Умение управлять временем – неотъемлемая часть профессионального успеха и гармоничной личной жизни. Правильная расстановка приоритетов, стратегический подход к планированию и способность фокусироваться на главном помогают не только достигать целей на работе, но и поддерживать баланс между работой и личной жизнью. В этом руководстве Академия социальных технологий расскажет о том, как научиться управлять временем, поддерживать здоровый уровень продуктивности и достигать такого состояния равновесия, в котором сил и энергии хватает на реализацию всех поставленных целей.

Почему управление временем – это навык, а не талант

Управление временем требует обучения, сознательной практики и постоянного совершенствования, а не врожденных способностей. Например, каждый, кто захочет взять собственное время под контроль, будет нуждаться в освоении ряда навыков, среди которых:

• Правильная расстановка приоритетов.
• Декомпозиция задач.
• Использование приложений и инструментов управления временем.
• Делегирование.
• Автоматизация рутинных процессов.

За каждым из этих навыков-инструментов скрывается целый пласт знаний и долгие часы практики.

Однако как художнику требуется совершенствовать владение ремеслом, так и офисные сотрудники нуждаются в постоянном развитии, в том числе и в части управления временем. Таким образом, грамотный тайм-менеджмент – это не то, с чем человек рождается, а дисциплина, которую можно и нужно осваивать, а впоследствии – совершенствовать владение ею.

Важно также помнить, что эффективное управление временем заключается в способности представлять, какой мы хотим видеть свою жизнь: чередой горящих дедлайнов, приносящих стресс и тревоги, или размеренной дорогой к поставленным целям. 

Иными словами, этот навык нужен не только для того, чтобы следить за временем и исполнять задачи ровно в срок! Он предполагает понимание того, что имеет значение на каждом жизненном этапе, а также определение правильных способов достижения поставленных целей. 

Это вопрос самоуважения, знания себя, своих способностей и потребностей. 

Хорошие новости: научиться расставлять приоритеты, планировать и организовывать свое время способен каждый! Тем более что материалов для этого – учебных курсов, вебинаров, семинаров, книг и подкастов – достаточно.

Влияние эффективного тайм-менеджмента на карьерный и личный успех

То, чему вы посвящаете каждую минуту своего времени, прямо влияет на продуктивность, карьерные успехи и жизненную гармонию. Отсутствие навыков тайм-менеджмента приводит не только к ошибкам и срыву дедлайнов, но и воздействует на эмоциональное состояние. 

Стресс, вызванный попытками успеть сделать слишком многое, приводит к росту количества конфликтов, небрежностям в работе и чувству постоянного недовольства собой. В итоге бесценный ресурс – энергия и мотивация – расходуются со стремительной силой.

Итак, в этой статье мы поговорим о том, как расставлять приоритеты, достигать целей и справляться с задачами без стресса, чтобы повысить личную продуктивность и укрепить профессиональную репутацию. С этими изменениями в жизнь придут баланс, спокойствие и новые возможности для развития и отдыха.

Аудит времени: от хаоса к осознанности

Сегодня, когда ритм жизни, обилие технологий и информационных потоков, постоянные и непредсказуемые изменения одерживают победу над человеком, способность эффективно управлять временем принимает особое значение. Вместе с тем, прогресс, который обещал облегчить жизнь, поднять продуктивность на новые высоты и исключить выполнение целого ряда задач, только внес дополнительный хаос. Он принес с собой и:

• Постоянную доступность и информационные перегрузки.
• Многозадачность и снижение качества работы.
• Стирание границ между работой и личной жизнью.
• Обилие инструментов и приложений, в которых легко потеряться.

Перечисленными факторами список этих новшеств не ограничивается. Однако технологии создали не только новые вызовы, но и новые возможности. Естественным образом включаться в эту жизнь помогает использование осознанных стратегий тайм-менеджмента, смягчающих негативные последствия примет нового времени и позволяющих эффективно двигаться вперед.

Решение проблемы начинается с проведения аудита времени – осознания того, как и на что мы тратим свои минуты, часы, дни и недели. Такой аудит поможет выявить «пожирателей» времени и выстроить более сбалансированную жизнь, в которой каждый момент приносит пользу.

Анализ текущего использования времени: дневники и трекеры

Чтобы вернуть контроль над временем, начните собирать данные, например, с помощью ведения дневника. Фиксируйте все то, чем занимаетесь в каждый момент времени, причем не только рабочие дела, но и личные. Так будет проще осознать, на что вы тратите время, определить области для улучшения и оптимизировать процессы. Воспользуйтесь этим руководством, если впервые будете вести подобный дневник:

