Фасилитация - зачем она нужна бизнесу и почему вам стоит познакомиться с этой технологией

Необходимость развития культуры диалога, курс на человекоцентричность кадровой политики продолжают завоевывать российский бизнес даже несмотря на высокую нестабильность и непредсказумость как макрофакторов, так и сохраняющуюся турбулентность внутренней среды. Расхожая фраза «Наша главная ценность – коллектив» сегодня приобретает новые краски – компании стремятся раскрыть потенциал своих сотрудников и создают необходимые условия для того, чтобы сотрудники делали это сообща – в обсуждениях и групповой работе. О фасилитации – технологии, которая помогает слышать и слушать друг друга, быстро находить идеи и согласовывать решения рассказала заведующая кафедрой «Фасилитация и модерация» Людмила Дудорова.

Что такое фасилитация и кто такой фасилитатор 

Фасилитация – это философия диалогов, умения слушать друг друга и совместного поиска консенсуса. Это демократический инструмент: заставить людей думать, находить и принимать решения вместе, вовлекаться в обсуждение, да так, чтобы это еще и привело к результату – невозможно.

Вместе с тем, фасилитация – это выверенная технология, располагающая богатым спектром инструментов, облегчающих, ускоряющих и структурирующих обсуждения. Диалог без участия фасилитатора рискует закончиться, не начавшись: участники придут не подготовленными, без ясной повестки и понимания цели, в итоге – отвлекутся на другие темы, не придут к согласованному решению. Фасилитатор же управляет этим процессом, делая его продуктивным, но вместе с тем увлекательным и творческим для участников.

Фасилитация помогает командам синхронизироваться по целям, задачам, действиям, которые требуется совершить, чтобы преуспеть.

Как Россия познакомилась с фасилитацией 

Устройство группы, вопросы формирования эффективных команд обосновались среди моих профессиональных интересов еще во времена студенчества. Тогда я много работала с подростковыми и студенческими группами, неформальными объединениями, в том числе опираясь на опыт наших соотечественников – кандидата психологических наук А.Н.Лутошкина, советского педагога и писателя А.С.Макаренко.

В начале 2000-х на тренинге по корпоративной культуре, который мы проводили совместно с доктором Бианкой Енеке из Германии в рамках программы подготовки менеджеров, впервые столкнулась с технологией фасилитации. В ходе работы над кейсом Бианка достала стикеры, которые, кстати, тогда еще не применялись в России, и предложила командам написать на них идеи. Помню собственное изумление: эти разноцветные листочки волшебным образом упростили и оживили совместную работу, анализ, обсуждение, голосование.

На следующий год на выставке T&D в Великобритании познакомились с представителями компании Pinpoint Facilitation. И снова удивление: коллеги уже собрали специальные чемоданчики, укомплектованные маркерами, стикерами, другими инструментами визуализации, но главное – создали технологию. Конечно, наше общение продолжилось и выросло в партнерство и мы привезли технологию фасилитатции Pinpoint в Россию, начали обучать и сертифицировать по ней экспертов. Несмотря на кажущуюся простоту, этот инструмент помогает людям договариваться, раскрывает креативность и вовлекает участников. Признаюсь: тогда – в двухтысячных на нас смотрели косо – такие инструменты тогда еще не использовались.

Став первопроходцами этого пути, продолжили развиваться и вскоре начали организовывать в России ежегодные Конференции фасилитаторов. Кстати, в 2023 году пройдет уже 14 конференция и, с учетом интереса к этой теме и востребованности технологии среди заказчиков, убеждена – не последняя!

Сегодня мои профессиональные будни состоят из практики – сессий и помощи командам в решении задач, а также обучения внутренних фасилитаторов и проведения открытых тренингов.

Тренды фасилитации 

Массовый интерес к фасилитации наблюдается на протяжении последних пяти лет. Во-первых, аудитория уже была готова к этой технологии, которая уже 10 лет как на слуху. Кроме того, инструменты диалога и обсуждения повсеместно использовались российскими представительствами зарубежных компаний, которых в России до недавнего времени было немало. Добавлю, что, конечно, опыт такого плотного взаимодействия с мировым бизнесом продемонстрировал ценность консенсусной культуры, групповых обсуждений, повлияв на изменения на нашей локальной арене.

Катализировал распространение фасилитации и интерес к Agile, Scrum. О трансформации сферы управления начали говорить мастодонты российского бизнеса, и не последнюю роль в популяризации нового подхода сыграл Герман Греф.

