Бизнес-переговоры: как подготовиться и провести

Бизнес-переговоры помогают компаниям достигать финансовых целей и приходить к успеху. Что важно – компания, которая обращается к этому инструменту, осознает выгоду – без партнерства и участия других игроков рынка приблизить желаемый результат вряд ли удастся. Однако договориться с другими не всегда легко. О том, как подготовиться к таким встречам, читайте в новой статье Академии социальных технологий.

Что такое бизнес-переговоры и зачем они проводятся

Бизнес-переговоры – это взаимодействие двух и более сторон, которое проводится для достижения договоренностей, выработки принципов сотрудничества или заключения сделки. Такие встречи посвящаются решению вопросов, представляющих обоюдный интерес сторон, в том числе конфликтных или потенциально конфликтных тем.

Стоит отметить, что переговоры могут проходить как на внутреннем уровне – между сотрудниками компании из разных подразделений и филиалов, а также с привлечением внешних сторон – контрагентов, клиентов, поставщиков или инвесторов.

Удачно проведенные бизнес-переговоры завершаются достижением взаимовыгодного решения, которое послужит не только развитию бизнеса, но и укреплению отношений партнеров. Поэтому умение вести и участвовать в подобных обсуждениях – важный навык для менеджеров и управленцев. Дело в том, что от действий переговорщиков и результатов подготовки ко встрече будет зависеть долгосрочный успех компании.

В этой связи организации часто приглашают бизнес-тренеров и экспертов в других социальных технологиях, помогающих развивать в сотрудниках требующиеся навыки.

Какие навыки требуются для участия в бизнес-переговорах

Бизнес-переговоры требуют междисциплинарной подготовки – предстоит тонко чувствовать атмосферу, которая воцарилась за столом, а также принимать экологичные меры воздействия на визави. С учетом бизнеса компании и индивидуальных особенностей ситуации, будут меняться и требующиеся переговорщикам навыки.

Расскажем о базовых, но востребованных за переговорным столом, знаниях:

1. Развитые коммуникационные навыки – важно, чтобы участники переговоров могли уверенно общаться и продуктивно обмениваться информацией. Кроме того, потребуется грамотная техника речи, способность управлять интонацией, тембром, темпом и громкостью голоса с учетом излагаемых сведений. Для установления особой связи с другими переговорщиками используются средства эмпатии и активного слушания, благодаря чему удается обнаружить мотивы, которые стимулируют визави, и найти общее решение.
2. Техники решения конфликтов – сильные переговорщики знают, как управлять конфликтными ситуациями и находить взаимовыгодные решения, даже когда стороны кажутся непримиримыми.
3. Понимание основ мышления, психологии и принятия решений – владение основами межличностной динамики помогает лучше понимать поведение и мотивы другой стороны, а также предлагать решения, которые удовлетворят потребности визави.
4. Навыки влияния и убеждения – эти знания помогут формулировать аргументы и вести логику беседы, которая убедит противоположную сторону принять или рассмотреть предложенное решение.
5. Стратегическое мышление и способность к анализу – способность переговорщиков обработать возникшую на переговорах информацию, а также сделать из нее правильные выводы увеличивает шансы успешного завершения встречи.

Академия социальных технологий готова сформировать по запросу заказчиков и провести действенные программы подготовки к бизнес-переговорам. Участие профессиональных экспертов с опытом проведения и участия в переговорах поможет достигнуть желаемых целей и прийти к новым результатам. Добавим также, что набор компетенций, который войдут в программу бизнес-тренинга по подготовке к переговорам, будет зависеть от потребностей и целей компании, а также текущего уровня подготовки переговорщиков.

Кто может помочь провести переговоры

Когда компания не располагает сотрудниками с большим опытом в переговорах, то, по согласованию с другой стороной, доступна опция приглашения стороннего бизнес-консультанта, психолога, профессионального переговорщика.

Используются также инструменты фасилитации и медиации. Расскажем о ситуациях, в которых они способны помочь:

• Фасилитация – предполагает привлечение стороннего эксперта – фасилитатора – для управления процессом бизнес-переговоров. По желанию сторон фасилитатор поможет сформулировать цели предстоящей встречи, повестку обсуждения, регламент и правила, которыми будут пользоваться переговорщики. Благодаря участию такого эксперта, сторонам будет проще придерживаться главной темы встречи и не отвлекаться на другие вопросы. Кроме того, действия фасилитатора приведут к тому, что участники достигнут цели, которая будет приемлемой для каждой из сторон.
• Медиация – привлечение эксперта-медиатора будет уместным в спорах и конфликтных ситуациях. С участием такого профессионала стороны выскажут недовольства, обозначат собственные интересы и найдут общие точки соприкосновения. При этом речь идет не столько о компромиссных решениях, где участник не может на 100 % согласиться с предложенным, а о понимании мотивов визави, донесении собственной точки зрения и поиске решения, которое бы закрыло потребности двух сторон.

