается, почти половина людей устраивают созвоны минимум три раза в день, а каждый восьмой практически живет на видеозвонках. Эксперты предупреждают: избыток видеоконференций приводит к там называемой зум-усталости. Это состояние, похожее на легкую депрессию: человек теряет способность сосредотачиваться, страдает бессонницей и пребывает в стрессе.

Почему так происходит:

• Когда сидишь долго на созвонах, тело перестает двигаться, кровь хуже циркулирует, и внимание падает.
• На экране не видно живых эмоций, не чувствуешь атмосферы вокруг, приходится анализировать чужие выражения лиц и звуки, что нагружает мозг сильнее, чем обычное общение.
• Большинство боится выступать публично, и на видеозвонках люди переживают это чувство острее, испытывая постоянное внутреннее напряжение.

Поэтому эксперты рекомендуют:

1. Регулировать частоту собраний. Объективно оценивать, так ли нужно организовать конкретные собрания.
2. Четко определяйте цель звонка. Создавать повестку дня и стараться придерживаться обозначенного сценария. Хорошо подготовленная планерка принесет максимум пользы и ускорит решения.
3. Использовать визуализацию. Графики, диаграммы, презентации помогут ясно изложить материал и упростят восприятие информации. Живые демонстрации, например, на интерактивных досках, делают обсуждение динамичным и увлекательным.

В целом стоит провести ревизию списка регулярных созвонов. Прежде чем устроить очередную планерку, подумайте, можно ли заменить ее коротким письмом или отчетом. Возможно, коллектив нуждается не в постоянном контроле, а в доверии и свободе действовать самостоятельно.

Корпоративная культура на расстоянии. Это решаемая задача? А как?

Удаленка создает множество проблем, но самой сложной становится потеря мотивации и корпоративного духа. Дома человек оказывается в зоне комфорта, теряет привычные визуальные и социальные стимулы, доступные в офисе. Это приводит к постепенному профессиональному выгоранию и снижению заинтересованности.

Большую роль играет неформальное общение у кофемашины, на улице во время перерыва. Интернет и видеозвонки не могут полноценно заменить живой контакт. Многие компании пытаются решить проблему с помощью онлайн-игр или онлайн-тимбилдингов. Но такие мероприятия зачастую воспринимаются формально.

Лучший способ поддерживать связи в команде — это периодические очные встречи. Даже редкие встречи оказываются полезными. Полное же исключение живого общения чревато распадом коллектива.

Инструменты и метрики — система, которая держит команду

Когда команда трудится в офисе, легче и быстрее обсудить задания и ошибки. На удаленке все иначе расстояние мешает взаимопониманию, что в итоге оборачивается проблемами: задания теряются в переписках, нет ясности, кто и за какие вопросы отвечает, а новички долго осваиваются. Чтобы избежать этого, нужны метрики для оценки результатов. Они помогут контролировать, следить за прогрессом и улучшить продуктивность.

Как ставить задачи при асинхронной работе без онлайн-встреч?

Постановка задач в условиях асинхронного взаимодействия требует особой внимательности и точности. Не имея возможности собрать команду онлайн, важно позаботиться о том, чтобы каждая задача была поставлена качественно и четко.

Основная ошибка при поручении дел — путаница и двусмысленность. Важно избегать этого, тщательно прописывая каждую деталь. Описывайте:

• Конкретную цель и конечный результат;
• Место задачи в большом проекте;
• Критерии готовности и способы проверки;
• Ресурсы, необходимые для выполнения.

Правильный инструмент поможет организовать работу и облегчить распределение поручений. Существует множество программ, таких как Jira, Asana, Trello или Notion. Благодаря им можно назначать исполнителей и устанавливать сроки, получать уведомления и напоминания, легко отслеживать прогресс.

Асинхрон означает, что сотрудники находятся в разных временных зонах или работают по собственному графику. Поэтому при назначении сроков важно учитывать возможную задержку в ответах и обработке задач. Выделяйте достаточное время на выполнение и исправление возможных ошибок.

Хотя онлайн-встреч нет, важно поддерживать контакт. Пишите комментарии к задачам, уточняйте непонятные моменты и просите помощь, если нужно. Старайтесь отвечать на вопросы коллег и запрашивать фидбэк

Сценарии встреч, тайминг, вопросы; как сделать созвоны короткими, но полезными

Онлайн-встречи могут оказаться настоящим испытанием для любого руководителя. Достаточно одного пропущенного пункта или необдуманного отступления от тайминга, и конференция перерастает в нескончаемую болтовню.

