Фасилитация сессий – секреты успешных групповых обсуждений

Фасилитация содействует открытости сотрудников компаний, стимулирует желание и готовность высказывать мысли и идеи, а также совместный поиск решений и самостоятельную работу сотрудников по их претворению жизнь. Этот процесс начинается с умения слушать и слышать, принимать позицию другого и договариваться, находя точки соприкосновения, удовлетворяющие интересы всех участников встречи. О тех случаях, когда бизнесу стоит обратиться к фасилитатору, составляющих успешной фасилитационной сессии рассказала заведующая кафедрой «Фасилитация и модерация» Людмила Дудорова.

Для чего проводятся фасилитационные сессии 

Расскажу о некоторых из тех задач, которые под силу решить фасилитаторам. Среди них, например, повышение качества встреч, посвященных определению стратегии компании или отдельных направлений деятельности, а также выработке сценария достижения поставленных целей. И здесь не соглашусь с мифом о бесполезности стратегии в стремительно меняющихся условиях: во время турбулентности крайне важно изучать происходящее, смотреть вперед, обсуждать возможные исходы, определять целевые показатели для тех или иных условий.

Команде требуется понимать текущий вектор движения компании и быть готовой к изменениям, поэтому рекомендую регулярно встречаться с коллегами на подобных пересборках. Например, в виде ежемесячных встреч по рассмотрению текущего развития ситуации. Бизнес, уделяющий время такому стратегированию, сохраняет гибкость и оперативно реагирует на перемены. И не только! Планирование на ближайшую перспективу помогает поддерживать команду, синхронизироваться по задачам и целям.

Кроме того, участие фасилитатора повышает продуктивность стратегических сессий по выработке ценностей или актуализации ценностей с учетом новых вызовов.

Фасилитаторы будут полезны и в процессе выработки продуктовой стратегии, определения приоритетных категорий, которые требуется развивать или предстоит запустить. Это же касается освоения новых рынков и сфер, выбора иной аудитории для позиционирования.

Также к экспертизе профессионалов прибегают для разрешения конкретных вопросов. Как правило, участники таких встреч уже мотивированы на поиск решения и нуждаются только в организации процесса и условий, которые помогут обнаружить правильное решение. Речь идет о сессиях по определению процессов, нуждающихся в модернизации или улучшении, выработке плана действий. Фасилитация сессии облегчает процесс обмена мнениями и идеями, создания общего видения, согласования позиции, а также определения вклада каждого и ответственности за действия. В результате – бизнес получает практический план действий, готовый к исполнению и мотивированную команду.

Особо вдохновляет, когда заказчик обращается за помощью в достижении конкретных целей: уточнения бизнес-модели, выбора стратегии развития – развиваться ли по раннее намеченному маршруту или создавать нечто новое. Интересны и форсайт-сессии, которые помогают посмотреть в более далекое будущее и предположить, как будет развиваться отрасль и мир, а также понять, что сделать сегодня, чтобы завтра оказаться на волне успеха.

Когда за фасилитацией сессий стоит обратиться к внешнему провайдеру 

Сегодня в компаниях стремительно появляются собственные – внутренние фасилитаторы, что помогает бизнесу самостоятельно решать каждодневные задачи, такие как: согласование по целям и действиям, сопровождение кросс-функциональных встреч. Сотрудники, исполняющую эту роль, чаще занимают должности в HR-подразделении или руководящие посты, а также выполняют функции тимлидов.

Однако, сложные и комплексные задачи требуют обращения к внешним консультантам. Например, так поступают, когда обсуждают статусные и критически важные вопросы, решение по которым принимают собственники или топ-менеджмент. Внутренним людям, которые ниже по должности, не доверяют, и они зависимы от статусных участников. В таком случае нарушается принципиальное правило фасилитации – независимая и объективная позиция ведущего встречи.

Также будет уместно обратиться за помощью к провайдеру при проведении стратегических сессий, предусматривающих значительное количество участников, оживленные переговоры и дискуссии. Дело в специфике управления такой аудиторией, предполагающей знание принципов групповой динамики, инструментов вовлечения. Внешний профессионал грамотно организует каскадирование целей на подразделения, филиалы или дочерние структуры, сделает так, что люди покинут мероприятие вдохновленными. 

Наконец, участие внешнего фасилитатора будет востребовано в случае, если между функциональными подразделениями сложились напряженные взаимоотношения – тогда нейтральная позиция эксперта станет мостиком для разговора и понимания между сторонами, которые наконец-то услышат друг друга и договорятся.