Подготовка к переговорам: собираем информацию и понимаем интересы сторон

Подготовка к бизнес-переговорам – залог их успеха, поэтому не стоит игнорировать этот этап. Вместо этого проведите полноценное исследование, включающее в себя:

• Изучение информации о визави – ознакомьтесь с интересами, потребностями и текущим состоянием бизнеса визави. Посмотрите, какова ситуация на рынке, на котором работает компания, и как эти тенденции воздействуют на мотивацию и принимаемые решения.
• Определите цели бизнес-переговоров – сформулируйте при каких договоренностях результаты встречи будут удовлетворять вас на 100 %, а при каких будут приемлемыми – допустимыми, но не идеальными. Обоснуйте собственные интересы и подведите к ним аргументационные линии, которые будут восприняты противоположной стороной. Сформулируйте также альтернативы – резервные планы на тот случай, если бизнес-переговоры не приведут к желаемому результату.
• Определение стратегии – по итогам изучения информации о визави постарайтесь определить у кого из вас положение более сильное. Исходя из этого подберите подходящие тактики и подходы по общению с противоположной стороной. Будьте гибки, предусматривая пару вариантов поведения с учетом ответной реакции оппонента.
• Проведите внутреннюю тренировку – соберите команду на предварительные переговоры, где каждый отработает коммуникативные навыки, а также умение слушать и анализировать информацию. Проиграйте различные варианты ответных реакций визави, стараясь найти ответы на возможные возражения.

Полноценная подготовка к бизнес-переговорам позволит команде погрузиться в проблематику и настроиться на продуктивную работу. Выполнение каждого из этапов приведет к укреплению уверенности в себе и увеличит шансы успешного исхода обсуждения.

Как донести интересы и ожидания 

Как это ни странно, но для того, чтобы в полной мере изложить собственные интересы и ожидания собеседнику, важно разобраться с позицией противоположной стороны. Будьте готовы выслушать и постараться понять мотивы оппонента, чтобы укрепить созидательную связь, в которой расцветет и сотрудничество, и способность к диалогу, и желание найти общее решение. Благодаря такому подходу на бизнес-переговорах воцаряется профессиональный и дружелюбный тон, располагающий к продуктивной коммуникации.

Начиная излагать интересы компании, руководствуйтесь следующими стратегиями:

1. Будьте лаконичны, понятны и конкретны – четко озвучьте оппоненту зону интересов, избегая расплывчатых и неоднозначных формулировок, чтобы избежать недопониманий.
2. Укрепляйте речь проработанными и выверенными аргументами и доказательствами – опирайтесь на факты, статистику, а также результаты собственной проработки, чтобы убедить оппонента в верности позиции.
3. Придерживайтесь принципов гибкости – будьте открыты к тому, что озвучивает собеседник, при необходимости меняя курс и корректируя аргументацию. Не превращайте бизнес-переговоры в спор, задача здесь – прийти к результату, который подойдет обеим сторонам, поэтому иногда придется поставить собственную правоту под сомнение.

Поиск совместных решений и компромиссов

Различия в интересах и целях сторон, а также дефицит доверия между участниками бизнес-переговоров часто приводят к сложностям в обнаружении совместного решения, которое бы удовлетворило всех собравшихся за столом. Излишние эмоции, скрытые или явные конфликты также влияют на ход переговоров, осложняя их течение. И совсем уж трудно будет договориться, если одна из сторон скрыла важную информацию – путем обмана или утаивания, что приводит к недопониманию и ошибочным решениям.

Чтобы ничто не мешало достигнуть результата, который бы устраивал каждого из переговорщиков, рекомендуем придерживаться следующих стратегий:

• Смотрите шире и дальше, чем позиция, которую озвучивает визави – возможно иная формулировка решения или цели удовлетворит партнера не хуже, чем то, что озвучивалось первоначально.
• Настройтесь на волну сотрудничества – если цель проведения бизнес-переговоров не разрыв отношений с визави, то начните совместную работу. Рассматривайте визави в качестве партнера, проникнувшись уважением к нему и его интересам.
• Ищите общие цели и интересы, на которых удастся выстроить совместное решение и завершить бизнес-переговоры успехом – исходите из того, что вас объединяет с партнером, а не из вызывающих разногласия тем.

Заключение соглашений и подготовка документов

На этом этапе крайне важно грамотное юридическое сопровождение – подписанный документ должен отвечать требованиям обоснованности и законности, содержать прозрачные условия, права и обязанности сторон. Также излагаются и штрафные санкции, которые понесут участники договора при нарушении договоренностей. Добавим также, что до подписания документ тщательно согласовывается юридическими службами компаний-участниц переговоров.

Наконец, во время срока действия договора и по итогам закрытия обязательств по нему стороны следят за исполнением, обсуждают вопросы, связанные с предметом договора, информируют друг друга о ходе работы.

Подобный подход, предполагающий целый цикл мероприятий – от всесторонней подготовки к проведению бизнес-переговоров до заключения выверенных соглашений по итогам обсуждений – позволит соблюсти интересы бизнеса и обеспечить выполнение принятых сторонами обязательств.