Как часто вам казалось, что времени катастрофически мало, а задачи, рабочие дела и личные обязательства, требующие внимания, только копятся и копятся? Люди, которые успевают больше, не владеют магией и не способны останавливать время – просто они владеют тайм-менеджментом и способны правильно расставлять приоритеты. О том, как пересмотреть отношения со временем, читайте в новой статье Академии социальных технологий.

Почему время самый ценный ресурс и как его использовать максимально продуктивно

Не подвергается сомнению тот факт, что время – это ценнейший из ресурсов, однако люди чаще всего относятся к нему без должного пиетета, не инвестируя, а убивая его и расходуя впустую. У каждого человека равное количество времени, вот только способы его использования отличаются. Вместе с тем, от того, как используется время, зависит уровень успеха, причем успеха в разных областях – профессии, личной жизни, ментальном благополучии.

Представьте, что часы и минуты – это деньги, и, если не вложить их сегодня во что-то, то на завтра они сгорят. Помните, что ресурс этот невозобновляемый!

Отметим также, что время – важное условие и для других ресурсов – человеческих (коллеги, родственники, друзья), материальных (деньги, предметы быта, имущество), образовательных (совершенствование навыков и знаний, получение образования). Ни один из этих ресурсов нереализуем без времени – время умножает их, а его дефицит приводит к пессимистичному развитию жизненных сценариев.

Правда заключается в том, что тот, кто научился сознательно управлять временем, достигает большего, чем те, кто полагается на удачу или случай, живя без конкретного плана.

Использовать время разумно – означает не только умение ставить цели, но и определять приоритеты, оценивать ценность и значение ежедневно выполняемых дел, а также готовность пересмотреть привычки, складывавшиеся на протяжении десятилетий.

Вот аспекты, указывающие на то, что человек осознал ценность времени:

1. Инвестиции в здоровье, полноценный отдых, сон, здоровое питание.
2. Соблюдение баланса между работой и личной жизнью, выражающееся в том, что, несмотря на карьерные устремления, у человека остаются время и силы для семьи, друзей и личных интересов.
3. Обучение и саморазвитие – получение новых знаний и навыков окупает себя, а без непрерывного совершенствования человек быстро теряет профессиональную востребованность и конкурентные преимущества на рынке труда.
4. Организация повседневных дел, в том числе с применением цифровых инструментов – текущий уровень развития технологий позволяет легче управлять временем, автоматизируя рутинные процессы, которые в аналоговую эпоху требовали солидных временных инвестиций.

И последнее: старайтесь жить в сегодняшнем дне, но не упускать из виду долгосрочную перспективу. Работайте над большими целями, думая о том, чего хотите достигнуть через 5-10-15 лет. Планируйте и используйте время так, чтобы приближаться к желаемому видению.

Как оптимизировать отношения со временем

Чтобы продвинуться в освоении шагов по разумному управлению временем, начните практиковать следующие стратегии:

1. Оцените текущее положение вещей – изучите, на что вы тратите время. Начните вести дневник и записывать все, что делаете за день, уделяя этому, например, последние 5 минут каждого часа. Вполне вероятно, что вы не замечаете, что ежедневно проводите до часу времени на маркетплейсах, не совершая покупок, или перебирая архивные документы, когда необходимости в этом нет.
2. Расставьте приоритеты – начните день с выполнения главного дела, а не откладывайте его час за часом, лишая себя возможности уделить этому достаточное количество времени. О том, как научиться расставлять приоритеты, мы расскажем далее в этой статье.
3. Исключите многозадачность – выполнение нескольких дел сразу убивает продуктивность и лишает когнитивной энергии. В результате переключений мозга с одной задачи на другую возникает множество возможностей для отвлечения и утраты концентрации – вы тратите гораздо больше времени, чем планировалось. Растет и количество ошибок.
4. Говорите нет – умение отказываться от несвоевременных просьб, предложений и задач поможет придерживаться собственных приоритетов и оптимально расходовать временные ресурсы. Каждый раз говоря «нет» другим людям, вы говорите «да» своим целям.
5. Делегируйте задачи – не стесняйтесь передавать задачи другим людям. Помните, что к этой практике прибегают только люди, которые ценят себя и свое время. Вместо того, чтобы тратить часы на то, что не дает прироста сил, денег или возможностей, сосредоточьтесь на стратегических вопросах.
6. Находите время для заботы о себе – продуктивность основывается на энергии, поэтому убедитесь в том, что вам хватает времени для восполняющего силы сна, правильного питания и занятий спортом. Такие здоровые привычки помогут поддерживать эмоциональную устойчивость и увереннее управлять временем, поэтому пусть забота о собственном состоянии займет первостепенное место в списке приоритетов.