При этом, начать познавать искусство фасилитации может каждый заинтересованный в этой теме. Наша разработка – Конструктор сессий позволяет создавать такой дизайн обсуждений, который включит участников в работу и приведет к гарантированному результату. В приложении доступны как платные, так и бесплатные шаблоны сессий, инструменты и методы. Для опытных пользователей технологии конструктор будет подсказкой в работе, а также постоянно пополняющейся библиотекой методик, для создания собственных сессий. А тем, кто делает первые шаги, даст необходимые инструменты для уверенного старта, в том числе сценарии – прямое руководство к действию.

Секреты успешных фасилитационных сессий 

Результативность сессии складывается из совместных усилий трех заинтересованных сторон: участников, заказчика, который не всегда задействован в обсуждениях, и фасилитатора. Говорить об успехе проведенной сессии стоит, когда результатом остается удовлетворена каждая из этих сторон.

Как раскрыть участников сессии 

Расскажу о некоторых подходах и принципах, которые используются для раскрытия потенциала участников сессий. Фасилитатор – стимулятор и катализатор размышлений, помогающий делать это совместно, что оптимизирует временные затраты на поиск решения и повышает продуктивность группы.

• Подготовка фасилитации сессий предусматривает:
• Четкую структуру встречи и проработанный заранее сценарий.
• Модели генерации идей, выбора и согласования решений.
• Определение инструментов, которые подойдут той или иной команде. Например, где-то будет полезен мозговой штурм, а в других условиях сработают быстрый опрос или визуализация целей.

Понимание устройства мышления и специфики процесса совместной работы помогает выстроить обсуждение. Повторюсь, важно сохранять нейтральную позицию, не оценивать и не комментировать правильность или неправильность, пользу или бесполезность мнений, а подсвечивать моменты, которые будут полезны команде, задавать правильные вопросы и направлять дискуссии.

Скажу и о необходимости поддержки участников, высказывающих противоположные позиции – каждое мнение имеет значение. И это принимает особый разворот в кризис, когда шаблонность мышления, ориентация на экспертность, мнения топ-менеджмента и руководства только усиливаются. Между тем, идеи меньшинства, нетривиальные соображения иногда оказываются мудрыми, поэтому требуется стимулировать своеобразие участников, предоставляя шанс выговориться каждому. Не последнюю роль в этом контексте играет и безопасность среды: атмосфера должна говорить о том, что любой взгляд принимается, любая идея способна попасть в яблочко!

Поэтому фасилитатор помогает участникам услышать друг друга, понять и принять различия позиций, а также найти объединяющие команду положения. Так группа не только выработает согласованную позицию по поводу будущего, но и укрепится в желании двигаться в это будущее совместно.

А вот свести к нулю усилия по фасилитации сессий способно отсутствие вовлеченности. Не буду скрывать: случается, что участники физически присутствуют в аудитории, но к делу относятся формально. Задача фасилитатора – «заглубить» тему, обнаружить, что интересует и мотивирует команду.

Кроме того, сама дискуссия должна быть не только комфортной и безопасной, но и углублять проблематику вопроса, тогда компания выйдет на прорывное решение.

Фасилитация сессий – о важности взаимопонимания с заказчиком 

Важная составляющая успеха сессии – подготовка, не только c технической стороны, но и на этапе взаимодействия с заказчиком. Этот процесс требует налаженной коммуникации и понимания потребностей клиента, что приходит с регулярным и длительным общением: чем больше времени прорабатываешь сессию, тем лучше она проходит – проверено! Только заказчик способен грамотно подготовить фасилитатора, лучше него никто не понимает задачи и не знает способностей команды.

Подготовка начинается с изучения целей проведения сессии, далее определяется порядок обсуждения, анализируется текущая ситуация, в том числе слабые и сильные стороны. Это простраивание приводит к тому, что сессия проходит легко, а участники готовы совместно работать на результат.

Поделюсь случаем из практики. Сессии по изменению приоритетов предшествовало три встречи:

• Первая встреча – снятие запроса.
• Вторая –первичный сценарий, уточнение, правильно ли трактуется задача и формат ожидаемого результата с нашей стороны.
• Третья – пошаговое выстраивание сценария сессии: образа обсуждения, размышления, оценки идей участников.

Не буду скрывать, такая подготовка привела к полному пониманию и потрясающему итогу.

Обратная ситуация: отсутствие предварительного общения с заказчиком, либо одна встреча, но без погружения в глубину вопроса. Кстати, такой подход часто приводит к внезапному желанию заказчика (уже в процессе сессии) поработать над другими задачами и по другому маршруту. Успех не случается сам по себе, а кропотливо создается и тщательно планируется. Важно проговорить с заказчиком цели проведения сессии и ожидаемый результат: требуется ли прийти к согласованному решению, как будет использован результат в будущем.

