Описание должности

Описание должности (должностей) очень полезный процесс. При описании руководитель систематизирует понимание функции должности и систематизирует свое представление об областях ответственности своего подразделения. Это порой дает эффект катализатора организационных изменений. Методам описания должностей и оценке должностей мы обучаем на своих вебинарах. С программой можно познакомиться здесь.

Описание должности (должностей) очень полезный процесс. При описании руководитель систематизирует понимание функции должности и систематизирует свое представление об областях ответственности своего подразделения. Это порой дает эффект катализатора организационных изменений. Методам описания должностей и оценке должностей мы обучаем на своих вебинарах. С программой можно познакомиться здесь.

Как правило, цель должности у руководителя «сильнее» чем у подчиненного. ТОП менеджмент обеспечивает, руководство — руководит, все остальные глаголы – исполнители.

Цель должности мы формулируем, как правило, после описания областей ответственности. Важно помнить, что это не перечисление всех видов деятельности, а некоторое общее резюме, зачем должность существует в организации.

Органиграмма. Это графическое отображение места должности в структуре организации. Как правило, при построении органиграммы отображаем не только прямое подчинение, но параллельные структуры. Это позволяет получить более полную информацию о положении должности в структуре организации (на каком уровне стоит должность), о том, за какие процессы отвечает должность (одно название должности не определяет ее положение). Это помогает при балансировке матрицы должностей компании, позволяет понять уровень должности в общей структуре должностей компании.

Области ответственности. В зависимости от уровня, бывает различное количество областей ответственности. Хорошее описание должности – это 4-5 (до 7-8) областей ответственности. При описании нужно не забывать, что у должностей различного уровня области ответственности могут быть одни и те же, а роли у должностей разные. Давайте более подробней остановимся на этой важной теме.

Область ответственности есть результат видов деятельности. Это измеримое воздействие на конечный результат деятельности. Если дальше развивать эту концепцию, то деятельность должностное лицо осуществляет в определенных рамках. Рамками могут выступать: политики, законы, инструкции, стандарты, распоряжения руководства. Важно сформулировать результат или цель области ответственности. Редко, когда это не удается. Для определения вида деятельности нужно задать вопрос – ЧТО? то есть, что должность делает. К разделу «рамки» мы задаем вопрос – В КАКИХ РАМКАХ? Для формулирования формата результата – ДЛЯ ЧЕГО?

Основными характеристиками областей ответственности является следующее:

Определить все ключевые результаты деятельности;

Делать фокус на результатах: «что», а не «как».

Нужно помнить, что области ответственности постоянны во времени, подлежат измерению. При описании желательно отразить специфику для данной должности. Мы стараемся сохранить терминологию организации. Важно проверить, что основные виды деятельности не дублируются и являются неизменными в краткосрочном периоде.

Мы используем два подхода в описание должности:

По процессу деятельности. Как правило этот подход помогает описать простые должности. Мы идем по процессу (что делает должность). Основные шаги, как правило, складываются в области ответственности;

По функциональным обязанностям. Как правило этим подходом хорошо пользоваться, когда у руководителя есть подчиненные подразделения и этот факт определяет основные области ответственности. Они, как правило, бывают основными областями ответственности.

При описании обратите внимание на следующее:

Избегайте слишком большого количества деталей. Это в дальнейшем Вам будет мешать анализировать функции должности. Собирайте достаточно информации о деятельности должности;

Проверяйте: действительно должность выполняет непосредственно самостоятельно описанные функции;

Разграничивайте роли руководителей и подчиненных в видах деятельности;

Руководство группой людей должно быть выделено как отдельная область ответственности;

Разделите «консультирование» и принятие решений.

Главное в описании должностей

А теперь ключевая информация. Структура области ответственности представляет собой следующее:

Глагол действия (что делает: рассчитывает);

Объект (что или кому: себестоимость продукции);

С целью (для того чтобы);

Ожидаемый результат (для чего: определить цену реализации продукции).

И вот что у нас получилось:

Рассчитывает себестоимость продукции для того чтобы определить цену реализации продукции.