Искусство делегирования – почему важно уметь передавать задачи коллегам
Делегирование предполагает возложение лидером части работы или отдельных задач на подчиненных, которые, выполняя работу, несут полную ответственность за результат. Руководители, овладевшие искусством делегирования, получают возможность сфокусироваться на стратегических вопросах, наилучшим образом используя высвободившиеся время и силы. В итоге вырастает и командная производительность – сотрудники подключаются к новым направлениям работы, профессионально развиваясь, и сила лидера. В этой статье Академия социальных технологий расскажет об искусстве делегирования, а также о том, как правильно организовать этот процесс.
В чем заключается искусство делегирования
Искусство делегирования – не самая простая наука, которой, однако, стоит владеть каждому лидеру, стремящемуся преуспеть. Делегирование расширяет возможности команды, укрепляет доверие и содействует профессиональному развитию сотрудников. Кроме того, руководитель, который часто поручает интересные и сложные задачи подчиненным, демонстрирует уважение к способностям подчиненных и высокую оценку их компетенций. В итоге это становится инструментом укрепления приверженности сотрудника к организации и самому руководителю.
Иногда кажется, что делегирование снимает рабочую нагрузку с лидера – поручил дело и забыл о нем. Но это только на первый взгляд! Чтобы делегирование работало на благо, а не во вред, к организации этого процесса стоит подходить с должным уровнем осознанности. Дело в том, что передать задачу подчиненному не равно забыть о ней, ожидая результата. Предстоит потратить время на то, чтобы рассказать сотруднику о целях и контексте выполняемой задачи, а потом – контролировать ход исполнения и, если требуется, быть готовым дать совет или рекомендацию, которая позволит оптимизировать процесс.
Кроме того, искусство делегирования – важная наука для тех, кто совсем недавно получил назначение на руководящую должность. С повышением придется отказаться от проектов и задач, исполнение которых доставляло удовольствие, перенаправив внимание на более приоритетные вопросы. Грамотный выбор кандидата, которому будут переданы дела, а также подготовка сотрудника к выполнению новых задач, определят то, насколько эффективно будет выстраиваться дальнейшая работа.
Как делегирование влияет на производительность
Лидеры, которые распределяют задачи среди подчиненных, не оставляя весь объем работы за собой, не только экономят время, но и получают шанс достигнуть большего результата. Кроме того, сотрудники, получившие новое дело, с большей вероятностью раскроют свой потенциал.
За счет того, что рабочая нагрузка сбалансированно распределяется среди членов команды, коллектив избегает профессионального выгорания и переработок, выполняя задачи качественно и в срок.
Также при такой организации рабочих процессов вырастает групповая эффективность – сотрудники учатся подхватывать друг у друга задачи, требующие параллельного выполнения. Такие команды в итоге оказываются более готовы к работе над крупными проектами.
Как научиться передавать ответственность
Иногда руководители, осваивающие искусство делегирования, сомневаются передавать ли ту или иную задачу подчиненным. В таких случаях рекомендуем подвергать каждую задачу собственному предварительному аудиту, оценивая какие навыки и сколько времени потребуется на ее выполнение. Например, смело делегируйте, если задача:
Мелкая и не требует большого количества времени для решения. Несмотря на то, что такие задачи выполняются за пару-тройку минут, они часто накапливаются, вызывая раздражение, а иногда и тормозя реализацию последующих более важных процессов. Изучите, список таких отложенных дел и смело передавайте их исполнителям, которые снимут эти вопросы быстро и грамотно, тем самым освободив ваше время.
Требует кропотливости. Каждый офисный работник тратит время на утомительные и кропотливые действия – например, сбор статистики. Это кажется, на первый взгляд, бессмысленным, но требуется для последующего формирования отчета или подготовки анализа рыночной ситуации. Такие задачи не требуют продвинутых навыков, но нуждаются в высокой внимательности и концентрации, поэтому смело передавайте их сотрудникам, среди сильных сторон которых – последовательность и усидчивость.
Трудоемкая – большие проекты включают в себя десятки подзадач, отнимающих много времени и сил. Категорируйте задачи, этапность и очередность их выполнения, подключив к ним членов команды.
Не требует специальных навыков и знаний – распределяйте задачи с учетом квалификации и опыта. Если, например, поручение не предполагает специфической экспертизы, передайте его тому сотруднику, который сейчас менее загружен. Кстати, это правило работает и в обратную сторону: если вы не сильны в дизайне, не стоит пытаться сделать презентацию самостоятельно, затратив на достижение весьма сомнительного результата гораздо большее время, чем если бы ее разрабатывал дизайнер. Смело делегируйте задачи сотрудникам, которые обладают сильными профильными компетенциями.