Когда фасилитатор доволен результатом работы 

Для меня, как для практика, индикатор отличной сессии – самостоятельность команды. Через некоторое время после начала люди включаются, начинают говорить, делиться мнениями, выдают результаты. Фасилитатор же только ставит задачи и подруливает процесс обсуждения, помогая и задавая уточняющие вопросы. Аудитория будто движется в собственном потоке и самостоятельно приходит к поставленным целям. 

Далее расскажу о технологиях, способных поднять уровень фасилитации сессий.

Как проходят сессии по поиску решений 

Такие сессии состоят из нескольких обязательных этапов:

1. Прояснение – информационная подготовка и мотивация. Важно на старте встречи грамотно выстроить предстоящую работу, не допуская частой ошибки: начинать с места в карьер и лихорадочно искать пути решения проблемы. Сессия требует прелюдии, своеобразного информационного опыления, для чего участников погружают в контекст и объясняют:

1. В чем заключается проблема.
2. Зачем решать проблему.
3. К каким последствиям приведет игнорирование проблемы.
4. Какие перспективы откроет верное решение.
5. Почему для решения задачи выбран такой состав участников.
6. Что мы знаем об этой проблеме.

Этот этап не только проясняет задачу и повышает информированность, но и мотивирует на работу. "Правильно поставленная проблема – это залог успеха». Еще Альберт Эйнштейн говорил что если бы у него был всего один час на то, чтобы спасти мир, он потратил бы 55 минут на определение проблемы, и только пять минут на поиск решения. И не согласиться с этим сложно, поэтому отдельное время уделяется формулированию задачи – так, чтобы собравшиеся одинаково ясно понимали, что предстоит сделать.

2. Поиск решения проблемы. Во второй части происходит генерация решений, сбор мнений и идей, в том числе с использованием техник мозгового штурма, креативной аналогии, других повышающих вариативность решений методов. Также решения оцениваются на предмет соответствия критериям отбора.

3. Выработка плана действий. На этом этапе определяется план реализации: выбираются решения, которые предстоит воплотить или протестировать, назначаются ответственные и сроки исполнения, а также выбираются первоочередные действия.

В итоге появляется четкое понимание: кто и что будет делать, а главное – зачем. Подобная подготовка с большей вероятностью позволит воплотить результаты обсуждений на практике. Конечно, необходимость исполнения контрольных и реперных сроков, периодических встреч для сверки исполнения, уточнения правильности выбранного вектора, не отменяется.

Среди инструментов, которые используются на этапах сессий по поиску решений:

• Проективные аналогии – участники примеряют на себя роль реального человека или выдуманного персонажа, и представляют его действия, окажись он в рассматриваемой ситуации. Например, как бы сформулировали эту проблему Гулливер или Маргарет Тэтчер; что бы сказал Стив Джобс?
• Check in для включения участников: голосование, оценка ситуации, свободное обсуждение проблем, обмен представлениями в начале встречи.
• SCAMPER (анг. Substitute Combine Adapt Modify Put Eliminate Reverse) – подход по решению творческих задач, предполагающий последовательную постановку вопросов, рождающих глубокие ассоциации и связи.
• Pinpoint – участники самостоятельно размышляют над проблемой и выписывают идеи на стикеры. Полученные результаты представляются группе – в итоге формируется кластеры вариантов решений, помогающих прийти к консенсусу.
• «Я, мы, все» – участник самостоятельно находит вариант решения, затем представляет и обсуждает идею в малой группе, а потом и с остальными.

Кроме того, для планирования действий составляется дорожная карта, определяются первые три шага, которые предстоит выполнить для выполнения задачи.

Как проходят стратегические сессии 

Начну с того, что первый этап работы с заказчиком над таким запросом: определить, что понимается под названием «стратегическая сессия», для решения каких вопросов проводится сессия, насколько эти задачи стратегические и устремлены в будущее. Дело в том, что понятие это размыто и определяется внутренней культурой и терминологией компании: для одних – это выработка плана на короткий цикл, для других – взгляд на перспективу в 2-3, а то и 10 лет.

Далее – подготовка к встрече, определение состава участников. Кроме того, уточняется объем подготовки к встрече: собираются ли отчеты, сводки, аналитика и другие материалы.

Говоря о непосредственном планировании мероприятия, отмечу, что ранее было принято организовывать трехдневные сессии с обязательным выездом за город, что было весьма затратно, но сегодня этот подход модифицируется. Не в последнюю очередь из-за урока, который преподали пандемия и lockdown. Теперь, благодаря этому опыту двухлетней давности, доступно гибридное стратегическое планирование.