Наконец, не будьте слишком строги к себе и не корите себя за редкие периоды низкой продуктивности. Здоровье и ментальное благополучие – важнее повседневных результатов. Поэтому будьте внимательны к себе и позволяйте себе делать перерывы для восстановления. Такое бережное отношение снизит и уровень стресса, и не даст развиться эмоциональному выгоранию.

Как определить приоритеты и расставить их в порядке важности

Чаще всего концепции тайм-менеджмента основываются на правильной расстановке приоритетов. И это совершенно оправданно: если непонятно, что нужно делать в первую очередь, значит какое-то количество времени будет уходить впустую.

Люди, которые ценят свое время, передают другим самые трудоемкие и наименее важные задачи: уборка по дому, выполнение рутинных задач, помощь в выполнении личных поручений. Это позволяет сосредоточиться на том, что действительно важно, и способно принести доход и успех в долгосрочной перспективе.

Проанализируйте свою жизнь на предмет наличия такого балласта, например, с использованием матрицы Эйзенхауэра. Определите важные и несрочные, важные и срочные дела, а также неважные-несрочные и неважные-срочные. После этой проработки вы увидите, что многое из того, чем вы обычно занимались, требует исключения из вашей повседневной рутины.

Как избавиться от отвлекающих факторов и сосредоточиться на главном

Отвлекающие факторы – главные расхитители времени и убийцы продуктивности. Причем отвлекают от дел не только социальные сети, ленты новостей и эпизоды прокрастинации, но и: беседы с коллегами, растянувшиеся совещания, беспорядок, физиологические причины (например, голод и жажда). Кроме того, сосредоточиться на деле крайне сложно и когда испытываешь стресс, тревожность, страхи.

Для начала определитесь с тем, что чаще всего вас отвлекает, признав, что не все факторы лежат в нашей власти и могут быть исключены из повседневной рутины. Познакомьтесь с собой и предусмотрите выполнение действий, которые помогут сосредотачиваться быстро, легко и на продолжительное время.

Начиная работу, оцените свое состояние, если требуется, перекусите, возьмите к рабочему столу бутылочку воды или чашку чая. Кроме того, иногда усталость, сонливость, ощущение холода или жары, также не способствуют концентрации.

Как использовать техники тайм-менеджмента для продуктивности и снижения стресса

Несмотря на пользу практики тайм-менеджмента, она способна стать серьезным стрессором, если безудержно отслеживать каждую проходящую секунду и разочаровываться в себе, когда не удалось сделать все, что запланировано.

Происходит это из-за того, что все, что попадает в список дел становится неукоснительным к исполнению. Вот только сосредотачиваться надо на важных зачах, ведь не каждое дело со сроком исполнения «Сегодня, немедленно!» будет важным.

Конечно, соблюдение сроков – обязательная черта для делового человека, а игнорирование составленного накануне графика не вызывает уважения. Вот только безопасный для ментального состояния тайм-менеджмент оставляет пространство для гибкости и реакции на важные задачи по мере их поступления.

Стоит также признать, что тайм-менеджмент ведет к успеху и благополучию, но не должен становиться главным инструментом управления жизнью. Поэтому, чтобы снизить напряжение, периодически оставляйте для себя блоки свободного времени, которые можно использовать по своему усмотрению. В такие периоды нельзя испытывать вину за занятия бесполезными делами, просмотр сериалов, листание социальных сетей и даже прокрастинацию. Подобные паузы для отдыха восполнят силы и помогут поддерживать продуктивность.