Аутсорсинг для малого бизнеса: когда и как его использовать

Дефицит кадров на российском рынке труда привел к тому, что сегодня все больше и больше компаний, сталкиваются с трудностями поиска нужных сотрудников. Иногда поиск растягивается на месяцы, что тормозит рабочие процессы. Избежать такой ситуации можно, отдав задачи или проекты на аутсорс. О том, что такое аутсорсинг для малого бизнеса и как выбрать подрядчика, читайте в новой статье Академии социальных технологий.

Аутсорсинг — передача конкретных рабочих функций внешнему эксперту или сторонней организации, которая специализируется на конкретной сфере.

Как показывает исследование Deloitte 2022 года, свыше 60% компаний отдают на аутсорсинг решение юридических вопросов, еще 61% делегируют задачи по налоговому учету, 51% отдают на ведение бухучет, а 57% — функции HR-службы.

Чем масштабнее компания, тем более разветвленная у нее сеть процессов, поэтому к аутсорсингу как инструменту сегодня чаще обращается крупный бизнес. Однако от сотрудничества с внешним подрядчиком, передав на исполнение небольшие или временные задачи, выиграет и малый, и средний бизнес. Например, поручив организацию промоакции или тренингов для работников. Также для МСП, где часто собственник берет на себя главные функции, будет актуален внешний эксперт по налогам, бухгалтер, юрист, hr-менеджер.

Когда стоит рассматривать аутсорсинг?

Небольшим компаниям, как правило, финансово невыгодно держать в штате непрофильных сотрудников: юриста, кадровика, коуча, оператора сервисной службы или же клининг. При найме таких экспертов придется платить заработную плату, взносы в Фонд пенсионного и социального страхования и пр., тогда как объем задач у них может быть небольшим. Проще отдать ряд вопросов на аутсорсинг и платить только за сделанную работу.

Передать сторонним компаниям сегодня можно любые задачи или же оказание услуг. По информации hh.ru, самые популярные из них:

• Услуги в сфере информационных технологий. Это и техподдержка, и служба информационной безопасности, и создание IT-программ.
• Работа колл-центр. Например, фермер начинает заниматься агротуризмом и открывает отель на собственном ранчо. Прием звонков от туристов, оформление броней будут отвлекать его от главных задач — возделывания земли и ведения хозяйства. Тогда проще перепоручить прием звонков компании, предоставляющей услуги колл-центр.
• Производственные процессы. Чтобы не открывать собственный цех или фабрику, стоит передать производство стороннему предприятию. К примеру, дизайнер-модельер готовит новую коллекцию, а изготовление отдает на аутсорс швейной фабрике. Или же магазин товаров для рукоделия решается на выпуск спиц и крючков для вязания под собственным брендом. Но запуск собственного производства требует финансовых ресурсов и знаний, поэтому изготовление инструментов также легче отдать профессионалам, оставив себе вопросы продажи товара.
• Задачи в области найма или обучения персонала. Если компания маленькая и нет текучести кадров, то собственная кадровая служба ей не требуется. С наймом персонала справляется руководитель. Однако, если вдруг встает вопрос открытия нового филиала и найма большого числа новых сотрудников, это проще передать на аутсорс. Так же как и вопросы повышения квалификации работников.
• Бухгалтерское сопровождение. Удаленная бухгалтерия пользуется все большей популярностью. Бухучет предполагает серьезный комплекс задач, включающих уплату налогов, начисление зарплаты, аудит финансовых бумаг. Если передать эти дела внешнему исполнителю, будет проще поддерживать порядок в вопросах финансов и уберечься от сюрпризов в виде штрафов налоговой службы.

Главные причины передать задачи на аутсорс:

1. Финансовая выгода

Не придется платить налоги и страховые и пенсионные взносы за штатных сотрудников. Передав часть дел на аутсорс, компания платит непосредственно за оказанные услуги. Делегировав производственные процессы, бизнесу не придется тратить средства на закупку оборудования и его техобслуживание, наем дополнительных сотрудников.