Расскажу об этом подробнее.

На первой сессии подводятся итоги предыдущего года, оценка исполнения стратегии и анализе текущей ситуации. Сама сессия проводится онлайн – 2-3 часа, С помощью Zoom или Teams формируются малые группы, в которых участники выполняют задания и обмениваются идеями. Далее выработанные позиции согласовываются с остальными участниками. Это упрощает путь команды к единому видению и консолидированной оценки текущей ситуации.

Затем – на очной сессии оговаривается видение будущего, в которое компания стремится попасть, а также стратегические направления, которые помогут достигнуть этого. Кроме того, рассматриваются преграды, отдаляющее это будущее, а также вырабатывается план действий, который позволит преодолеть помехи. Как правило, эта работа занимает 2 дня.

После этого наступает этап доработки с тестированием, дополнительными согласованиями, оценкой. Здесь привлекаются внешние эксперты, либо задействуются внутренние ресурсы компании. И, наконец, планируются действия по апробированным направлениям и собирается стратегическая канва.

Как проходят форсайт-сессии 

Форсайт-сессии проводятся для определения вектора движения на перспективу в 5-25 лет, обсуждения перспектив развития отрасли. Задача фасилитатора здесь заключается в подготовке команды – сложно собрать взрослых людей и с места в карьер предложить начать думать о будущем, поэтому эксперт насыщает участников информацией и собирает контентную базу (тенденции, сигналы, прогнозы, полученные из разных источников), делающую будущее ближе и понятнее. Часто на этом этапе, сведения предоставляют и другие эксперты, и сами участники.

Процесс форсайт-сессии касается понимания сигналов, тенденций – и действующих и тех, с которыми только предстоит столкнуться в будущем. Поэтому подбираются методы, которые помогут проанализировать последствия намечающихся изменений. Участники размышляют над открывающимися возможностями и думают как минимизировать негативные последствия.

Добавлю, что такие сессии – рабочий инструмент для эпохи перемен: молниеносные смены событий открывают новые перспективы, поэтому стоит не только готовиться к всевозможным исходам, но и пытаться найти лучшее место в будущем. Не бойтесь думать, фантазировать, искать решения в тех направлениях, которые раннее казались недоступными!

Кроме того, 2022-й год показал, что форсайт-сессии работают и как инструмент поддержки, заряжая оптимизмом. Люди поднимают голову и смотрят в завтрашний день: так снимается значение и градус напряжения вокруг, появляется понимание, что текущая ситуация – не финальная точка хронологической шкалы истории.

Кстати, часто элементы форсайта включаются в программы стратегических сессий. Например, визуализация сути тренда и последствий кладется в основу колеса будущего и возможностей. Такие картины, как правило наводят людей на обсуждения и размышления, в том числе и после встречи – к материалам обращаются вновь и вновь.

Какие сессии сегодня востребованы клиентами 

В 2022 году часто проводились стратегические и командные сессии, связанные в том числе с:

• Повышением эффективности и поддержкой команды.
• Анализом ситуации.
• Выработкой антикризисного плана.
• Целеполаганием.
• Выработкой правил.

Рекомендую организовывать подобные встречи ежемесячно: встречаться с командой, смотреть, по какому вектору развиваются события, соответствует ли этот вектор поставленным целям.

Кроме того, в прошедшем году клиенты нуждались в фасилитации межфункциональных сессий, а также проведении ретроспектив и подведении итогов, позволяющих резюмировать сделанное и вынести уроки на будущее. Добавлю, что в этом году ретроспективы часто не связывались с прохождением временных рубежей, а проводились для определения сильных сторон, изучения того, как команда переживала трудные периоды, и что из этого усвоила в качестве полезного опыта.

Говоря о 2023 году, отмечу, что, конечно, неопределенность и стремительные изменения по-прежнему требуют проведения антикризисных сессий, а также встреч, нормализующих состояние команды. И дело не только в сохраняющейся турбулентности и непредсказуемости окружающей среды – сегодня люди стали работать больше, обрастая новыми обязанностями в результате оптимизаций штата, либо брали на себя новые проекты, стремясь повысить заработок. Естественным образом, в таких условиях сотрудники быстрее выгорают. Поэтому сессии поддержки сохраняют статус must have – пользуйтесь услугами сторонних провайдеров, проводите самостоятельно, но не игнорируйте потребностей коллектива!

Кроме того, в текущих условиях стоит обращаться к сессиям по созданию продуктов, пересборке услуг и даже команд – необходимость поиска новых ниш, направлений развития никуда не исчезла. Вторят этому процессу и форсайт-сессии – бизнес как никогда будет нуждаться в уверенном взгляде в будущее!