Нюансы деловой переписки
Обновляю сейчас программы для клиентов, активно веду переговоры, в том числе по электронной почте. И вот, что заметила.
С почтой бывают проблемы. Возможно, зависит от того, на каком ресурсе ящик. Я, например, от двух человек не получила ответ, а он подразумевался. В одном из случаев была корпоративная почта, во втором - привязана к сайту. И как потом выяснилось, возникли технические проблемы. Но пока я ждала ответ, то не знала причину молчания.
В таких ситуациях возникает непростой вопрос, как переспросить? Как тактично напомнить о себе?
В первом случае мы с партнером остаемся на связи по разным каналам. Поэтому в очередном созвоне я уточнила про письмо. Оказалось, email был отправлен, но до меня почему-то не дошел. Мне переслали информацию с другого электронного адреса, и я ее получила.
Во втором случае мне было сложнее, потому что наш контакт был только в почте. И ждала я ответ на мое приглашение от уважаемого человека. Пришлось написать снова, не дожидаясь ответа на предыдущее письмо. Тут уж я тщательно подбирала слова, чтобы мое послание не звучало, как напоминание о долге. И кажется, мне удалось, потому что я сразу получила ответ, причем положительный, чему я очень обрадовалась. Оказалось, что письмо тоже было ранее отправлено, но до меня не дошло.
Когда ждешь ответ, а его долгое время нет, важно уметь корректно составить напоминание в зависимости от контекста. И не имеет значения, где ведется переписка.
Еще в одном случае, когда я не получила email, письмо было набрано адресантом, но оно так и не ушло, потому что забыли нажать на отправку. Это выяснилось уже в переписке в мессенджере. Вывод - будьте внимательны. Перед отправкой проверьте, прикрепили ли приложение, если оно требуется, указана ли тема письма и правильный адрес почты получателя. Потом жмите на отправку. Проверьте в списке отправленных писем, есть ли там этот email.
И еще один нюанс. Бывает, что отправляешь информацию, а в ответ - тишина. И в силу описанных выше кейсов гадаешь, доставлено ли письмо адресату или нет. Все ли понятно, открылось ли приложение и т.д.?
Я рекомендую все же отвечать даже на информационные письма. Достаточно написать: "Все получили. Спасибо!". Тогда не придется писать еще и в мессенджеры, дополнительно сообщая, что письмо отправлено, посмотрите, пожалуйста.
Одно время стали говорить, что отправить email и дополнительно уведомить об этом в мессенджере - уже моветон, что все "оцифровались". Но нет, порой упоминание об отправленном письме в переписке работает во благо. Все ситуативно.
