Даже самому умелому руководителю непросто самостоятельно спланировать будущее компании. Для этого полезно вовлекать команду, устраивая специальные мероприятия для разработки стратегии, без нее и конкретного плана бизнесу сложно расти. В новой статье Академии социальных технологий расскажем, как правильно организовать стратсессию, чтобы принести максимум пользы компании.

Стратегическая сессия: что это и зачем их проводят

Стратсессия — это встреча, где руководители и сотрудники вместе обсуждают перспективы развития. Они решают, какое будущее хотят построить и как туда прийти. Часто на таких встречах обнаруживаются препятствия, мешающие росту бизнеса. Устраняя их, компания быстрее достигает целей.

Встреча помогает согласовать планы и выработать общие решения. Грамотная подготовка делает стратсессию мощным инструментом развития бизнеса. Но если подойти к делу халатно, есть риск упустить ценные возможности.

Когда компании нужна стратегическая сессия

Сегодня проведение стратсессии перестает быть рутинным мероприятием и становится жизненно необходимым. Главное отличие от совещаний — глубина и дальновидность принимаемых решений.

Цель мероприятия — составить план на продолжительный срок, поэтому чаще такие события проходят в начале или конце года. Но иногда их приходится проводить срочно из-за серьезных перемен на рынке или внутри компании.

Формат сессии тоже отличается от совещаний: каждый сотрудник может свободно предлагать идеи, которые обсуждаются всеми участниками. Затем выбирают удачные варианты и фиксируют в письменном виде.

Есть три признака, показывающие, что нужна стратсессия:

1. Рост компании сопровождается проблемами управления: проектов много, ответственность размазана, топ-менеджер захлебывается в потоках задач.
2. Нет ясности в развитии: инициативы возникают стихийно, приоритеты скачут, стратегия существует лишь на бумаге и никому не интересна.
3. Внешняя ситуация резко изменилась: крупный заказчик ушел, возник сильный конкурент, рынок поменялся — старая стратегия больше не работает.

Лучшего времени для запуска стратегии не бывает. Правильное решение — начать прямо сейчас. Чем быстрее меняется окружающая среда, тем чаще стоит обновлять стратегию.

Чем стратегическая сессия не является и какие задачи решить не может

Сегодня стратсессиями часто называют почти любое событие: брейнштормы, встречи или мастер-классы по планированию. Каждое такое мероприятие приносит пользу, но далеко не каждое заслуживает называться стратегическим.

Отличие сессии — переход от оперативного уровня к стратегическому мышлению. Совещание решает текущие вопросы, а цель стратсессии — увидеть общее направление развития, выявить угрозы, расставить приоритеты. Такой формат плохо подходит, если надо принять простое решение, выбрав из известных вариантов.

Ключевые результаты стратегической сессии

Правильно проведенное мероприятие обеспечивает реальный результат: достигаются цели, решаются важные задачи, рождаются новые идеи.

Участие в сессии для коллектива дает следующее:

• Общий взгляд на ситуацию. Участники приходят к общему пониманию задач и целей, видят картину развития и понимают, куда движутся.
• План действий. Каждый сотрудник ясно видит, что ему нужно сделать уже сегодня и завтра, чтобы через год прийти к запланированной цели.
• Выявление скрытых проблем. Конфликты и недопонимания, которые раньше оставались незамеченными, теперь открыто обсуждаются и устраняются.
• Укрепление командного духа. Совместная работа повышает доверие и укрепляет атмосферу сотрудничества, создавая благоприятную среду для развития.

Важно помнить, что успех зависит не от количества потраченного времени, а от качества полученных инструментов и решений. После мероприятия у команды должна быть четкая карта действий и готовый механизм внедрения изменений.

Но даже тщательная подготовка не гарантирует идеальный исход. Есть риски, которые могут испортить результаты:

• Увлечение оперативными делами вместо стратегического взгляда. Когда участники фокусируются на мелких задачах, теряется связь с общей картиной и долгосрочными целями.
• Скрытые конфликты внутри команды. Руководители подразделений стремятся защищать интересы своих структур, борются за бюджеты и влияние, мешая выработке эффективных совместных решений.
• Боязнь ошибок и желание все довести до идеала. Постоянные поиски наилучших вариантов приводят к параличу решений, бесконечным дискуссиям и отсутствию конкретных результатов.