2. Экспертиза профессионала

Собственник бизнеса не может быть экспертом сразу во всех вопросах: бухучете, юриспруденции, маркетинге, IT. Наняв подрядчика, он получит опыт и экспертизу профессионалов, знающих, как решать узкопрофильные задачи.

3. Гибкость

За счет привлечения сторонних исполнителей компания сможет увеличивать или сокращать объемы, ориентируясь на текущие потребности. Например, предприниматель решает перед курортным сезоном нарастить выпуск купальников, в случае с аутсорсом не потребуется закупать допоборудование, нанимать временных работников.  Или же компания может привлекать бухгалтера только время сдачи отчетности, а в остальной период обходиться собственными силами.

4. Фокус на главном

Компании не всегда выгодно отвлекаться на второстепенные функции — организацию колл-центр, техническую поддержку, секретарские обязанности и др. Передача рутинных дел позволит сосредоточить усилия на главных видах деятельности и стратегии развития.

5. Повысить качество сервиса

При найме аутсорсера качество оказываемых услуг растет за счет опыта и отлаженной работы. Там, где предпринимателю придется настраивать все с нуля, у организации-аутсорсера все отработано, в том числе порядок действий в кризисных ситуациях. Фирма-подрядчик за счет взаимодействия с большим числом клиентов неоднократно проходила кризисы, поэтому имеет опыт преодоления трудностей, знает, как предупредить ошибки.

6. Сократить административную работу

Когда часть функций на аутсорсе, нет нужды проводить планерные совещания, разрабатывать регламенты, подбирать исполнителей. Это переходит в зону ответственности подрядчика, а компании остается только оценивать результат.

В то же время не все задачи стоит отдавать сторонней организации. Не рекомендуют перепоручать ключевые бизнес-процессы или уникальные функции. Например, малый предприниматель печет пиццу по собственным рецептам. В таком случае нет смысла передавать задачи выпекания на сторону, тогда придется раскрыть рецептуру, делающую продукцию эксклюзивной. В то же время можно отдать аутсорсерам функцию доставки, ведение социальных сетей, прием и обработку заказов и отзывов.

Также не стоит привлекать сторонних исполнителей в том случае, если собственник настроен самостоятельно руководить персоналом, ставить задачи и контролировать действия. В таком случае лучше нанимать временных сотрудников.

Выбор партнера по аутсорсингу: что искать и чего избегать

При грамотно выстроенном взаимодействии с аутсорсером выгоды очевидны. Встает вопрос, как подобрать подходящего исполнителя, который будет ответственно подходить к делу.

Для передачи функций на аутсорс важно наличие у бизнеса четкой миссии и понимания целей. В этом случае будет четкое представление, какие рабочие моменты передаются и с какой целью.  Особенно когда текущая цель — масштабирование, передача непрофильных дел поможет сконцентрироваться на главном.

Какие процессы можно доверить АСТ для аутсорса

Академия социальных технологий (АСТ) – сообщество экспертов, которое занимается развитием и распространением практик и решений, как для сложных задач бизнеса, так и личного развития руководителей. АСТ предоставляет доступ к решениям и экспертам и гарантирует их качество и грамотность.

Экспертам академии можно спокойно поручить составление программ по развитию компетенций персонала, корпоративных учебных программ, коучинг или менторинг. Для компаний, которые проходят этап активного роста, будут актуальны командные или личные консультации экспертов по вопросам трансформационных изменений. В числе направлений, которые можно легко доверить АСТ для аутсорса — управление эффективностью персонала, построение системы продаж на всех уровнях и др.

Служба клиентского сервиса АСТ не только подберет экспертов, но и поможет сформулировать задачи, которые важно решить для достижения целей. Предложит ряд форматов работы, подготовит спецпредложение и перечень корпоративных опций, из которых компания сформирует персональный корпоративный план.