1. Определитесь с целями, которыми могут стать: оптимизация рабочего процесса; поиск свободного времени для хобби, увлечений и других занятий, приносящих удовольствие; улучшение баланса между работой и личной жизнью; анализ продуктивности и устранение отвлекающих факторов.
2. Выберите формат ведения дневника: записи на бумаге, в заметках телефона или в приложениях для отслеживания времени.
3. Зафиксируйте периодичность ведения записей – интервалы, в которые будете делать заметки (60 минут, 3 или 6 часов, любой другой подходящий для вас интервал). Для удобства установите будильники или напоминание в телефоне, которые бы напоминали о новой привычке.
4. Старайтесь записывать каждое действие, которое выполняете в заданный отрезок времени, вплоть до проверки социальных сетей, сообщений в мессенджерах и коротких перерывов на отдых или кофе.
5. Анализируйте сделанные за день записи. Используйте вопросы для самопроверки: «Какие задачи потребовали больше времени, чем планировалось?», «От каких действий можно было бы отказаться?», «В какие периоды я был наиболее продуктивен и сосредоточен?», «Что особенно сильно отвлекало и снижало продуктивность?».
6. Трансформируйте привычки по мере того, как начинаете понимать, куда уходит время. Например, измените подход к организации рабочего места, установите четкие временные рамки под каждую из задач, устраните отвлекающие факторы.
7. Регулярно делайте записи и анализируйте их, чтобы отслеживать изменения и постепенно повышать уровень владения техниками управления временем.

Конечно, ведение дневника потребует дисциплины, но именно эти усилия помогут освоить более грамотный подход по распределению и управлению временем.

Автоматизированный вариант дневника представляют собой трекеры – приложения, оптимизирующие процесс записи действий и анализа. Такие программы также отслеживают активность на компьютере, телефоне и других мобильных устройствах, собирая сведения о том, сколько времени уходит на посещение сайтов, изучение социальных сетей и новостных лент.

Этот инструмент поможет собрать объективные данные о том, как именно вы используете время, и выявить неочевидные «поглотители времени» – действия, которые часто совершаются неосознанно.

Выявление «поглотителей времени» и неэффективных действий

Поговорим подробнее об анализе данных, изучении эффективности использования времени и освоении лучших стратегий тайм-менеджмента.

Первое, что предстоит сделать – выявить деструктивные привычки, отнимающие много времени, но не приносящие ожидаемых результатов. К ним, например, можно отнести: частые беседы с коллегами, регулярные проверки социальных сетей, мессенджеров и электронной почты. 

При это важно разделить целевые и нецелевые действия. Если вы smm-менеджер, то мониторинг социальных сетей – средство для достижения профессиональных задач, также как и общение с коллегами представляет значение для менеджеров по корпоративной культуре.

Стоит проанализировать мотивацию тех или иных действий, оставив только наиболее эффективные из них. 

Кроме того, постарайтесь осознать, какие из действий стоят ваших усилий, а какие могут быть исключены, трансформированы или делегированы.

Методы анализа продуктивности: матрица Эйзенхауэра и ABC-анализ

Для точного определения коэффициента полезного действия тех или иных рутинных мероприятий используйте технологичные инструменты, например, матрицу Эйзенхауэра или ABC-анализ.

Разберемся в особенностях использования каждого из них.

• Матрица Эйзенхауэра помогает сортировать задачи по уровню их важности и срочности. 

В частности, предлагается распределять все выполняемые дела по четырем квадрантам: «Важные и срочные», «Важные, но не срочные», «Срочные, но не важные» и «Неважные и не срочные». 

Многие из задач двух последних квадрантов можно отнести к нецелевым – от них мы отказываемся и делегируем другим.

Используя этот инструмент, важно придерживаться позиции объективности и тщательно анализировать развитие событий в долгосрочной перспективе. Это поможет снизить риски возникновения упущенных возможностей.

• ABC-анализ основан на Принципе Парето 80/20 (80 % результатов достигаются за счет 20 % усилий) – небольшая часть действий или ресурсов способна принести наибольшую ценность и результат.

Руководствуясь этим принципом, распределите задачи на три категории:

А – критически важные задачи, приносящие наибольшую ценность и требующие максимального внимания.

B – задачи средней степени важности с умеренным значением для достижения целей.

C – наименее важные задачи, которые можно отложить и поручить другим.

Использование этого инструмента поможет расставить приоритеты и сосредоточиться на выполнении наиболее значимых задач. Также как и в случае с Матрицей Эйзенхауэра обращайте пристальное внимание на выгоду в долгосрочной перспективе и учитывайте стратегические цели и планы.

 

Отметим, что продемонстрированные выше инструменты стоит использовать в комплексе – комбинировать их с другими методами управления временем. Так вы сумеете достигнуть наибольшей эффективности.

Цели и приоритеты: как выбрать главное

Ясное понимание целей и умение расставлять приоритеты – выполнять главные задачи в первую очередь – позволяет лучше распоряжаться временем и действовать с большей результативностью.

Итак, установка целей:

• Помогает четко обозначить направление движения – цели становятся ориентиром, оберегающим от траты времени на несущественные дела.
• Повышает мотивацию – ясная и достижимая цель добавляет энтузиазма.
• Улучшает концентрацию – четкое понимание цели сосредотачивает на том, что действительно важно, поэтому становится проще избегать отвлекающих факторов.
• Выступает подспорьем для измерения прогресса и служит метрикой, на основании которой легче корректировать действия и достигать более высоких результатов.

Расстановка приоритетов, вместе с тем, позволяет:

• Разумнее использовать ресурсы, направляя их на более значимые задачи.
• Избегать перегрузок – правильное распределение задач способствует контролю нагрузок.
• Улучшать качество работы – выполнение ключевых задач в приоритетном порядке помогает направить на их реализацию максимум энергии и внимания.
• Отказываться от сомнительных задач и предложений – осознание приоритетов помогает легче и без зазрений совести говорить «нет» тому, что не приносит пользы, но отвлекает от главного.