Стратегические собрания помогают объединить команду и способствуют появлению интересных идей. Общими усилиями сотрудники быстрее находят выходы и сильнее вовлекаются в рабочий процесс. Такие встречи создают условия для творческого подхода и свободного обмена мыслями, что нередко приводит к рождению полезных предложений и свежих решений.

Форматы стратегических сессий

Разделяют два типа стратсессий: классический и тематический.

1. Классическая

Перед началом проводят подробный анализ разных сфер: маркетинга, производства, цен, управления изменениями и прочего. Сама встреча длится 1–3 дня, а подготовка занимает от нескольких недель до нескольких месяцев. Основная цель — сформировать представление о будущем на ближайшие 3–10 лет.

2. Тематическая

Здесь концентрируют внимание на конкретной теме, например, поиске способов выхода из кризиса или запуске новых товаров. Такой подход позволяет углубленнее изучить проблему и сэкономить время.

Мероприятия могут проходить очно — обычная встреча в офисе, онлайн — удобно для удаленных участников, также бывает смешанный формат — комбинация обоих предыдущих типов.

Также стратсессии различают в зависимости от нужд бизнеса:

• Определение миссии — главная цель и смысл, ценности и правила поведения.
• Создание стратегии — составление планов и программ для роста и расширения.
• Текущие задачи: помощь среднему и крупному бизнесу регулярно проверять правильность выбранного пути и избегать отставания.
• Творческое мышление — форсайты, помогающие представить компанию через 5–10 лет.

Смысл любой стратсессий вне зависимости от формата — спроектировать будущее так, чтобы оно было принято и реализовано командой добровольно и осознанно.

Как подготовить и провести стратегическую сессию

Подготовка к стратегическому мероприятию — важная часть процесса, которая занимает 2–3 недели. Сначала нужно четко определить цели. Затем начинаются этапы подготовки: сначала собирают мнения участников, потом выстраивают структуру сессии, включая порядок обсуждения и способы подачи материала. Параллельно выбирают время и место проведения, определяют формат (очный или онлайн) и рассчитывают бюджет.

Как подготовиться к стратегической сессии 

Стратсессия начинается с серьезной подготовки, от ее глубины зависит, насколько успешным будет само мероприятие.

Подготовка включает:

1. Диагностика текущей ситуации

Чтобы встреча прошла продуктивно, важно проанализировать текущее состояние бизнеса и выяснить, что мешает развиваться. Зафиксируйте плюсы и минусы, изучите внешние факторы, влияющие на бизнес. Используйте SWOT-анализ для выявления сильных и слабых сторон, перспектив и угроз.

2. Сбор аналитики и цифр

Без объективных данных невозможно строить реалистичные прогнозы и ставить достижимые цели. Проанализируйте финансовые результаты, продажи, динамику расходов. Оцените рентабельность, окупаемость инвестиций, положение конкурентов. Подготовьте визуализацию информации, графики и таблицы, чтобы облегчить восприятие информации.

3. Формулирование вопросов

Определите главные вопросы, которые будут рассматриваться: что беспокоит, какие проблемы стоят перед компанией, что мешает реализовать потенциал. Запишите эти вопросы заранее, обсудите их с коллегами, убедитесь, что все понимают их одинаково.

Кто должен выполнять роль модератора и в чем она заключается

Часто кажется, что главное — состав участников, а не ведущий. Но именно профессиональный модератор — гарантия того, что замыслы воплотятся в жизнь, а не останутся на бумаге.

Модератор — это организатор процесса, который ведет команду к нужным решениям. Он сочетает умения конструктора и режиссера, формируя логичную структуру обсуждения.

