Мониторинг показателей производительности — задача, которую не каждая компания решает успешно. Нередко внедряемые инструменты оказываются недостаточно результативными. Чтобы улучшить процессы, корректно ставить цели и достигать их, используются такие методы, как KPI и OKR. Важно не только различать эти подходы, но и учитывать особенности конкретного бизнеса при их применении. В новой статье Академии социальных технологий проанализируем особенности методик, рассмотрим различия между ними и ошибки при реализации.

Что такое KPI и в чем его преимущества

KPI, или ключевые показатели эффективности считается главным инструментом для оценки результативности работы организаций, их подразделений, проектных групп и отдельных работников. Эти метрики отражают степень достижения поставленных задач. Система тесно связана с концепцией управления, где каждая цель сопровождается конкретными показателями, позволяющими оценить ее успех.

Методика включает:

1. Цель. Конкретная задача, к которой стремится организация или команда.
2. Индикаторы успеха. Количественные и качественные параметры, демонстрирующие продвижение к достижению цели.
3. Уровни достижения. Включают пороговые значения (минимум), целевые и максимальные (перевыполнение).
4. Вес значимости. Коэффициент, определяющий важность конкретной цели или показателя среди остальных.

Показатели подбирают исходя из стратегических, тактических и глобальных задач бизнеса. Их формулируются в виде цифр или процентов, что помогает фиксировать прогресс.

Преимущества системы:

• Объективная оценка результатов. Благодаря количественным показателям легко оценивать результат работы команды, конкретного мероприятия или компании.
• Идентификация проблем и вариантов роста. Достигая показателей в срок, понимаете, что двигаетесь в верном направлении. В противном случае становится очевидной необходимость анализа проблемных зон. Это полезно, чтоб вовремя скорректировать задачи, избежав ненужных затрат.
• Планирование и принятие решений. Постоянное наблюдение за KPI помогает планировать стратегии развития, прогнозы расходов и прибыли.

Несмотря на универсальность, система эффективна для стандартных, повторяющихся процессов. Когда перед организацией встают новые, менее предсказуемые вызовы, подход потребует адаптации.

Что такое OKR и зачем он нужен

OKR, или цели и ключевые результаты, представляет собой новаторский подход к постановке заданий, который помогает увидеть направление развития.

Эта методика особенно востребована в тех случаях, когда стартапы стремительно трансформируются в крупные корпорации с многомиллиардными оборотами. Подход подойдет компаниям, столкнувшимся с отсутствием четкой стратегии или сложностью в измерении прогресса. Помимо этого, подход незаменим, когда возникает потребность в адаптации к переменам. Эта методика помогает пересматривать цели и результаты ежеквартально или даже ежемесячно, обеспечивая оперативность реакции на изменения.

Методика обладает рядом преимуществ, которые делают ее востребованной в бизнес-реалиях:

1. Благодаря системе, задачи становятся понятными для каждого работника, повышая вовлеченность сотрудников.
2. Методика предусматривает возможность регулярного пересмотра целей, что помогает быстро адаптироваться к изменениям.
3. Результаты легко измеримы, это помогает точнее оценивать достигнутый прогресс и корректировать дальнейшую стратегию.
4. Фокус на достижение финального результата мотивирует людей экспериментировать с новыми подходами и разрабатывать креативные решения, выходя за рамки привычных методов работы.

Ключевые различия между KPI и OKR

Несмотря на то что обе системы фокусируют внимание на конкретных и временных целях, между ними есть различия:

1. Амбициозность задач

В KPI успех подразумевает обязательное полное достижение показателей. OKR допускает частичный результат (скажем, 70% выполнения), что вдохновляет сотрудников выходить за пределы обыденности и ставит перед ними вызовы.

2. Формулировка целей

KPI традиционно сосредоточены на количественных метриках: доля рынка, объемы продаж, производительность. В OKR задачи чаще ставятся качественно, с уклоном на амбициозность.

3. Мотивация команды

В OKR больше внимания уделено стимулированию сотрудников, в то время как KPI игнорируют персональные способности людей. OKR помогает раскрыть потенциал сотрудников через инициативу.

4. Сроки

Оба подхода подразумевают соблюдение временных рамок, поскольку важны бюджетные планы, прибыль и рентабельность. Но в OKR прогресс отслеживается пошагово, что обеспечивает гибкий контроль и помогает корректировать процесс задолго до завершения отчетного периода.

Организации могут комбинировать применение подходов, используя сильные стороны каждой методики для повышения результативности.

Как внедрить систему OKR в компании

Реализации подхода содействуют амбициозность и непоколебимая приверженность целям со стороны руководства. Важно осознавать, что это не просто инструмент управления, а комплексная философия, основанная на участии всей команды. Этот процесс требует поэтапного внедрения и перестройки корпоративной культуры.

Результативность OKR как комплексной системы напрямую обусловлена синхронной работой всех ее элементов. Даже малейший сбой на одном из этапов способен поставить под угрозу весь процесс. Поэтому внедрение подхода требует тщательного планирования и анализа на каждом шаге.