В результате использования инструментов постановки целей и управления приоритетами человек структурирует свое время, чтобы всегда успевать выполнять самое главное. Понимание первоочередных целей позволяет работать в спокойном темпе и без спешки, но с чувством удовлетворения. 

Применение специальных стратегий, например, метода постановки целей SMART, уже упоминавшихся Матрицы Эйзенхауэра и Принципа Парето, делают достижение личных и профессиональных задач более целенаправленным. В результате управление временем приобретает структурированность, становясь менее хаотичным.

Установка SMART-целей и их влияние на эффективность

Поговорим о методике SMART, помогающей сформулировать задачи так, чтобы они были понятными, реалистичными и мотивирующими. 

Основу метода раскрывает аббревиатура слов, из которых сформулировано его название:

S – specific – конкретность постановки целей, без двусмысленностей и труднопонимаемых нюансов.

M – measurable – измеримость, позволяющая оценивать прогресс.

A – achievable – достижимость, указывающая на реалистичность цели с учетом имеющихся ресурсов, времени и других возможностей.

R – relevant – соответствие цели приоритетам, убеждениям и ценностям, а также согласованность цели внешнему контексту – обстоятельствам и ситуации.

T – time-bound – ограниченность по времени и конкретные сроки, стимулирующие действовать.

К преимуществам этого метода относят:

1. Большую ясность и фокусировку – отказ от расплывчатых идей помогает точно понимать, к чему вы стремитесь.
2. Укрепление мотивации, в том числе за счет контроля прогресса – количественные показатели цели помогают отслеживать скорость движения к желаемому, что укрепляет уверенность в себе.
3. Возможности для управления процессом профессионального выгорания – реалистичность при постановке цели помогает правильно распределять силы и возможности.
4. Более качественное управление временем – сроки достижения цели позволяют структурировать время и избегать бездействия.

Чтобы легче внедрить этот новый инструмент в повседневную практику, начните с малого. Регулярно сверяйтесь с «отсмартованной» структурой, поддерживая актуальность целей и укрепляя собственную осознанность в управлении временем.

Закон Паркинсона – секрет асов тайм-менеджмента

Этот закон гласит: «Работа заполняет все отведенное на нее время». Объясняется закон следующим образом: выполнение задачи займет все отведенное на это время, и даже больше. Если отведено слишком много времени, то, вероятнее всего, процесс будет усложняться, а исполнители фокусироваться на ненужных деталях и отвлекаться.

Таким образом, установление жестких сроков увеличивает продуктивность и ускоряет процесс достижения желаемого. Этот инструмент заставляет человека эффективнее планировать время и успевать больше.

Дополнительные инструменты постановки целей и распределения приоритетов для тех, кто учится тайм-менеджменту

Помимо SMART-подхода и Закона Паркинсона существует ряд других инструментов, помогающих повысить продуктивность и контролировать течение времени.

Среди них, например:

• Техника Pomodoro – рабочие процессы выполняются спринтами по 25 минут с короткими перерывами на отдых. Подход помогает поддерживать высокую концентрацию на протяжении фиксированного времени и предотвращает возникновение усталости.
• GTD – Getting Things Done – методика предполагает обработку задач по пяти этапам: Сбор – перечисление всех актуальных задач; Анализ необходимых действий; Организация по приоритетам; Обзор – ревизия целей и задач; Выполнение. 
• Метод 1-3-5 – на каждый день планируется 1 важное дело, 3 задачи средней важности и 5 мелких задач. Подход помогает управлять нагрузкой.

Кроме того, при наличии глобальной цели, сама мысль о которой вселяет неуверенность, рекомендуем прибегать к декомпозиции. Разбивать такие цели на последовательные, четкие и мелкие задачи, которые на практике будет проще реализовать. В результате процесс становится управляемым и структурированным. Для каждой подцели и подзадачи устанавливайте собственные сроки и приоритеты. Регулярно контролируйте процесс и оценивайте промежуточные результаты, чтобы вносить коррективы и поддерживать актуальность с учетом меняющихся обстоятельств.

Такой подход снижает уровень стресса – цель больше не кажется пугающей! А ведь страх и другие деструктивные эмоции идут рука об руку с прокрастинацией – врагом № 1 грамотного тайм-менеджмента.

Планирование и структурирование дня 

Осознанное отношение к каждому дню – основа эффективного управления временем. Чем лучше он будет организован, тем больше вы успеете и большее удовлетворение получите, завершив дела. Однако планированию лучше уделять отдельное время. В спокойном и размеренном режиме удастся заложить необходимую базу, чтобы избежать хаоса и стресса на этапе реализации. 