Запрос на фасилитацию определился потребностью бизнеса в повышении эффективности работы команд, результативности обсуждений и качества выработанных решений.

И, наконец, пиком этого бума стало осознание необходимости владения навыками фасилитации руководителями. Только в 2022 году наша компания «Имидж персонал» провела свыше 100 таких тренингов для топ-менеджмента. Дело в том, что управление становится плоским – сотрудники, команды, подразделения больше взаимодействуют между собой напрямую, что требуется совершенства в умении договариваться. Кроме того, последние годы «порадовали» бизнес новыми и неожиданными вызовами, появились вопросы, на которые в одиночку найти ответ затруднительно. Решения же кроются в зоне обсуждений, поэтому и их количество резко увеличилось.

А с учетом того, что включение в ежедневный поток обсуждений внешних консультатов – задача ресурсоемкая, компании пришли к подготовке внутренних фасилитаторов, в том числе и обучению руководителей, что гарантировало бы подготовленность встреч, отлаженность процессов и ожидаемые результаты.

Изменилась наша сфера и с приходом онлайн-фасилитации, вызванной пандемией 2020 года. Несмотря на то, что впервые мы столкнулись с проведением сессий онлайн еще в 2016 году, широкое распространение эта форма работы получила только в последние годы. Конечно, это настолько обогатило инструментарий, что заслуживает отдельного материала и более подробного экскурса в вопрос.

Отличие фасилитации от модерации

Фасилитация создает процесс группового обсуждения, помогающий участникам совместно найти решения стоящих задач. Необходимость применения этой технологии растет с увеличением количества участников обсуждения и, как следствие, взглядов, позиций и интересов.

Модерация же больше связана с экспертной позицией, которая востребована при проведении мероприятий, например, круглых столов или конференций. Для управления обсуждением модератор руководствуется четким регламентом и правилами, структурой: предоставляет слово, завершает и открывает обмен мнениями и так далее. Кроме того, модератор вправе высказать собственную точку зрения, характеризовать сказанное другими с позиции «правильно» или «неправильно», в то время как одно из принципов и правил фасилитации – сохранение нейтральности к обсуждениям.

Взять хотя бы пример социальных сетей, Интернет-групп и форумов, модератор в этом контексте фигура властная, в полномочия которой входит и блокировка участников за нарушения, и приветствие новых пользователей, и участие в разрешении спорных вопросов. Как правило, к таким людям, признавая авторитет, прислушиваются во время дискуссий.

Фасилитатор же – это помощник группы, стимулирующий обсуждение и помогающий людям думать, говорить. Добавлю, что в идеале участники  самостоятельно приходят к результату, а фасилитатор только направляет этот процесс.

С чем еще путают фасилитацию 

Часто люди, прежде не сталкивавшиеся с фасилитаторами, рассчитывают на экспертную оценку озвученных в ходе обсуждения решений. Однако, наша задача – сохранять нейтральность по отношению контентной части, а вот договориться, как правильно поступать, должны сами участники.

Основные навыки фасилитатора 

Расскажу об основных профессиональных компетенциях фасилитаторов, определенных Российской ассоциацией фасилитаторов:

