Как управлять множеством задач – приоритизация для производительности

Каждый хотел бы освоить техники продуктивного управления задачами. Однако скорость трансформаций внешней среды и желание преуспеть как в профессии, так и в личной жизни приводят к переполнению списков дел и повышению уровня стресса и тревожности. Чтобы вернуть себе контроль над временем и продуктивностью, эксперты рекомендуют дополнять техники тайм-менеджмента инструментами управления задачами. Так удастся соблюдать дедлайны и выполнять все назначенные обязательства. О секретах планирования и расстановке приоритетов читайте в новой статье Академии социальных технологий.

Почему так сложно управлять задачами

На первый взгляд в процессе управления задачами нет ничего сложного. Дано: поручение или личный план, фиксированный или желательный срок выполнения, понимание как реализовать задуманное. Однако люди часто сталкиваются с трудностями – не помогают даже многочисленные и разноплановые техники управления временем и контроля задач, а также лайфхаки и хитрости для сохранения мотивации.

Дело в том, что мы часто не осознаем ценности времени, поэтому часто тратим драгоценные часы впустую, предаваясь прокрастинации и игнорируя важные дела. Другая возможная проблема – профессиональное выгорание, которое приводит к апатии и нежеланию погружаться в решение даже самых актуальных насущных вопросов. Кроме того, задачи гораздо труднее контролировать, когда человек теряет контроль над временем в виду слишком большого количества поручений и неспособности их структурировать.

Поэтому навык управления задачами и систематизации рабочего дня – важнейшее умение для продуктивных и стремящихся преуспеть личностей.

Конечно, тем, кто желает взять личные и рабочие дела под контроль, потребуются дисциплина и готовность освоить новую привычку. Хорошие новости: эти навыки приходят с практикой и опытом.

Благодаря технологиям и накопленным знаниям управлять временем теперь легко – сегодня доступны и цифровые технологии, и аналоговые инструменты, которые помогут управлять рабочей нагрузкой.

Как улучшить навыки управления задачами

К навыкам управления задачами относят действия и принципы, помогающие организовывать работу таким образом, чтобы выполнять задачи в срок и с гарантированным качеством.

Отметим, что в профессиональной среде требования к уровню владения эти навыком не будут однородными. Например, в задачи руководителя входит расстановка приоритетов на уровне команды, делегирование полномочий, постановка и контроль за выполнением поручений. Этот набор действий приводит к достижению командой заданных показателей. И, напротив, для линейных сотрудников важны навыки управления собственным временем и личной загрузкой, чтобы выполнять все поставленные руководством задачи в срок.

В этой связи прокачка умения управлять задачами – важнейшее направления для развития среди всех категорий сотрудников.

Чтобы начать наработку требующегося опыта, рекомендуем воспользоваться следующими стратегиями:

1. Начинайте с выполнения небольших задач – при чрезмерно нагруженном графике, открывайте рабочий день чередой небольших задач. Это поможет высвободить время для проектов, которые требуют больших временных и интеллектуальных ресурсов. К таким задачам относят: рассмотрение почты и подготовку ответов на письма, оценку прогресса сотрудников, подготовку и рассылку коротких отчетов. Кроме того, такие действия дают быстрый прогресс, а значит, повышают уровень дофамина и удовлетворения, в свою очередь, высвобождающих энергию для больших свершений.
2. Сосредоточьтесь на одном деле – некоторые вопросы не терпят режима многозадачности, так как требуют 100 % сосредоточения. Сконцентрируйте внимание и не переключайтесь на другие поручения до той поры пока не закончите или не истечет время, выделенное для работы над этим проектом. Допускается делать перерывы, чтобы отдохнуть и набраться сил, но не переключаться на другие – даже самые мелкие дела.
3. Составляйте график – планирование помогает максимально продуктивно распределять задачи с учетом имеющихся временных ресурсов. Однако для составления грамотного графика потребуется учитывать целый ряд факторов. Среди них, например: часы максимальной и минимальной продуктивности, планы и графики работы коллег и подчиненных, приоритетность задач. Будьте осознанны, объективно оценивая продолжительность времени, требующегося для выполнения того или иного дела. Это же относится и к срокам!
4. Разбивайте большие проекты на этапы. Иногда объем предстоящих задач и дел вселяет неуверенность и тревогу – человек, теряя мотивацию, раз за разом откладывает старт проекта. Начните с общих целей и задач, затем проведите декомпозицию этой картины, определите последовательность и приоритетность, а также обозначьте сроки выполнения. Следование этому графику поможет выполнить работу в срок, без перегрузок и стрессов.
5. Обращайтесь за помощью. Трудно быть экспертом во всех областях, поэтому оценив имеющиеся ресурсы, не стесняйтесь обращаться к коллегам, которые уже имеют схожий опыт или лучше владеют некоторыми навыками, за советом или помощью. Желание сотрудничать позволит выполнять работу качественнее и быстрее.
6. Используйте напоминания. Не игнорируйте технологии, которые помогут управлению временем! Установите в телефоне напоминания о предстоящих задачах, важности и сроках выполнения, добавьте уведомления, которые будут сигнализировать за некоторое время до того, как потребуется приступить к поручению.
7. Учитывайте собственные потребности при составлении графика. Профессиональное выгорание и усталость сводят на нет продуктивность и желание преуспеть, поэтому учитывайте сигналы организма, эмоциональное и физическое состояние. Будьте гибкими, внося коррективы с оглядкой на состояние здоровья. Например, почувствовав недомогание, сбалансируйте рабочий день, заменив сложные задачи мелкими делами.