Вот почему это важно:

1. Четкая структура дня помогает сосредоточиться на конкретных делах, а не теряться в раздумьях о том, чем заняться дальше.
2. Избежание перегрузок – хаос в делах приводит к ощущению перегруженности, когда кажется, что все эти задачи требуют одновременного решения.
3. Правильная расстановка приоритетов – специальное время, отведенное для планирования, помогает взвесить все за и против, а также объективно определить дела, представляющие значение, в том числе и в долгосрочной перспективе.
4. Экономия времени – движение по четкому списку дел ускоряет процесс работы.
5. Борьба с прокрастинацией – наличие фиксированного плана не дает откладывать дела на потом.
6. Контроль и анализ – проведение ревизии по итогам каждого дня помогает лучше осознать, как вы распределяете время. В результате удается понять, на что уходят ресурсы, и вносить коррективы в действующие подходы. 

Как ввести планирование времени в постоянную рутину

Польза планирования времени не вызывает сомнений, однако не каждому удается начать делать это на постоянной основе.

Происходит это по ряду причин:

• Отсутствие привычки – отсутствие положительного примера планирования, имевшие место неудачи в достижении поставленных когда-то целей.
• Страх утраты свободы – иногда планирование ассоциируется с утратой спонтанности и дополнительными ограничениями, лишенными гибкости.
• Непонимание пользы – человек не осознает, как новая привычка поменяет его жизнь.
• Нереалистичные ожидания – планирование не гарантирует получение желаемого без усилий, однако люди часто начинают с амбициозных устремлений и быстро разочаровываются, не получив желаемого.
• Дефицит самодисциплины – чтобы следовать плану, потребуется самоконтроль и дисциплина.
• Отсутствие веры в себя – человек боится вновь разочароваться в себе, если ему не удастся преуспеть.

Понимание этих распространенных трудностей и работа над собой помогут упростить переход на постоянное планирование времени. Чтобы облегчить эту задачу, определите собственные мотивационные крючки – зачем вам это нужно и подберите действующие для вас подходы. Важно найти то, что будет работать для вас, а не перенимать чужие советы, не соответствующие вашим убеждениям, мировоззрению и стилю жизни.

Итак, для освоения новой полезной привычки воспользуйтесь следующими стратегиями:

1. Откройте для себя ценность планирования. Выпишите позитивные изменения, которые войдут в вашу жизнь. Например: увеличение количества свободного времени, снижение стресса, повышение степени удовлетворенности работой.
2. Начинайте с простого списка задач. На первых порах не перегружайте себя сложными инструментами, ограничившись ведением списка основных дел, который поможет сфокусироваться на главных задачах.
3. Будьте реалистичны. Ставьте легкие и достижимые цели, чтобы укрепить уверенность в своих силах.
4. Изучайте и пробуйте новые инструменты тайм-менеджмента. Перенимайте различные техники и модифицируйте их под себя, чтобы на практике оценить пользу каждой из них.
5. Будьте привержены и последовательны. Дайте себе время на формирование новой привычки, внося постепенные изменения в свой распорядок.
6. Вознаграждайте себя за прогресс! Проводите регулярную ревизию планов и отмечайте, чего удалось достичь, а что требует работы. Празднуйте даже самые маленькие достижения, чтобы поддерживать свой энтузиазм.

Итак, сосредоточьтесь на простых шагах, если твердо настроены изменить жизнь к лучшему и начать эффективнее использовать время. Постепенно это станет естественной частью повседневности.

Ежедневное, недельное и долгосрочное планирование

Однако важно не ограничиваться только взглядом в следующий день – эффективное планирование времени предполагает учет дел как в краткосрочной, так и в среднесрочной и долгосрочной перспективах. Разберемся, как учитывать нюансы перспективы, рабочая со списками дел.

Краткосрочное – ежедневное – планирование. Дела, которые нужно выполнить в течение дня, основа вашей продуктивности. Чтобы преуспеть в краткосрочном планировании, распределяйте приоритеты, учитывайте временную ограниченность и используйте инструмент Time Blocking, о котором мы расскажем далее.

Среднесрочное – недельное – планирование. Это общий обзор предстоящей недели, позволяющий заранее подготовиться к важным делам и событиям. Для использования потенциала этого инструмента ставьте на начало недели крупные задачи, оценивайте прогресс и корректируйте следующие периоды. Кроме того, закладывайте время под непредвиденные ситуации и задачи.

Долгосрочное планирование – на месяцы и год вперед – инструмент достижения жизненных целей. Декомпозируйте большие цели и задачи, регулярно пересматривайте их, а также придерживайтесь дедлайнов.

Используйте эти подходы в комплексе:

1. Долгосрочные цели – ориентир для повседневных действий.
2. Ежедневное планирование – приближает к выполнению долгосрочных задач.
3. По итогам выполнения мелких задач – оценка приближения к запланированным на год результатам.

Создание идеального расписания: баланс работы и отдыха

При составлении личного расписания не забывайте о поддержании баланса, сохраняющего энергию, улучшающего концентрацию и снижающего стресс.

Создавая такое гармоничное расписание, учитывайте собственные биоритмы и пики продуктивности. Обязательно оставляйте время для отдыха и перерывов. Компенсируйте каждый рабочий слот сменой деятельности или паузой для медитации, дыхательных практик и короткой гимнастики.

Кроме того, поддержать эмоциональное состояние помогут пробелы в расписании на случай непредвиденных дел или сложностей. 

Наконец, учитывайте встречи с друзьями и родственниками, занятия спортом и хобби в списке обязательных дел, наравне с профессиональными вопросами. Насыщенная и активная жизнь создаст крепкую основу для карьерных достижений.

