Как повысить эффективность планерок?

Вопрос

Планёрки проходят по 1,5-2 часа, уходим в дискуссии, часто - в выяснение отношений. Что можете порекомендовать? Или только внешний модератор?

Мой ответ

Само время 1,5-2 часа проведения планерки - не проблема, а правильные инвестиции, если в результате будет решен какой-то рабочий вопрос или будет какая-то другая польза для компании. Ключевым в вашем вопросе, скорее, то, что за это время вы не договариваетесь, а «уходите в дискуссии», перескакиваете с темы на тему, «выясняете отношения» .

Описанная вами ситуация типична. К сожалению, в компания не всегда проводят совещания эффективно.

Приглашать каждый раз стороннего модератора для проведения планерок, допустим вы их проводите раз в неделю, - не лучшее решение. Обычно стороннего ведущего привлекают для более «серьезных» стратегических совещаний. Для текущих встреч гораздо правильнее будет научить руководителей самим проводить планерки правильно и эффективно.

Вот несколько рекомендаций.

Первое, возьмите за правило использовать на планерках «Парковку». Это место (обычно лист флип-чарта) видное всем участникам совещания, куда ведущий будет записывать, «парковать» вопросы, не относящиеся к теме текущего совещания. Это правило позволить фокусировать внимание группы на основном вопросе и не уходить на сторонние темы. После того, когда будет рассмотрен главный вопрос совещания, следует решить, что делать с вопросами на «парковое»: или рассмотреть сейчас (если есть время) или назначить для их рассмотрение другое совещания или рассмотрение в другом формате.

Второе. Установите регламент на выступление 1 минуту. Это полезное правило. Оно приучает участников деловых встреч выступать кратко, сообщая самое главное. Я это правило называют «Через одну минуту отдай пас». Пасуя друг другу, участники делают обсуждение более динамичным, создавая условия высказываться всем участникам.