Каждый день ставит перед нами все новые требования – рабочие задачи, личные обязательства, уход за собственным физическим и ментальным здоровьем. Когда же изо дня в день приходится выполнять все больше дел, становится крайне трудно безошибочно определять, за какие из них стоит браться в первую очередь. Находясь под таким давлением, легко растеряться, поэтому так важно правильно расставлять приоритеты задач и понимать разницу между срочным и важным. О том, как эффективно управлять временем и находить здоровый баланс, читайте в новой статье Академии социальных технологий.

Как различать срочные и важные задачи

Прежде чем разбираться с вопросом расстановки приоритетов задач, проясним, что означают понятия срочности и важности в контексте управления собственным временем.

Срочные задачи требуют немедленного внимания и действий в виду сжатости сроков и необходимости получения конкретного результата к заданной дате. Однако не все срочные задачи имеют высокую важность! Иногда срок исполнения только отвлекает внимание от того, что действительно имеет значение, действуя раздражающе. В результате ожидания других людей или внешнее давление заставляют человека действовать, забывая о собственных долгосрочных целях.

Например, Мария запланировала на вечер сходить в спортивный зал, так как твердо намерена вести здоровый образ жизни и сбросить лишний вес. Во второй половине дня она получает сообщение от подруги, которая просит срочно встретиться с ней и выслушать подробности очередной ссоры с мужем. Таким образом, в графике у Марии появляется срочное дело – встреча с подругой – с минимальным значением для ее личных целей. Конечно, здесь приведен банальный и наиболее очевидный пример, но такие ситуации часто происходят и в профессиональной жизни, поэтому требуется взять в привычку оценивать важность любой поступающей задачи, прежде чем тратить на нее время, внимание и другие ресурсы.

Результаты важных же задач прямо влияют на цели и учитывают ваши ценности, способствуя личностному и профессиональному развитию. При этом у важных задач не всегда есть четкие сроки или временные ограничения, но они приближают нас к желаемому видению жизни, поэтому требуют тщательного рассмотрения и отдельного планирования.

С пониманием разницы между двумя этими понятиями становится легче эффективно распределять время и силы, устанавливая правильные приоритеты задач.

Почему для правильного определения приоритетов задач важно разделять понятия срочности и важности

Неспособность различать срочное и важное влияет не только на итоговый результат, но и на самочувствие и продуктивность. В противном случае легко начать реагировать только на срочные задачи, не задумываясь об их последствиях. В итоге человеку не удается работать на достижение желаемого, появляется чувство подавленности и неудовлетворенности.

Кроме того, день за днем усиливается стресс, ведь человек будто бы всегда вынужден тушить пожары и разрешать чрезвычайные ситуации.

Невнимание к важным задачам, в свою очередь, приводит к замедлению прогресса и упущенным возможностям – приходится постоянно отвлекаться на срочные пустяки, и так и не приблизиться к реализации своих амбиций.

Наконец, недооценка важности тех или иных задач не позволяет принимать взвешенные решения, учитывающие долгосрочные последствия.

Сделав это, вы станете продуктивнее большинства: начните записывать задачи

Составление графика на день с перечислением на бумаге или в другой удобной форме всех требующихся к выполнению задач поможет лучше управлять нагрузкой и не чувствовать чрезмерного давления.

Подобные списки дают визуальное представление об актуальных и открытых обязательствах, а также оценивать доступное время.

В противном случае все предстоящие к исполнению дела человек вынужден хранить в голове, постоянно перебирая их в мыслях, отвлекая и без того драгоценное внимание на эту работу.

Таким образом, использование внешнего носителя для хранения этих задач снимает лишнее бремя, даря освобождение.

Кроме того, это исключает необходимость запоминать обязательные дела, а значит, вы будете приезжать на встречи вовремя и сдавать задачи, не дожидаясь напоминаний начальника.

И конечно, вычеркивание дел из списка приносит дополнительное удовлетворение – это служит наглядным доказательством того, что мы преуспели в исполнении намеченных планов.

Сложности в расстановке приоритетов задач – как оптимизировать список дел

Составляя план на день, не доходите до крайности, выписывая все, что предстоит сделать, в том числе и рутинные – повторяющиеся изо дня в день – задачи. Подобные планы только вызывают беспокойство, ведь тогда они вынуждают снимать гриф «автоматически» с повседневно решаемых вопросов. Поэтому имеет смысл стараться переносить как можно больше задач в такую автоматическую категорию привычки, чтобы выполнять дело, не задумываясь и не прикладывая дополнительный усилий. Попробуйте выделять какой-то определенный слот времени под такие дела, не прописывая их отдельно.

И помните, что никакой список дел с выделенными приоритетами задач не является истиной в последней инстанции, ограничивающей внимание к другим альтернативам, которые возникают в жизни.

Даже с укомплектованным до последней минуты распорядком на день старайтесь не утрачивать гибкости и способности адаптироваться к новым непредвиденным обстоятельствам. Составление плана – это только инструмент, но не самоцель!

Важность оценки и пересмотра приоритетов на регулярной основе

Регулярная расстановка приоритетов задач помогает научиться без лишних усилий различать срочные и важные задачи, а также сосредотачиваться на самых необходимых из них. Приоритеты открывают путь к правильному распределению времени и достижению желаемых целей. Кроме того, приоритеты служат в качестве:

• Ориентира, в соответствии с которым требуется действовать каждый день.
• Метрики для оценки повседневного прогресса и вознаграждения себя за достижения.
• Инструмента удержания контроля над собственной жизнью.
• Стимула, удерживающего концентрацию и мотивацию.

Однако важно не только определиться с приоритетами, но и регулярно пересматривать их. Обстоятельства меняются, а то, что представляло значение еще вчера, сегодня может утратить актуальность. Регулярный же пересмотр приоритетов задач позволяет держать руку на пульсе и убеждаться в том, что вы всегда движетесь по правильному пути и в соответствии с истинными целями и желаниями.

Как расставить задачам приоритеты: матрица Эйзенхауэра

В качестве одного из инструментов для расстановки приоритетов задач используется матрица, разработанная президентом США Дуайтом Д.Эйзенхауэром.

Эта матрица предлагает разделять все поступающие задачи по четырем параметрам:

1. Срочные и важные – задачи требуют немедленного внимания и действий, так как они представляют критическое значение для долгосрочного успеха.
2. Важные и не срочные – на решение этих задач требуется запланировать и выделить отдельное время, так как хотя они и не требуют немедленного внимания, но крайне важны для долгосрочного успеха.
3. Срочные и не важные – задачи имеют сроки исполнения, но не влияют на достижение целей, поэтому им можно уделять меньшее внимание или делегировать другим, чтобы сосредотачиваться на том, что действительно важно.
4. Не срочные и не важные – эти задачи только отнимают время или внимание, поэтому сводятся к минимуму или перепоручаются другим.

Использование этой матрицы для определения приоритетов задач помогает принимать обоснованные решения на предмет того, на чем стоит сосредотачивать время и энергию. В результате удается эффективнее управлять рабочей нагрузкой и уделять время тому, что имеет самое непосредственное значение для успеха.