Техники повышения продуктивности

Чем лучше человек распоряжается временем, тем выше вероятность достижения желаемого. Однако важно не только в срок вычеркивать очередную задачу из списка дел, но и поддерживать оптимальный уровень продуктивности. Эта продуктивность балансирует на стыке следующих сфер:

1. Количество выполненных задач за период времени.
2. Качество выполненной работы.
3. Объем приложенных усилий.

Иными словами: слабые результаты вряд ли принесут пользу, например, количество ошибок в отчете снижает его ценность, даже при всех приложенных к нему усилиях. Другой вариант дисбаланса: работа на пике возможностей, когда потраченные энергия и время не приносят ничего кроме усталости. И наконец, количество сделанного не означает результативности, особенно если речь идет о мелких или неприоритетных делах, не влияющих на исход дела.

Здоровая продуктивность заключается в:

1. Выполнении необходимых задач.
2. Сохранении качества результата.
3. Взвешенном использовании ресурсов.

Речь идет о таком уровне баланса, когда человек не перегружает себя, стремясь к многозадачности или пытаясь сделать больше возможного, а о фокусировке на значимых задачах.

Здесь важно пояснить: быть занятым не равно быть продуктивным. Случается, что занятые люди делают многое, но не продвигаются к цели ни на шаг. Продуктивность приближает к цели!

Продуктивность и прокрастинация

Прокрастинация – вот, что способно свести на нет усилия по управлению временем и продуктивностью. Под этим понятием обычно понимается склонность откладывать выполнение задач на потом, причем важность и поджимающие сроки не влияют на человека. В глубине души он понимает, что необходимо действовать, однако отвлекается на менее значимые или вовсе бесполезные действия.

Прокрастинация не только не дает управлять временем, но и снижает продуктивность. В результате вместо того, чтобы продвигаться вперед и наслаждаться плодами труда, человек испытывает все растущий уровень стресса.

Для борьбы с прокрастинацией рекомендуем воспользоваться инструментом из когнитивно-поведенческой терапии, который называется «5 минут». Работает этот инструмент самым простым способом: если не хочется браться за дело, пообещайте себе посвятить хотя бы 5 минут задаче, которую откладываете. Беритесь за дело, а по прошествии этих 5 минут, если не чувствуете решимости двигаться дальше, позвольте себе паузу на отдых. Вероятнее всего, вы продолжите, а остановитесь только, когда дело будет закончено на 100 %.

Блокировка времени для глубокого фокуса (Time Blocking)

Для большего контроля над расписанием используйте технику блокировки времени, согласно которой день разделяется на тематические блоки, посвященные решению конкретной задачи или работу над каким-либо проектом.

Этот подход улучшает организованность и дисциплину за счет распределения задач по категориям, а также повышает концентрацию – в рамках одного тематического блока можно полностью погрузиться в процесс.

Попробуйте модифицировать этот инструмент по собственному усмотрению:

• Посвящать блоки выполнению конкретной задачи или вида деятельности.
• Группировать похожие задачи, последовательное выполнение которых снижает когнитивную нагрузку.
• Назначать тематические дни, чтобы посвящать их определенному типу задач или проектов.
• Ограничивать время работы над задачей или проектом, чтобы управлять продуктивностью (вспоминаем Закон Паркинсона).

Микрорешения и привычки, увеличивающие эффективность

Расскажем о ряде стратегий, помогающих повысить личную эффективность.

• Правило 2 минут – если предстоит выполнить дело, которое занимает менее 2 минут, немедленно приступите к нему. Не стоит откладывать его или вносить в список дел. Спросите себя: «Сколько времени это займет», «Возможно ли это сделать прямо сейчас?», «Соответствует ли это приоритетам». Убедившись в правильности решения, действуйте.
  Помните, что накопление десятков мелких задач отвлекает и не дает сконцентрироваться на важных делах. Выполнение этих пустяков в первую очередь наводит порядок в голове и оставляет пространство для сосредоточения на главном. Наконец, такой подход дарит ощущение маленькой победы, укрепляя уверенность в себе и мотивацию.
• Устранение отвлекающих факторов – выключите на время работы или занятий телефон или оставьте его в другой комнате; используйте наушники с шумоподавлением или включайте расслабляющую музыку для работы; обеспечьте себя всем необходимым: пусть под рукой будут вода, письменные принадлежности и другие приятные мелочи, помогающие сконцентрироваться, например, ароматическое масло для усиления когнитивной функции.
• Регулярные перерывы в работе – человек не способен на протяжении долгого времени поддерживать концентрацию, поэтому лучшая альтернатива для поддержания работоспособности – паузы для отдыха. Автоматизировать этот процесс помогает техника Помодоро, о которой мы уже рассказывали в этой статье. Этот инструмент подойдет тем, кому сложно поддерживать дисциплину и возвращаться к работе после перерывов.
• Синхронизация с личными пиками продуктивности – используйте период высокой работоспособности для выполнения важных задач. Если не знаете времени собственных пиков продуктивности, попробуйте один день выполнять приоритетные задачи утром, а в другой – вечером. По результатам оцените, когда вы чувствовали себя лучше всего и были полностью удовлетворены результатами.

