Как трансформировать совещание в мощный инструмент коллективного разума, позволяющий переосмыслить пути развития, выявить слепые зоны и создать работоспособный план преобразований? Достигнуть этого помогает специальный формат организации групповых обсуждений – стратегическая сессия. О том, из каких этапов состоят такие сессии, читайте в новой статье Академии социальных технологий.

Что такое стратегическая сессия и зачем она нужна

Стратегическая сессия – это интенсивная коллективная работа руководства и ключевых сотрудников компании, направленная на формирование видения будущего и создание конкретного плана действий для достижения стратегических целей.

В отличие от обычного совещания, сессия проходит в формате глубокого погружения – участники абстрагируются от операционных задач и сосредотачиваются на долгосрочном развитии бизнеса.

Стратегические сессии организуются для:

1. Согласования видения – мероприятие объединяет топ-менеджмент и руководителей подразделений вокруг единой цели и понимания путей развития.
2. Анализа рынка и возможностей – позволяет оценить угрозы, шансы и конкурентные преимущества компании.
3. Генерации идей – создает условия для инновационных решений, которые не возникают в рутинной работе.
4. Принятия решений – определяет приоритеты, распределяет ресурсы и фиксирует зоны ответственности.
5. Командообразования – укрепляет доверие между сотрудниками, в том числе и представителями топ-команды, и формирует коллективную ответственность за результат.

Как правило, по результатам успешно проведенной стратегической сессии компании получают:

• Четко сформулированную стратегию на 1-3 года вперед.
• Дорожную карту с конкретными инициативами, шагами, ответственными за исполнение и сроками получения результата.
• Набор метрик и показателей для отслеживания прогресса.
• Обновленную бизнес-модель.

Проведение стратегической сессии особенно важно в периоды кризисов, выхода на новые рынки, запуска продуктов или кардинальных изменений в бизнес-модели. 

Когда и с кем проводить стратегические сессии

Вам предстоит провести не очередное плановое собрание, поэтому стратегическая сессия потребует тщательной подготовки. Ее успех будет складываться из выбора подходящего момента и формирования сильной, разнородной, но целеустремленной команды участников. Проведенная не вовремя или с неподходящими людьми, она рискует превратиться в бесплодный разговор, который только отнимет время и силы. Чтобы этого не произошло, разберемся в аспектах правильной подготовки.

Стратегические сессии проводятся в моменты, когда привычные схемы работы перестают действовать и требуются свежие, коллективно выработанные решения. К таким ситуациям относятся:

1. Кризисы или стагнация – падение показателей, внутренние конфликты, возникновение новых угроз.
2. Точки роста и кардинальных изменений – выход на новые рынки или запуск новых продуктов, масштабирование бизнеса, слияния и поглощения.
3. Обеспечение регулярного стратегического планирования – ежегодный стратегический цикл и корректировка курса в условиях нестабильности.

Состав участников определяет, насколько проработанной, реалистичной и, что самое главное, одобряемой окажется итоговая стратегия. Это должны быть не просто зрители, а соавторы будущего компании:

• Те, кто принимает решения и несет за них ответственность: генеральный директор или владелец бизнеса, руководители ключевых функциональных подразделений.
• Те, кто добавляет ценные перспективы – линейные сотрудники, внешние эксперты или модератор.

Приглашайте на стратегическую сессию тех, кто:

• Способен мыслить стратегически, а не зацикливаться на операционных деталях.
• Внесет разнообразие в профиль экспертизы для создания целостной картины.
• Авторитетен в коллективе и способен влиять на будущие изменения.
• Готов к открытому и конструктивному диалогу.

Подготовка: сбор данных, формулировка проблем и целей

Не организуйте стратегические сессии, чтобы «просто подумать вместе» – это верный путь к разочарованию. Глубокая аналитическая работа до начала сессии позволяет превратить ее из абстрактных разговоров о будущем в рабочую сессию по принятию конкретных решений. Расскажем об этапах правильной подготовки:

1. Сбор данных – достоверная информация как топливо для стратегической сессии. Без нее решения принимаются на основе интуиции и субъективных мнений. Используйте следующие сведения:

• Финансовые показатели за 3-5 лет, в том числе динамику выручки, прибыли, рентабельности, структуру затрат.
• Операционные метрики, в том числе показатели производительности, текучести персонала, качество продукции или услуг.
• Результаты предыдущих стратегий – что было реализовано, а что нет, и почему.
• Внешние данные: анализ рынка, исследование конкурентов, опросы клиентов.
• Инсайты: интервью с ключевыми руководителями и сотрудниками, а также анализ лучших отраслевых.