1. Сотрудничество и управление отношениями. Задача фасилитатора – поддерживать атмосферу сотрудничества и совместной работы, как с заказчиком, так и с группой. Это требует развитого навыка сопровождения к результату, а также умения спрашивать и слушать.
2. Создание безопасной и безоценочной среды. Фасилитатор не только не оценивает сам, но и не дает, например, руководителям оценивать сотрудников, нивелирует риски возможной критики. В опасной обстановке участники будут отмалчиваться, не вкладываясь в разговор, тогда как задача фасилитатора – вовлечь каждого в обсуждение. Для этого требуется побуждать людей к активности и поддерживать интерес, задавая вопросы, организуя процесс, меняя методы. Кроме того, иногда приходится провоцировать участников, выводя дискуссию на новый виток развития.
3. Проектирование оптимального группового процесса. Я верю в мудрость группы, в то, что участники могут выдать нужный результат – тот, на который они способны. Но чтобы это произошло, важно простроить процесс, спланировать структуру сессии, продумать инструменты и методы, которые подойдут для решения той или иной задачи. Кроме того, фасилитатору требуются гибкость, способность импровизировать и жонглировать техниками во время сессии. Не менее важна и фасилитационная насмотренность – применение одной и той же методики для всего и вся к результату не приведет.
4. Управление процессом групповой работы. Группа – живой организм с конфликтами и недопониманиями, скоростью восприятия новой информации, неоднородным уровнем подготовки участников, что требует умения управлять групповой динамикой и фокусировки собравшихся. Кроме того, фасилитатору стоит владеть техниками поддержки энергии и ресурсного состояния участников – запас сил во время размышлений и дискуссий иссекает быстро.
5. Желательно, чтобы фасилитатор владел знаниями из смежных отраслей: менеджмента, маркетинга и, конечно, не останавливался в развитии. Например, если эксперт не слишком опытен в проведении продуктовых сессий стоит изучать, как это делается, искать новые эффективные инструменты. Чтобы успевать за постоянно изменяющимися запросами заказчиков, фасилитатору предстоит быстро учиться и осваивать новое.
6. Умение управлять собой и саморегуляция. Фасилитатор работает с живыми людьми, поэтому конфликты, провокации и даже пренебрежение не исключены. Хороший эксперт умеет спокойно выдохнуть и вдохнуть, вернуться к сессии, сохранив рациональное состояние и равновесие. Это нарабатывается с опытом: в начале карьеры слишком много требующих внимания факторов – процесс, методы, результат, взаимодействие с заказчиком и группой, да и просто мандраж.

Личные качества идеального фасилитатора 

Начну с того, что фасилитатор по умолчанию должен любить людей, быть терпимым. Да, и в целом, позитивное отношение к миру, людям и группам, вера в способность участников найти решение – критерии профпригодности. Подчеркну значение веры для успеха сессии. За годы практики заметила, что она стимулирует людей, зажигает их на результат.

Далее – важны коммуникационные навыки, умение слушать и делать это активно, задавать вопросы, вступать в общение. Кроме того, фасилитатору требуется гибкость мышления: не подходит один метод, пробуешь другое.

И, наконец, сложно представить агрессивного фасилитатора-звезду с безапелляционной позицией: «Слушайте меня! Я знаю, как правильно» – это воспринимается негативно. Такого ведущего слишком много, а ведь задача фасилитатора – минимизировать собственную проявленность в процессе, который за счет технологической отстройки на этапе подготовки, движется и развивается энергией группы.

Зачем осваивать фасилитацию 

• Руководителю требуется фасилитация, чтобы меньше самому работать, поддерживать вовлеченность команды, мотивацию участников к работе и рождению новых идей. В коллективе, у руля которого стоит человек, обладающий навыками фасилитации, сотрудники самостоятельно находят и реализуют решения. Звучит непривычно, понимаю! Но конечная цель такого подхода: повысить продуктивность команды, достигнуть громких результатов.
• Практикам развивающих профессий, а также T&D и HR фасилитация поможет наладить взаимодействие с людьми, выстраивать эффективные процессы в командах, между подразделениями и структурами, да еще и тратить на это меньше времени. Кстати, для роли HR или внутренних тренеров владение навыками фасилитации – обязательное требование в ряде компаний.
• Сотрудникам – подарит умение продуктивно выступать в обсуждениях и преимущество встраивать в этот процесс других участников. Например, видя, что обсуждение заходит в тупик, будет уместно предложить коллегам выписать идеи на стикеры, а потом совместно их обсудить. Не только совещание сдвинется с мертвой точки, но и увеличится количество идей, структурированность результата. Убеждена, что умение применять техники фасилитации ускорит продвижение по карьерной лестнице.
• Отдельным людям – поможет быстрее приходить к общим взаимовыгодным решениям не только на работе, но и в семье. Даже вопрос, как провести выходные или куда поехать в отпуск, не потребует длительных болезненных переговоров с супругой или супругом. И, наконец, профессиональные инструменты подведения итогов и постановки целей также применимы в личной жизни.

Всем тем, кто только осваивает фасилитацию, и уже опытным пользователям будет полезна наша разработка – Конструктор сессий, содержащий сотни методов и шаблонов обсуждений, с которыми удобно работать, используя как подсказку и алгоритм.

Кстати, нередко встречаюсь с тем, что участники наших образовательных программ, прошедших их по профессиональным причинам, практикуют с домашними планирование и генерацию идей с помощью стикеров, а также используют другие техники. И я рада, что такой подход, гармонизирующий отношения и жизнь, становится нормой!