Работа с отвлечениями и многозадачностью

Многозадачность – это одновременная работа над двумя или более задачами, а также переключение с одного дела на другое. Правда заключается в том, что человек справляется с несколькими задачами не так хорошо, как кажется. Напротив, исследователи сходятся во мнении, что многозадачность ослабляет продуктивность, ухудшает способность к концентрации внимания и негативно сказывается на работоспособности. Дело в том, что во время эпизодов многозадачности человек вынужден оперативно переключать внимание между делами, и в результате чувствует себя более рассеянным. Разберемся подробнее в этом феномене.

Влияние многозадачности на эффективность: мифы и реальность

Стоит признать: мы работаем медленнее и с меньшей эффективностью, когда одновременно выполняем несколько задач. Энергетические и когнитивные затраты на распределение внимания повышают умственные нагрузки. И вот почему это так: в такие периоды человек на бессознательном уровне выполняет ряд когнитивных задач. К ним относят, например:

1. Постановку новой цели – принятие решения о смене выполняемой задачи.
2. Адаптацию – переключение на правила, которые применяются для выполнения новой задачи.
3. Сбор информации, необходимой для выполнения новой задачи.

Накапливающаяся усталость приводит к увеличению количества ошибок и небрежностей, а в случае с потенциально опасными видами деятельности (вождение, работа на производстве) и к катастрофическим последствиям.

Кроме того, некоторые исследователи пришли к выводу – в долгосрочной перспективе многозадачность приводит к хроническому стрессу и ухудшению когнитивных способностей.

Если вы наблюдаете, что многозадачность негативно влияет на продуктивность и способность к управлению временем, попробуйте следующие стратегии:

• Используйте правило 20 минут – постарайтесь посвятить 100 % внимания одной задачи на период до 20 минут и только после этого переключайтесь на другое дело.
• Практикуйте осознанность – включенность в текущий момент поможет замечать ситуации, когда вы занимаетесь несколькими делами одновременно.
• Обнаружив, что занимаетесь двумя делами одновременно, оцените, что вы пытаетесь сделать и что требует первоочередного внимания. Доделайте эту – важную – задачу, а затем переключайтесь на второе дело.

Методы борьбы с отвлечениями: цифровой детокс, ограничение уведомлений

Текущий уровень развития культуры и общества будто бы подталкивает заниматься несколькими делами одновременно: едешь на работу за рулем, параллельно слушаешь подкаст; готовишь отчет и периодически просматриваешь ленту социальных сетей или новостные Телеграм-каналы. Однако такое положение вещей, ставшее нормой, сильно сказывается на способности к концентрации и продуктивности.

Информационный шум и другие отвлекающие факторы перегружают, поэтому стоит периодически ограничивать себя от чрезмерного взаимодействия с технологиями. Возьмите время под контроль со следующими стратегиями:

1. Установите четкие временные интервалы для работы с гаджетами: например, только два раза в день проверяйте социальные сети и новостные ленты.
2. Устанавливайте режим «Не беспокоить», отключающий уведомления, на время работы с важными задачами.
3. Практикуйте осознанность и развивайте способность к поддержанию внутренней тишины, чтобы естественным образом удерживать во внимании только главное.

Периодически практикуйте цифровой детокс – дни, когда не взаимодействуете с источниками информации. Такая практика благоприятно сказывается на поддержании внутреннего баланса и гармонии, а также улучшает психическое и физическое здоровье.

Расскажем о том, как провести цифровой детокс:

1. Выберите конкретный временной интервал, в который откажетесь от цифровых устройств (пару часов, день или выходные).
2. Сообщите коллегам, близким людям и друзьям о планах, чтобы они не беспокоились о вашем отсутствии.
3. Найдите альтернативные занятия: почитайте, займитесь спортом или хобби.

Известен и более радикальный вариант цифрового детокса, подобный випасане, он предполагает полный отказ от получения внешней информации, а наблюдение за собственными мыслями, эмоциями и телесными ощущениями. Для проведения такого ретрита не требуется уезжать далеко за город – останьтесь в одиночестве и сконцентрируйтесь на себе.

Как работать в условиях постоянного информационного потока

Поговорим подробнее о том, как управлять временем, достигать поставленных задач и желаемых целей, в условиях нескончаемого информационного шума. Когда столько сторонних лиц бьется за внимание человека, крайне важно уметь расставлять приоритеты и строго придерживаться их.

Чтобы избежать лишних соблазнов и отвлекающих факторов, сократите количество окружающих вас источников информации. Читайте только те ресурсы, которые действительно важны для вашей работы и личностного роста.

И даже эти – проверенные – ресурсы изучайте через призму критического мышления, анализируя получаемую информацию и принимая к сведению только, что имеет для вас смысл.

Энергия и концентрация: как сохранить продуктивность в течение дня

Когда система планирования и управления временем отлажена до идеала, приходит черед ревизии других ресурсов – сил и энергии должно хватать для всех свершений. Даже тщательно составленный и выверенный распорядок не принесет пользы, если вы чувствуете постоянную усталость. В этой связи на первый план выходит необходимость поддержания здорового уровня энергии на протяжении дня.

