Эффективные методы управления проектами

Грамотное управление проектами — фундамент успеха компании, особенно это касается сферы IT-технологий. Выбор правильной методологии влияет не только на продуктивность команды, но и итоговый результат.

Проектное управление представляет собой самостоятельную область менеджмента, которая постоянно развивается и требует новых подходов. Чтобы стать профессионалом в этом вопросе, придется регулярно учиться, осваивая новые методики. Методология проектного управления включает в себя принципы и схемы, у каждой методики — собственная структура и специализированное ПО.

Главная цель всех действий — завершить проекты в установленные сроки и без критичных ошибок. Для достижения этой цели применяют такие инструменты, как календари, трекеры задач, дашборды, планеры. Важно понимать, что применение этих инструментов по отдельности не гарантирует успех. Для достижения результатов стоит интегрировать их в единую систему управления проектами.

Управление проектами: основы и ключевые элементы

Есть ряд определений термина управление проектами, но суть всех их сводится к взаимодействию между участниками проектной команды, в ходе которого выявляют проблемы и ищут пути их решения. Главную роль в процессе играют люди, поскольку непосредственно они генерируют идеи и воплощают их в жизнь.

Управление проектами как профессиональное направление деятельности и предмет научных исследований развивается с 1980-х годов. Его появление было связано с выходом мировой экономики из кризиса, увеличением насыщенности рынка и возникновением потребности в решении масштабных и инновационных задач.

Первыми появились каскадная (водопадная) модель, которую описал Уинстон Ройс в 1970 году, и спиральная модель, предложенная Барри Боэмом в 1986 году. Со временем технологии стали более сложными, а функционал программных продуктов расширился. В связи с этим появились гибкие (Agile) модели. Сейчас они наиболее распространены. Сегодня методологии создания программных продуктов — динамично развивающееся направление информационных технологий. Это обусловлено тем, что они основаны на практических знаниях и опыте.

Проектная методология включает в себя:

• инструменты: календари, kanban, программы учета рабочего времени, диаграммы, таск-менеджеры;
• принципы построения работы: стандарты реализации заданий, определение сроков работ, распределение дел между людьми и подразделениями;
• методы оценки результатов.

Система управления служит универсальным инструментом, который используется в ряде областей — от разработки программного обеспечения до создания автомобилей, технически сложных станков. Благодаря ее использованию менеджер настраивает доступный инструментарий под собственные нужды, а после применяет их к разным задачам.

Сегодня бизнес сталкивается с рядом трудностей, в том числе с необходимостью приспосабливаться к быстроменяющейся внешней среде. Поэтому для получения желаемого результата важно преобразовывать задания любого уровня сложности в управляемые проекты.

Исследование международной ассоциации IPMA показывает, что при применении методологии проектного менеджмента экономия времени достигает 20–30% времени, а средств — 15–20%.

Цель менеджмента:

• оптимизация и грамотное распределение стоящих перед бизнесом задач между работниками;
• сокращение периода реализации задач, материальных затрат и объемов расходования сырья;
• выполнение сроков сдачи этапов;
• контроль результатов и качества выполненных задач;
• Аналитическое исследование расходов.

Чтобы проектное управление работало, важно правильно ставить задачи перед персоналом. С этой целью руководителю стоит проанализировать способности каждого члена команды, его уровень навыков и мотивации.

Методологии управления проектами: Agile, Scrum, Waterfall (H4)

Рассмотрим подробно популярные подходы и методики координации проектов.

Waterfall (Водопад, или Каскад)

Это старейшая на сегодня методика, ее плюс — построение четкого плана действий, который составляют для каждого этапа. Метод принято называть жестким, поскольку в его рамках заранее определяют все шаги плана. В нем прописывают сроки всех действий. При этом задачи могут иногда пересекаться или выполняться параллельно. Например, можно одновременно писать код для приложения и делать дизайн его интерфейса. Главным инструментом этой методики считают диаграммы Ганта, на которых указывают запланированные сроки выполнения задач.

Плюсы Waterfall:

• Конкретный объем финансирования, строгие дедлайны;
• Понятная схема подбора сотрудников за счет грамотной постановки задач;
• Несложная отчетность с выводом полученных командой результатов на диаграмму;
• Практичность подхода позволяет отказать от погружения сотрудников в особенности проектного метода;

Минусы Waterfall:

• Не получится поменять программу после старта, поскольку изменения потребуют повторного планирования, что повлечет за собой сдвиг сроков;
• Итоговый результат получится изучить только после завершения всех задач;

Сегодня каскадную модель, как правило, применяют для работы с заданиями и со строгими сроками и фиксированным бюджетом. Для проектов, где требования могут внезапно поменяться в процессе, такая модель не подойдет.

Agile

Классический подход к проектному менеджменту покажет эффективность не в каждом случае. Рассмотрим пример шеф-повара, которому предстоит за вечер приготовить для банкета три блюда. Если он станет ждать завершения каждого этапа работы над одним блюдом, прежде чем взяться за следующее, то не успеет к оговоренному сроку.

Scrum

Scrum похож на Agile, но имеет особенности. В Scrum рабочий процесс делят не на подпроекты, а на краткие циклы, которые называют спринтами. Продолжительность такого спринта составляет 2-4 недели, в реализации задействуют 4-7 экспертов.