Наконец, составляя график не забывайте оставлять временные слоты на случай непредвиденных обстоятельств – иногда в процессе работы выясняется, что какая-то задача требует больше времени, чем планировалось, либо появляются дополнительные дела. Промежутки свободного времени помогут лучше подготовиться к неожиданному изменению обстоятельств.

Как правильно определять и расставлять приоритеты

Длинный список дел не только не дает заскучать, но и вселяет тревогу – кажется, что все успеть просто невозможно. В итоге беспокойство лишает продуктивности и не дает сосредоточиться на работе.

Однако часто случается, что не все из десятков дел обязательны к исполнению, соответствуют целям и задачам, а также приближают к желаемому видению. Для исключения разочарований используются техники расстановки приоритетов, которые гарантируют продвижение к поставленным целям, позитивно влияют на продуктивность и вовлеченность. Человек, который осознает свои приоритеты, готов отказаться от дополнительных дел, если они не входят в планы.

Тем, кто только начинается осваивать науку расстановки приоритетов, рекомендуем следующие практики:

1. Составление списка задач. Выпишите на листе или в приложении для управления задачами то, что предстоит сделать – и личные, и профессиональные обязательства. Иногда графики будут пересекаться, поэтому в условиях нехватки времени стоит определиться, что важнее в тех или иных условиях – посетить очередную кинопремьеру или завершить работу над проектом.
2. Расставляйте задачи по уровню важности, определяя сроки и объем. Выделяйте те дела, которые важно завершить раньше или определяющие дальнейшие действия. Кроме того, возьмите за правило ранжировать задачи по следующим категориям: обязательно к выполнению, стоит сделать и имеет смысл сделать, если останется время. Вы удивитесь, но не за все из того, что мы себе намечаем, надо браться.
3. Ежедневно расставляйте приоритеты. Так наиболее важные задачи всегда будут перед глазами, а вы будете знать, чему посвящать драгоценное время.

В деле расстановки приоритетов также требуется реалистичность – ставьте достижимые цели, не перегружайте себя и здраво оценивайте ресурсы.

Если же с приоритетами на первых порах определиться не удается, попробуйте оценить важность задач, представив последствия, которые принесет их невыполнение. Это поможет сузить список и выделить требующие немедленного участия дела.

Расскажем о некоторых техниках, с применением которых управление задачами превратится из сложной науки в легкое для освоения ремесло.

Что такое техника Pomodoro и как она работает

Этот инструмент предлагает чередовать рабочие сессии с перерывами, что приводит к сохранению концентрации и предотвращению усталости. Техника заключается в следующем:

1. Выберите задачу, над которой предстоит работать.
2. Установите таймер на 25 минут.
3. Работайте над задачей пока не прозвучит сигнал таймера.
4. Сделайте пятиминутный перерыв.
5. После 4 подобных циклов сделайте паузу в 15-30 минут, чтобы восполнить силы.

Отдельно скажем о перерыве между спринтами – лучше в эти моменты не переключаться на другие короткие задачи или коротать время за просмотром аккаунтов в социальных сетях. Задача здесь: перезагрузиться! Поэтому сделайте короткую медитацию или дыхательную практику, пройдитесь или перекусите. Попробуйте сменить фокус настолько сильно, чтобы восполнить силы для новых свершений.

Кроме того, используйте принципы, которые помогут работать с максимальной продуктивностью:

1. Разбивайте большие и сложные задачи на подэтапы, если 25 минут не хватает для выполнения.
2. Сочетайте небольшие задачи друг с другом – например, при необходимости сделать ряд дел – ответить клиентам в мессенджере, собрать счета и оплатить заказ канцтоваров для офиса – общие временные затраты на которые укладываются в 25 минут, объедините их в один спринт.
3. Не отвлекайтесь на другие дела пока не услышите таймер. Правила нарушать нельзя, поэтому не переключайтесь на возникающие в моменте вопросы во время спринта. Быстро добавьте новую задачу в план и возвращайтесь к начатому делу. Если же потери концентрации не удалось избежать, дайте себе пятиминутную паузу и начинайте спринт сначала.

Как устроена Матрица Эйзенхауэра

Речь пойдет об инструменте управления задачами, а также определения их важности и срочности. С помощью этой матрицы удается упорядочить дела для их эффективной приоритизации. Для начала знакомства с методом разделите задачи на 4 категории:

1. Срочные и несрочные.
2. Важные и неважные.

Начертите на листе бумаги квадрант, в горизонтальной плоскости которого выделите две области для срочных и несрочных дел, а вертикальной – для важных и неважных.

К обязательным и немедленным для выполнения задачам будут относиться мероприятия из ячейки – важное и срочное. То, что требуется включить в график, окажется в ячейке важное, но несрочное. Лучше делегировать другим те дела, которые будут перечислены в ячейке неважное, но срочное. А задачи из ячейки неважное и несрочное и вовсе стоит проигнорировать.

Этот инструмент наглядно показывает разницу между срочностью и важностью и помогает взять дела под контроль.