Поговорим о том, как повысить продуктивность, чувствовать себя бодрым и энергичным каждый день, а также быть готовым к любым задачам и вызовам.

Управление биоритмами для максимальной концентрации

Биоритмы – это внутренние часы организма, отмеряющие физическую и умственную активность. Важно научиться использовать этот сложный природный механизм в собственных интересах и определить личные часы наибольшей продуктивности, а также ее пики.

На протяжении пары недель наблюдайте, в какие периоды дня вы чувствуете прилив сил и концентрации, а когда наступает спад.

Исходя из этих наблюдений, начните планировать наиболее важные дела на время пиковой продуктивности, а рутинные задачи – выполняйте в периоды падения энергии.

Чтобы синхронизироваться с внутренними часами, придерживайтесь отстроенного режима дня: ложитесь и вставайте в одно и то же время, питайтесь по распорядку, не допуская пропусков – это поможет стабилизировать биоритмы.

Сон, питание и физические нагрузки для продуктивности

Полноценный ночной отдых крайне важен для поддержания стабильного уровня энергии и работоспособности. Бессонные ночи и накапливающийся дефицит сна приводят к снижению концентрации внимания – в такие периоды тяжело удерживать внимание на задачах и доводить начатые дела до конца. Кроме того, на фоне недостатка сна снижается и эмоциональный фон – человека мучают перепады настроения, раздражительность, появляется и нездоровый пессимизм.

Старайтесь спать не менее 7-8 часов в сутки, а чтобы повысить качество сна и сбалансировать его фазы, позаботьтесь о качественном расслаблении в вечернее время. Этому способствует уютная домашняя атмосфера, приглушенный свет, проветривание помещения и следование ряду других практик гигиены сна.

Питание, служащее топливом для организма, также поможет поддерживать работоспособность. Начало дня и завтрак – основа для свершений и побед, поэтому позаботьтесь о том, чтобы первая трапеза была здоровой и содержала необходимые микроэлементы. Выбирайте белковые блюда со сложными углеводами и омега-3 жирными кислотами.

Не отказывайте себе и в чашечке ароматного кофе, стараясь превратить приготовление и прием этого напитка в волшебный ритуал, помогающий настроиться на продуктивный день. Придерживайтесь принципа баланса и умеренности! Помните, что чрезмерное употребление кофе способно привести к негативным последствиям, в том числе к развитию тревожности, сложностям с засыпанием и повышению артериального давления.

«В здоровом теле – здоровых дух» – слоган всех стремящихся к высокой продуктивности людей. Занимайтесь спортом и проводите больше времени на свежем воздухе, чтобы улучшить циркуляцию крови, усилить насыщение мозга кислородом и очистить разум. Выражение «проветрить голову» вошло в обиход не зря! Скоро вы заметите повышение ясности ума и улучшение концентрации, ведь регулярные тренировки помогают сменить обстановку, восполнить ресурсы и получить дополнительный заряд бодрости.

Кстати, исследования показывают, что тренировки на природе и даже прогулки по красивым заповедным местам увеличивают творческий потенциал. Поэтому инвестиции в такой досуг окупается дивидендами – новыми идеями и креативными решениями. Не исключено, что во время одной из такой прогулок обнаружатся неоптимальные процессы, только расходующие время; люди – берущие, но не дающие ничего взамен; убеждения, мешающие раскрывать потенциал и рационально использовать данные нам возможности.

Как повысить ментальную энергию

В свете изучения темы продуктивности не стоит забывать и о ментальной энергии – способности использовать умственные ресурсы для выполнения когнитивных задач. Речь идет о бодрости, готовности к новому опыту и желании принимать решения, работать над проблемами, вкладываться в дело и воспринимать всю приходящую информацию.

Причем на уровень ментальной энергии влияет целый ряд факторов:

• Мотивация.
• Физическое состояние.
• Психическое здоровье.
• Запас физических сил.
• Продолжительность и качество сна.
• Сбалансированность питания.
• Наличие хронического стресса или признаков выгорания.
• Окружающая среда: освещенность пространства, температура за окном, наличие солнечного света.

Невзирая на эти факторы, мы способны влиять на уровень ментальной энергии. Достигается это с помощью следующих практик:

1. Медитация – эффективный способ восстановления и укрепления сил. Найдите хотя бы 5-10 минут в день, чтобы сонастроиться на тишину, насладиться красотой и гармонией внутреннего мира, и с новыми силами вернуться к повседневным делам.
2. Дыхательные практики – дыхание способно быстро изменить эмоциональное состояние и настроить на нужную волну. Чтобы поднять ментальный тонус и почувствовать себя бодрее, попробуйте дышать по системе «4-4-6». На четыре счета делайте глубокий вдох, на 4 – задержите дыхание, а на 6 счетов – медленно выдыхайте.
   Кроме того, в практике Кундалини-йоги используется техника Дыхание огня, которая заключается в энергичных выдохах с сокращением диафрагмы и пассивными вдохами. Такое упражнение стимулирует работу множества систем организма и помогает избавиться от лишних токсинов. Наконец, это средство № 1 для стимуляции праны – жизненной энергии, согласно индийской философии. Осваивать Дыхание огня лучше с опытным учителем йоги, который поставит правильную технику и научит постепенно наращивать интенсивность дыхания.
3. Прослушивание энергичной музыки – бодрые композиции способны быстро зарядить энергией и поднять настроение. Такая музыка задействует центры удовольствия, ускоряет выброс дофамина и других нейромедиаторов, приносящих радость и приятные ощущения.