Какие задачи решает модератор:

1.  Поддерживает дисциплину обсуждения. Группа легко может уйти в пустую болтовню, если ведущий не вмешается. Он устанавливает правила игры: какие вопросы рассматривать, какими методами, сколько времени тратить. Ведущий следит, чтобы разговор оставался конструктивным и по существу.
2. Включает всех в обсуждение. Всегда есть активные лидеры, заглушающие других. Работа модератора — заставить прислушиваться к мнению каждого, выравнивая давление статуса и давая слово всем участникам.
3. Рациональное распоряжение временем. Часто на мероприятии теряют драгоценные часы, говоря обо всем подряд. Модератор контролирует ход обсуждения, меняет углы обзора, вовремя возвращая беседу к ключевым вопросам.
4. Справляется с конфликтами. Часто споры разгораются вокруг значительных ресурсов: бюджета, кадров, полномочий. Компетентный модератор чувствует начало конфликта и аккуратно выводит его в конструктивную плоскость, добиваясь взаимовыгодного компромисса.
5. Документирует итоги. Любая прекрасная мысль улетучится, если не зафиксирована. Задача модератора — оформить решения так, чтобы они были понятны и выполнимы. Полезно составлять план, прописывая задачи, сроки и ответственных.

Модератор не обязан быть экспертом во всех сферах бизнеса, но должен уметь подбирать нужные инструменты для каждой ситуации. Это не шоумен и не спикер, а профессионал, сопровождающий управленцев в принятии коллективных решений.

Как проходит стратегическая сессия? План проведения

Обычно сценарий стратсессии включает пять главных этапов, каждый из которых направлен на повышение активности и качественное решение вопросов.

Первый этап — знакомство и мотивация. Модератор объясняет цель встречи, заряжает участников энтузиазмом и настраивает на сотрудничество.

Второй этап — анализ ситуации. Менеджеры рассказывают о результатах рыночных исследований, показателях продаж, опросах потребителей. Задача — честно оценить все стороны, выявить зоны роста и ограничения.

Третий этап — обсуждение. Участников делят на группы, каждая из которых генерирует как можно больше идей без оценок и фильтров. Это помогает сотрудникам мыслить свободно и творчески.

Четвертый этап — презентация идей. Рабочие группы демонстрируют свои лучшие предложения, аргументируют их преимущества и участвуют в открытых дебатах.

Завершается сессия подведением итогов. Модератор собирает и суммирует полученные идеи, формирует итоговый отчет. Результаты могут включать новую стратегию, обновление миссии, идеи для продуктов — в зависимости от первоначальной цели мероприятия.

Что происходит после стратегической сессии

Успешная стратсессия — это не только яркие впечатления, но и четкий план дальнейших мероприятий. Работа продолжается и после окончания встречи.

По итогам стратсессии:

1. Создают дорожную карту. Основываясь на утвержденной стратегии, целях и векторах развития, формируется детализированный план. Уже на этом этапе целесообразно разделить стратегические задачи на конкретные шаги, назначить ответственных и установить контрольные точки.

2. Информируют команду. Необходимо поделиться результатами сессии с теми сотрудниками, кто не принимал непосредственного участия в мероприятии. Выводы и заключения доводятся до всех работников компании на общем собрании. Важно предоставить возможность задать уточняющие вопросы, обсудить нюансы и почувствовать сопричастность к важным изменениям.

3. Активируют коллективное мышление. Если штат компании небольшой (до 50 человек), целесообразно подключить сотрудников к дальнейшей работе над проектом. Можно попросить их рассмотреть дополнительные риски и шансы. Участие сотрудников в доработке плана не только усиливает чувство причастности, но и позволяет заметить детали, пропущенные на начальном этапе разработки.

Хорошо проведенная встреча оставляет заметные следы в структуре управления компанией: принятие решений становится быстрым и качественным, каждая инициатива приобретает большую точность и обоснованность, а нагрузка на высшее руководство уменьшается, поскольку появляются механизмы делегирования и автономности.

И конечно, центральный итог хорошей сессии — появление единой цели, вокруг которой объединяются все сотрудники компании. Вначале этот процесс вызывает некоторое напряжение, так как у каждого собственная позиция. Но постепенно формируются дополнения и конструктивные предложения, которые укрепляют общую позицию и обеспечивают готовность к движению вперед.