Стартом станет формирование общих корпоративных целей на уровне высшего руководства и определение приоритетов. Это заложит фундамент для последующей разработки персональных OKR для подразделений и сотрудников, обеспечивающих соответствие общим стратегическим задачам.

Следующим шагом будет проведение тренингов для команды, детально раскрывающих суть методики, ее преимущества и механизмы. Очень важно, чтобы каждый работник понимал основополагающие принципы системы.

Затем важно создать схему мониторинга прогресса. Постоянный контроль исполнения задач посредством регулярных отчетов и обсуждений на еженедельных или ежемесячных совещаниях обеспечит отслеживание выполнения планов.

Дополнительно важно регулярно пересматривать и корректировать подход каждые три-шесть месяцев.

Факторами успеха также выступают поддержка топ-менеджмента и сведение бюрократических процедур к минимуму. Лидерам стоит быть примером и вдохновлять команду. Система должна восприниматься как средство развития, а не жесткий контроль.

Как правильно формулировать KPI и OKR

KPI фокусируется на измерении показателей и улучшении текущих процессов, OKR служит для формулирования амбициозных и стратегических целей. Рассмотрим, каким образом правильно устанавливать обе категории целей.

Как устанавливать KPI:

• Формулируйте измеримые и реалистичные цели. Чрезмерно завышенные ожидания могут снизить мотивацию персонала.
• Определите критерии оценки и разработайте формулу расчета KPI. Если продуктивность зависит от нескольких факторов, объедините их в единую формулу.
• Ознакомьте команду с установленными показателями. Они должны четко понимать задания и иметь возможность самостоятельно отслеживать прогресс.
• Подберите подходящий метод мотивации. Персональные KPI, как правило, предусматривают бонусные программы.

Как ставить OKR:

• Сформулируйте задачу, сосредоточившись исключительно на конечном результате, не указывая конкретных способов ее достижения.
• Разделите главную цель между подразделениями. Каждый отдел разрабатывает собственные локальные цели, исходя из общего вектора.
• Для каждой цели определите 3–5 показателей результата, которые должны точно быть ясными и легко измеряемыми.
• Обеспечьте полное информирование сотрудников о желаемых результатах. Интегрируйте их в организационную структуру, начиная с общекорпоративных и заканчивая персональными показателями. Разработайте наглядную схему, отражающую роли, обязанности и цели каждого члена коллектива. Это даст подчиненным возможность видеть задачи и успехи коллег, повышая уровень взаимопонимания и вовлеченности.

Выбор между подходами определяется спецификой бизнеса и текущими задачами. Оба инструмента требуют системного применения и периодического пересмотра для обеспечения роста и достижения оптимальных результатов.

Ошибки при внедрении и как их избежать

На начальном этапе внедрения новых инструментов критически важно внимательно мониторить поведение сотрудников и фиксировать первые итоги, ведь даже минимальные ошибки окажут значительное влияние на результативность выбранного подхода.

OKR — это не просто инструмент, а полноценная управленческая философия, которую важно гармонично интегрировать в действующую систему менеджмента, включая KPI. В числе частых ошибок — попытка внедрить подходы без учета их взаимосвязей с друг другом, что ведет к нарушению баланса в управлении.

Другая серьезная ошибка — путаница между двумя подходами. Чтобы избежать этого, следует четко разделять амбициозные метрики, направленные на рост, и отделить их от вопросов вознаграждения. Смешение этих концептов приведет к снижению мотивации и ухудшению общей динамики.

Нехватка поддержки руководства также играет негативную роль. Руководители должны быть не просто наблюдателями процесса, а проводниками изменений. Если генеральный директор и руководители не демонстрируют личного примера и не участвуют в продвижении методики, сотрудники вряд ли отнесутся к ней серьезно. Именно топ-менеджмент обязан показать, как система работает, прежде чем распространять ее на остальные уровни компании.

Слепое копирование чужих кейсов — еще один камень преткновения. Ошибочно полагать, что практика, работающая в Google или Intel, автоматически принесет пользу вашей компании. Каждый бизнес уникален: у него своя культура, задачи, внешние условия и внутренние процессы. Без адаптации под конкретную компанию любая методика рискует утратить эффективность и превратиться в пустую формальность.

Лучше всего начинать с пилотного проекта: протестировать систему на группе менеджеров, отдельных проектах или в одном-двух подразделениях, наблюдая за результатами. Только после успешной апробации можно думать о масштабировании методики.

Некоторые компании совершают ошибку, считая, что достаточно ознакомить сотрудников с книгой или видеороликом, и ожидать немедленных успехов. Такой подход снижает качество внедрения и ведет к неверному восприятию системы. Без полноценной подготовки персонал не сможет грамотно применить системы в повседневных процессах, что сведет на нет усилия по трансформации. Крайне важно организовать регулярные тренинги, семинары, практические занятия и обсуждения, чтобы объяснить суть методики и ее потенциальные выгоды.