Делегирование и автоматизация задач

Осваивая управление временем, помните, что в сутках все-таки ограниченное количество часов. Поэтому каким бы асом в тайм-менеджменте вы не стали, что-то придется перепоручать другим людям, а отдельные – рутинные задачи – автоматизировать. Впрочем, такие инструменты как Матрица Эйзенхауэра, например, и вовсе показывают, что от некоторых из дел можно и отказаться без ущерба финальному результату.

Разберемся, как найти возможности для того, чтобы заниматься тем, что доставляет удовольствие и окупается удвоенными инвестициями.

Так, человеку доступны способы умного управления временем, помогающие освобождать энергию для достижения стратегических целей.

Делегирование – ключ к освобождению времени

Делегирование заключается в передаче задач и обязанностей другим людям, что позволяет:

1. Передавать рутинные и менее важные дела исполнителям, а самому концентрироваться на сложных вопросах, которые другие сотрудники не смогут решить.
2. Ускорять выполнение задач и повышать качество результата. Специалист в своей области, например, дизайнер быстрее подготовит презентацию, чем сотрудник, не обладающий этой компетенцией.
3. Снижать нагрузку. Распределение задач по исполнителям позволяет избежать перегрузки и лишнего стресса.
4. Развивать команду. Делегирование задач сотрудникам способствует их профессиональному развитию, что помогает строить сильную команду.

Как определить, что делегировать или автоматизировать

Чтобы с пользой использовать делегирование, определите, какие задачи действительно требуют исключительно вашего внимания и участия. Делать этот выбор стоит, отбросив мысль о том, что никто не сделает это лучше вас. Вместо этого спросите себя:

1. Какие таланты и навыки я использую или развиваю для решения этой задачи. Если дело не работает вам на благо от него стоит отказаться в пользу других исполнителей.
2. Как часто эта задача повторяется. Регулярные и рутинные вопросы, которые часто решаются по шаблону, стоит автоматизировать, либо передать исполнителю.
3. Сколько времени занимает решение этой задачи и соответствуют ли эти затраты долгосрочной выгоде. Если задача требует большого количества времени, например, на решение уходит половина рабочего дня, а результат не работает на стратегические цели, она точно подлежит делегированию.

Определившись с перечнем задач, которые предстоит перепоручить другим людям, оцените свою команду и коллег. Успешное делегирование заключается и в подборе исполнителей, обладающих соответствующим набором навыков и компетенций. Ситуация, в которой подходящего сотрудника нет, указывает на необходимость расширения команды или назревшую потребность в дополнительной подготовке сотрудников.

Конечно, не стоит забывать о том, что новое время приносит и новые возможности по автоматизации процессов. Сегодня технологии используются для:

• Отслеживания контроля выполнения задач и соответствия рабочих процессов графикам.
• Переписки с клиентами по электронной почте или в мессенджерах (с помощью чат-ботов, сортировки писем и настройки автоматических правил).
• Сбора и подготовки отчетности, в том числе в области бухгалтерии и финансов.

Доверяйте технологиям! Но, прежде чем автоматизировать привычные процессы, убедитесь, что ход выполнения задачи протестирован вручную, понятен и прозрачен. После этого разрабатывайте алгоритм выполнения в автоматическом режиме. Это и облегчит переход, и поможет избежать возможных ошибок.

Использование инструментов делегирования и автоматизации откроет новые горизонты продуктивности и управления временем.

Управление временем и FOMO

Сталкивались ли вы с аббревиатурой FOMO, которая расшифровывается как Fear Of Missing Out – страх упустить что-то важное и ощущение, что кто-то получает лучший опыт, использует все шансы и возможности, пока вы остаетесь в стороне. Потребность быть в курсе событий, подпитываемая социальными сетями и стремительными средствами массовой информации, а иногда и социальное давление приводят к тому, что человек начинает постоянно сравнивать собственную жизнь с жизнями других.

Эти деструктивные чувства и эмоции мешают фокусироваться на текущих задачах, приводят к усталости и выгоранию. Есть и другая проблема: FOMO часто заставляет переключаться на второстепенные задачи и дела, которые не приносят реальной пользы. Изучение афиш предстоящих культурных событий или часы, проведенные на маркетплейсах, – показательный тому пример.

Чтобы избежать такого состояния почаще спрашивайте себя «На что я трачу время?», «Действительно ли это важно?». Будьте в контакте с самим собой, чтобы периодически корректировать курс своего движения и жить лучшей жизнью. 

Иногда пропуск чего-то не приводит к негативным последствиям, особенно, когда это высвобождает время и энергию для ваших истинных интересов.

Важно признавать пределы своих возможностей. Помните, что здоровье и ментальное благополучие важнее любых достижений! Поэтому научитесь говорить «нет», новым возможностям и задачам, которые не соответствуют вашим целям, ценностям и убеждениям. Каждое «нет» открывает дорогу к тому, что будет принадлежать только вам.