Результаты спринта показывают заказчику и после согласования переходят к следующему. Кроме того, перед началом каждого спринта анализируют задания, которые еще предстоит выполнить. При необходимости вносят корректировки. Процесс продолжается до момента достижения всех целей.

Уникальность Scrum заключается в том, что контролирует весь процесс и отвечает за работу команды проектный менеджер. Он также следит, чтобы люди работали в комфортной обстановке и выполняли задания.

Еще одна особенность Scrum — планерки для обмена информацией, поиска решения проблем, обсуждений. Их устраивают каждый день. За счет регулярных собраний представители команды в курсе всех процессов. Scrum показывает результаты как в больших, так и в маленьких командах, где налажено общение между участниками.

Завершение проекта: оценка результатов и выводы

Завершение проекта включает в себя обязательный этап — подведение итогов. Этот процесс предполагает фиксацию финансовых результатов и оценку достижения поставленных целей. Результаты используют для оптимизации бизнес-процессов, определив, какие действия привели к успеху, а какие — к ошибкам.

Подведение итогов стоит начинать сразу после завершения работ. В случае сложных и многоэтапных проектов итоги подводятся после каждого значимого этапа. Это помогает оперативно выявлять вероятные проблемы и вносить коррективы. Анализ также помогает сократить риски выхода за границы финансирования, нарушения времени сдачи, снижения качества работы или создания невостребованного продукта.

Для того чтобы получить достоверные сведения, оценка должна быть честной и непредвзятой. Важно, чтобы руководитель создал такие условия, при которых персонал сможет открыто говорить о недочетах и опасениях.

Финальная оценка — это детальный анализ собранной информации и результатов.

Для того чтобы увидеть картину целиком, важно:

• Провести анализ и сопоставить показатели, которые были запланированы, с итоговыми;
• Определить методы, которые дали лучший результат;
• Собрать отзывы от членов проектных команд с целью оптимизации рабочих процессов;
• Оценить перспективы развития и объем поддержки, которая для этого потребуется;

Независимо от того, насколько сложным был проект, сколько времени он длился и каких результатов удалось достичь, команде и руководителю стоит применять оценку, в том числе для того, чтобы в дальнейшем работать над улучшением конечного продукта. При этом важно понимать, что на 100% исключить ошибки в работе не получится, однако регулярная оценка даст актуальные данные для улучшения процессов и минимизации вероятных негативных последствий. К неудачному результату могут привести недопонимания или недостаток общения заказчика и исполнителя, поэтому важно поддерживать открытый диалог.

Инструменты контроля и управления проектом

Инструменты, предназначенные для командной работы и коммуникации в проекте, помогают настроить процессы сотрудничества между участниками проектной группы. Их делят на четыре категории: таск-трекеры, мессенджеры, базы информации и сервисы-планировщики. Рассмотрим подробнее каждую категорию инструментов.

Задача таск-трекеров — помогать формулировать задания и контролировать процесс их выполнения. Наиболее востребованный инструмент среди профессионального сообщества — таск-менеджер Trello. Его интерфейс выполнен в формате канбан-доски, состоящей из карточек со столбцами «Входящие задания», «В работе», «На доработке» и «Завершенные задания».

Карточки содержат информацию о задании, целях и планируемых результатах, также указан исполнитель. Пользователь может по желанию изменять названия столбцов и карточек в соответствии с требованиями проекта. Использование kanban в Trello помогает грамотно распределять ресурсы, быстро выявлять процессы, где требуется дополнительная поддержка.

Еще один трекер, который выбирают большинство проектных IT-команд, — Jira. Он пользуется спросом за счет удобства применения и широкого функционала. Опции Jira помогают контролировать ход всех этапов создания продукта: от формирования технического задания до корректировки ошибок и релиза. Jira легко адаптируется под нужды разработчиков, дизайнеров, маркетологов. По сути, она подходит для организации рабочих процессов в каждой команде.

В качестве корпоративных мессенджеров маленькие команды, как правило, выбирают Telegram. Однако он не позволяет создать изолированное рабочее пространство, отделенное от личных чатов и каналов. Помимо этого, присутствует риск непреднамеренной отправки конфиденциальной документации. Для решения этих проблем применяют корпоративные мессенджеры — специализированные сервисы для общения по рабочим вопросам. Такие инструменты помогают безопасно взаимодействовать внутри команды, среди них выделяют корпоративный чат Пачка и Rocket Chat.

Для создания базы знаний в проектной работе, как правило, выбирают два популярных сервиса — Confluence и Notion. Первый помогает создавать страницы с текстовой информацией, картинками, инфографикой и редактировать их. В Confluence также есть опция хранения документации и технических инструкций. Платформу создала та же компания, что и Jira, поэтому их часто применяют вместе. Notion выбирают небольшие команды. У платформы имеется функция настройки для ведения досок с заданиями, планирования, оформления заметок, совместного редактирование. На техническую документацию Notion не рассчитан.

Популярный подход к планированию процессов — диаграмма Ганта, которая помогает организовать работу таким образом, чтобы выполнить задачи в срок и достичь ожидаемых показателей. Диаграмма Ганта представляет собой календарную сетку, на которой обозначены старт и окончание всех этапов. Также там указано, какие этапы и задачи пересекаются, кто отвечает за их выполнение. Так члены команды видят картину полностью и понимают, как их задачи связаны с работой других.

Успех компании определяется не только результативностью командной работы, но и выбором подходящего метода управления, а также умелым использованием соответствующих инструментов.