Оптимизация товарных запасов

Финансовый успех розничной компании напрямую зависит от того, насколько быстро средства, вложенные в запасы, превращаются в живые деньги. Эффективная система управления товарными запасами основана обеспечение следующих условий:

• их минимизации,
• ускорении оборачиваемости,
• хорошо налаженном учёте,
• контроле за их формированием и использованием.

Чрезмерные вложения денежных средств в товарные запасы приводит к уменьшению оборотного капитала торговой организации, к увеличению потребности в кредитах для выплаты заработной платы торговым работникам, оплаты поставщикам за поставленные товары, осуществления текущих расходов. Кроме того, «омертвление» финансовых ресурсов, вложенных в товарные запасы, сокращает возможность роста доходности компании за счет вложения финансовых ресурсов в другие, более прибыльные направления торговой деятельности. Кроме того, наличие избыточных запасов требует больших расходов на их распродажу по сниженным ценам, аренду дополнительных складских помещений и т.п.

Эта проблема не стоит остро, пока компании хватает оборотных средств. Но из опыта своей консалтинговой практики наблюдаю, что в 80% торговых компаний требуется оптимизация товарных запасов, исходя из реальных продаж и оборачиваемости. Так при проведении аудита в магазине, который торгует товарами для ремонта и хозяйственными товарами, при средней выручке 1 млн. рублей в месяц мы выявили товара без движения в течение года на 600 тыс. рублей. Этот товар лежал на складах магазина больше года. Нам удалось в течение 3х месяцев на 85% избавиться от этого товара за счет разработки дополнительной мотивации на продажу именно этих товаров для продавцов и снижения цен. Была разработана схема контроля товарными остатками, которую мы адаптировали под имеющееся программное обеспечение.

Недостаточные вложения средств в товарные запасы также имеет ряд отрицательных последствий. Если в магазине отсутствуют необходимые товары, это приводит к потере потенциальных покупателей, снижению объемов товарооборота из-за их нехватки. На практике не редко встречаются случаи, когда существенный объем денежных средств вложен в плохо оборачиваемые товары, а хорошо продающиеся товары «вымываются» с полок, или компании не хватает оборотных средств на закупку необходимых товаров.

Обе ситуации нежелательны. И поэтому важно привести товарные запасы в соответствие с потребностями в них и создать работающую на практике систему управления ими. Управление запасами представляет собой попытку установить равновесие между двумя противоположными требованиями: минимизировать затраты на хранение товаров и оптимизировать обслуживание покупателя, поддерживая постоянно необходимый уровень запасов товаров по всему спектру ассортимента.

Создание системы управления товарными запасами решает следующие задачи:

• бесперебойности снабжения,
• минимального вложения денег,
• минимизации риска,
• обеспечения простоты процедуры заказа для пополнения запасов,
• устойчивости товарного процесса.

Соответственно, для повышения эффективности управления товарными запасами в компании необходимо определить, как организован процесс закупок, насколько он системный, каким образом решены задачи, обозначенные выше.

Как найти возможности для оптимизации системы управления запасами? Схематично система управления запасами выглядит так, как показано на схеме 21. В каждом блоке данной схемы есть возможности для повышения эффективности системы.

Схема 2. Система управления товарными запасами.

Размер товарных запасов в значительной мере определяется объемом и структурой товарооборота компании. Поэтому одна из важных задач — поддержание оптимальной пропорции между величиной товарооборота и размерами товарных запасов, отслеживание показателей оборачиваемости. Оборачиваемость запасов не имеет утвержденных или общепринятых нормативных показателей. Наиболее оптимальные цифры можно определить в результате анализа в пределах одной отрасли.

Для поддержания товарных запасов на оптимальном уровне необходима четко налаженная система управления запасами. Управление товарными запасами означает установление и поддержание такой их величины и структуры, которая отвечала бы поставленным перед торговым предприятием задачам. Основные направления управления и оптимизации товарными запасами:

• автоматизация учета товародвижения.
• расчет потребности компании в целом и каждого магазина в товарных ресурсах.
• бюджетирование закупок.
• их нормирование — т.е. разработку и установление их необходимых размеров для каждого вида товарных запасов.
• их оперативный учет и контроль — ведется на основании действующих форм учета и отчетности (карточки учета, статистические отчеты), в которых отражаются остатки товаров на начало месяца, а также данные о поступлении и продаже. Основные признаки неудовлетворительного контроля ресурсов:
• тенденция к постоянному росту длительности хранения запасов;
• непрерывный рост запасов, заметно опережающий рост объема продаж;
• частые простои оборудования из-за отсутствия материалов;
• нехватка складских помещений;
• периодический отказ от срочных заказов из-за недостатка (отсутствия) запасов товарно-материальных ценностей;
• большие суммы списаний из-за наличия устарелых (залежалых), медленно оборачивающихся запасов;
• значительные объемы списаний запасов вследствие их порчи и хищений.
• корректировка графика заказа и поставок товара.
• их регулирование — поддержание их на определенном уровне, маневрирование ими: определение причин возникновения сверхнормативных запасов, обоснование мер профилактики возникновения сверхнормативных и неходовых товарных запасов и политики их реализации. Причины возникновения сверхнормативных запасов могут быть следующие:
• завышенная розничная цена (в том числе, ценовые акции конкурентов);
• ошибки в прогнозах и излишняя закупка;
• изменения спроса (необходимо отслеживать тренды продаж и изменения в отрасли);
• товарный каннибализм и расширение ассортимента;
• операционно-технические проблемы (некорректная работа программы, задержки в обработке товара (приемке, перемещении) или в системе резервирования товара, поставка некомплектного товара, несвоевременные поставки сезонного товара и пр.)
• «жадность» или непрофессионализм менеджера по закупкам.

оценку эффективности управления товарными запасами.

работа под заказ.

Один из актуальнейших вопросов: что делать с излишками товара, неликвидами и товарами, на которые отсутствует спрос? Приведу самые популярные способы реализации излишков:

• Возврат поставщику.
• Распродажа (снижение цен) или другие акции по стимулированию спроса (подарок за покупку, лотерея).
• Реализация оптом (дисконтным магазинам или конкурентам).
• Продажа через собственный дисконтный магазин.
• Реализация собственным сотрудникам (по сниженным ценам или «вместо заработной платы»).
• Дополнительное стимулирование персонала за продажи.
• Создание комплектов или наборов.
• Благотворительность.

Списание и утилизация (освободить место на складе, избавитесь от мусора и возможность списать расходы на содержание товара).

При недостаточной величине запасов возникают сложности с товарным обеспечением товарооборота организации или предприятия, с устойчивостью ассортимента; излишние запасы вызывают дополнительные убытки, увеличение потребности в кредитах и рост расходов на выплату процентов по ним, увеличение расходов по хранению запасов, всё это ухудшает общее финансовое состояние торговой компании. Следовательно, вопрос количественного измерения величины товарных запасов и определение соответствия этой величины потребностям товарооборота весьма актуален для обеспечения эффективности.