2. Формулировка проблемы – прежде чем искать ответы, точно определите, в чем заключается вопрос, при этом важно перейти от симптомов к коренным причинам. Это достигается с помощью метода «5 почему» (последовательно задавайте вопрос «Почему это произошло?», чтобы докопаться до истинной причины) и SWOT-анализа (структурируйте сильные и слабые стороны, возможности и угрозы). Кроме того, потребуется фокусироваться на стратегических, а не операционных проблемах.

3. Формулировка целей – создание ясного образа будущего, который будет заключаться в конкретном, измеримом и амбициозном результате, который достигнет компания. Для правильной постановки цели используйте метод SMART и разделяйте их по уровням (стратегические, тактические и операционные).

Такой предшествующий этап позволит участникам сессии говорить на одном языке, опираться на факты, а не на эмоции, и с первого же часа погрузиться в содержательную работу, результатом которой станет не отчет, а реальный план преобразований.

Этапы проведения стратегической сессии

Поговорим об этапах самой сессии. Работа начинается с создания благоприятной атмосферы, постановки целей и напоминания о правилах взаимодействия. Далее группа переходит к диагностике текущей ситуации, анализу трендов и вызовов, после чего формулируется желаемое будущее и стратегические цели. 

Ключевой элемент – генерация идей и поиск конкретных путей достижения целей, которые затем оформляются в инициативы с зонами ответственности.

Не менее важен и заключительный этап: обработка результатов. Итоговые решения и стратегический план документируются, доводятся до всех участников и заинтересованных сторон. Затем следует реализация дорожной карты с регулярным мониторингом прогресса и корректировкой действий. 

Фактически, сессия завершается не в момент окончания, а тогда, когда запланированные изменения реализованы и приносят измеримый результат.

Фасилитация и управление группой во время стратегической сессии

Профессиональная фасилитация – вот чего не хватает сессиям, участники которых не получают желаемого от этого мероприятия. В задачи фасилитатора входит управление групповой динамикой, содействие продуктивности групповой работы и сопровождение участников к цели.

Для этого используются методики структурирования дискуссии: модерация мозговых штурмов, расстановка приоритетов, визуализация идей и соблюдение тайминга. Особенно важна роль фасилитатора в моменты, когда группа заходит в тупик или испытывает эмоциональный накал – он помогает преодолеть разногласия, сфокусироваться на интересах бизнеса и найти консенсус. При этом он сохраняет нейтралитет, направляя процесс, но не навязывая содержание.

Эффективное управление группой позволяет преобразовать энергию разнородных мнений в конкретный стратегический план с четкими целями, дорожной картой и распределением ответственности. Без опытного фасилитатора даже самая сильная команда часто увязает в бесконечных дискуссиях, теряет фокус и не достигает поставленных результатов сессии.

Ошибки, обрекающие стратегическую сессию на провал

Как уже отмечалось выше, отсутствие фасилитатора способно погрузить обсуждение в хаос. Но это не единственная возможная причина провала стратегических сессий! Поговорим о том, что уведет вашу команду с намеченного пути:

1. Неподготовленность – сессия без анализа данных, четкого брифа и предварительно сформулированных проблем превращается в разговор ни о чем.
2. Включение в состав группы неподходящих участников – балансируйте между группами, состоящими только из топ-менеджеров (они бывают оторваны от реальности) или пассивных исполнителей (не имеют достаточных полномочий).
3. Отсутствие плана реализации – если за два часа до конца сессии не родился четкий плана с KPI, сроками и ответственными, значит, команда зря потратила время. 

Помните: настоящая сессия заканчивается не аплодисментами, а первым шагом по дорожной карте.