Приемы, которые сделают онлайн-встречу продуктивной:

1. Ставьте четкую цель и повестку. Заранее решите, какие вопросы планируете обсудить и каких результатов ждете. Это предотвратит отвлеченные разговоры и поможет уложиться в тайминг.
2. Делите встречу на блоки. Например, первую треть посвятите финансам, вторую — юридическим вопросам, последнюю — техническим аспектам. Так участники увидят, когда их присутствие необходимо, и смогут заняться другими важными делами.
3. Объявляйте тему и цель в начале встречи. Обозначьте, что именно собираетесь обсудить и к чему стремиться. Это поможет всем сфокусироваться на нужных вещах.
4. Используйте таймер. Каждой теме отводите определенное время. Поставьте таймер на телефоне или компьютере, чтобы участники знали, сколько осталось на обсуждение. Особенно полезно для долгих встреч.
5. Ведите записи. Фиксируйте договоренности. Позже сможете вернуться к ним, если возникнет необходимость.
6. Заканчивайте вовремя. Завершайте встречу строго по плану, даже если остались вопросы. Остальное обсудите отдельно. Это создаст хорошую привычку следовать установленному порядку и уважать время коллег.

Встречи длиной 30 минут — это самый удачный вариант. За это время можно обсудить главные вопросы, не увязнув в мелочах. При этом участники не успевают устать и сохраняют внимание до самого конца.

Встречу на час стоит проводить, если нужно показать большую презентацию, собрать нескольких докладчиков или выступить перед крупной аудиторией. В остальных случаях лучше остановиться на коротком формате — это гарантирует высокую продуктивность и сохранение интереса.

Переход от «времени онлайн», к договоренностям по результату, качеству и срокам

Удаленка дала многим свободу распоряжаться собственным временем, но одновременно породила новую проблему: несоответствие традиционных трудовых отношений новой реальности. Классическая схема с восьмичасовым рабочим днем постепенно уступает место более гибкому подходу, где основное значение приобретает не отработанное время, а результат.

Процесс перехода от строгого графика к результату требует конкретных шагов:

1. Сразу обсудите ожидания

Сядьте с командой и договоритесь, что теперь важно не количество часов, а результат. Расскажите, что именно будете считать достижением, какие стандарты качества установите и как будете определять сроки исполнения задач. Обязательно зафиксируйте эти критерии в виде конкретных показателей.

2. Заведите удобную систему учета

Установите платформу для учета поручений и отчетности. Сервисы вроде Jira, Trello или Битрикс24 помогут фиксировать рабочие вопросы, следить за их реализацией и видеть прогресс. При этом забудьте о количестве отработанных часов — сосредоточьтесь на качестве и соблюдении сроков.

3. Установите свободный график

Предоставьте подчиненным возможность самостоятельно выбирать, когда работать, но убедитесь, что они выполняют обязанности. Внимание должно быть направлено на результат, а не отслеживание рабочего времени.

4. Оценивайте результаты, а не часы

Забудьте о старых подходах оценки труда. Оценивайте итоги по качеству и скорости выполнения. Так снимете с подчиненных лишнее давление и позволите им работать в своем ритме.

5. Регулярно давайте обратную связь

Разработайте систему фидбэка. Регулярно обсуждайте успехи и неудачи сотрудников, отмечайте положительные моменты и конструктивно высказывайте критику. Это поможет людям расти и самосовершенствоваться.

6. Поощряйте за результаты

Подготовьте систему премирования и наград. Хвалите людей за достижения, выплачивайте премии за качественную работу. Покажите, что цените результаты, а не формальное пребывание на рабочем месте.

Преимущества такого подхода заключаются в снижении стресса и повышении мотивации персонала, люди получают возможность работать в удобном графике, что улучшает продуктивность. В результате растет удовлетворенность персонала, а отсутствие микроменеджмента укрепляет доверие к руководству.

Метрики для удаленной команды. Что и как отслеживать? 

Оценка сотрудников на удаленке — это не просто проверка «галочками», а инструмент, позволяющий раскрыть потенциал команды и повысить прибыльность бизнеса. Используя точные метрики, можно объективно судить о вкладе каждого работника, находить узкие места и улучшать процессы.

Как оценивать:

1. Процент выполнения задания

Этот показатель показывает, насколько успешно выполняются дела. Если он низок, это может свидетельствовать о перегрузке команды или плохих бизнес-процессах. Отсюда можно начинать искать причины низкой эффективности.

2. Качество

Количество — это еще не все. Важно, чтобы работа была сделана качественно. Примеры качественных метрик: количество ошибок, удовлетворенность клиента, соблюдение стандартов. Правильная комбинация количественных и качественных показателей дает точную картину.

3. Эффективность труда

При внедрении дистанта важно не сколько часов потрачено, а какой результат получен. Оценивают стоимость результата и затраченное время.

4. Вовлеченность

Самые активные работники — это те, кто предлагает идеи, помогает коллегам и проявляет инициативу. Вовлеченность можно оценить с помощью опросов, встреч и наблюдений.

5. Самооценка

На удаленке особенно важна осознанность. Пусть подчиненные оценивают себя, ставят цели и подсвечивают слабые места. Эта процедура помогает развивать навыки и повышать квалификацию.

Метрики не должны пугать, если они воспринимаются как инструмент наказания, это ведет к негативу и сопротивлению. Важно убедить персонал, что метрики вводят не для слежки, а для развития и роста. Тогда люди перестанут бояться и примут их как помощника, а не врага.

Настоящая цель метрик — не контролировать персонал, а помочь подчиненным работать продуктивнее. Их грамотное использование уменьшает текучесть кадров, повышает вовлеченность и улучшает результаты.