Проведя подобный аудит задач, составьте список того, что стоит делегировать. Не будет лишним провести с командой собрание, на котором будет возможным рассмотреть этот список и даже предложить сотрудникам взять на себя вызывающие вдохновение задачи. Добавим также, что предоставление сотрудникам права выбрать задачи по душе, сработает как инструмент укрепления доверия, который простимулирует команду на действия.
Искусство делегирования – практика
Поделимся несколькими рекомендациями, которые помогут делегировать эффективно, покажут, как контролировать результат и при этом избежать выгорания сотрудников, не допуская их чрезмерной загруженности.
- Выбирайте правильного сотрудника для выполнения задачи. Лидер, владеющий искусством делегирования, видит сильные и слабые стороны, а также предпочтения сотрудников. Например, задачу, требующую сотрудничества, не стоит передавать тому, кто привык работать в одиночку. В этом случае стоит делегировать подчиненному, например, подготовку аналитического отчета или сбор статистики, требующейся для презентации продукта.
- Объясняйте причины делегирования. Передавая сотруднику задачу, объясните контекст и причину принятого решения. Желательно, конечно, этот выбор делать исходя из вектора профессионального роста сотрудника, понимая, что выполнение нового дела поспособствует развитию. Кроме того, предлагайте рассматривать поступившую задачу как возможность взять на себя больше ответственности и развить новые навыки.
- Предоставляйте инструкции – делегируя задачу, предоставляйте подчиненному 100% требующейся информации. Расскажите о целях и контрольных точках, которые предстоит достигнуть в ходе работы, а также дайте краткие рекомендации по первоочередным действиям. Но здесь важно соблюсти баланс – позвольте сотрудникам решать стоящую задачу по-своему, не подключаясь к процессу в формате микроуправления. Главное – получить желаемый результат, а вот неустанное сопровождение сотрудника на пути реализации уже говорит о недостаточном владении искусством делегирования, которое не экономит время и другие ресурсы, а только расходует их.
- Установите ясные ожидания – сотрудники с большей вероятностью придут к ожидаемому результату, если будут руководствоваться видением конечной цели, поэтому уделите особое внимание формулированию и донесению до подчиненного образа результата, который будет свидетельствовать об успешном выполнении задачи.
- Обеспечьте сотрудникам необходимые ресурсы – сотрудник, которому вы делегировали задачу, должен обладать необходимыми инструментами и ресурсами для достижения требующегося результата. При дефиците необходимых навыков и знаний, предоставьте возможность поработать над ними. В случаях, когда сотрудник использует новый для себя инструмент, убедитесь, что он понимает, как им пользоваться.
- Делегируйте не только ответственность, но и полномочия. Часто сотрудник, получая новое дело, не получает права принимать решения. И в итоге ход исполнения буксует, так как он по-прежнему обращается за помощью к вам как руководителю. Искусство делегирования в своей эффективной форме потребует создания среды и культуры, в которой сотрудники чувствуют, что они вправе принимать решения, могут задавать вопросы и получать требующуюся информацию, а также предпринимать необходимые шаги для завершения работы.
- Проверяйте ход исполнения поручения. Не стоит уподобляться тем руководителям, которые поручают подчиненному задачу, а потом критикуют его, когда дело идет не так как хотелось бы. Принимая работу, убедитесь в том, что все выполнено правильно, а вот критику стоит предоставить в виде обратной связи, указывающей на конкретные моменты, требующие улучшения в будущем.
Наконец, не забывайте о благодарности. Когда сотрудник завершает делегированную задачу или проект, проявляйте признательность, указывая на конкретные вещи и аспекты, которые были выполнены хорошо и качественно. Такая обратная связь показывает, над чем стоит работать дальше и какими сильными сторонами стоит пользоваться активнее.
Празднуйте достижения – приверженность общему делу будет только расти, если команда будет видеть и чувствовать, что усилия, вложенные в дело, замечены руководством.
Конечно, искусство делегирования требует практики и регулярных тренировок. Лидеры, приверженные этому процессу, достигают отличных результатов, ведь они не боятся передавать эстафетную палочку подчиненным и развивать сотрудников, предлагая им работать над интересны задачами, становящимися профессиональным вызовом.
