Созвоны — часть деловых процессов. Часто такие обсуждения затягиваются сверх меры, снижая продуктивность сотрудников. Неожиданные звонки и затяжные совещания приводят к нарушению рабочего графика и падению результатов. В новой статье Академии социальных технологий расскажем, почему постоянные созвоны негативно влияют на работу и как оптимизировать рабочее общение.

Как так вышло, что рабочий день стал сеткой из встреч?

Бесполезное взаимодействие внутри команд — в списке главных проблем современного управления. Несмотря на распространение дистанционной работы и цифровых инструментов общения, качество взаимодействия снизилось.

Часто возникает соблазн организовать совещание по каждому поводу, однако большинство таких встреч — малопродуктивны. Сбор избыточного числа людей, отсутствие грамотно составленной повестки превращают встречу в бесполезную.

Часто собрания продолжительностью в два-три часа завершаются без конкретных результатов, поскольку участники теряют фокус, отвлекаясь на второстепенные моменты или споры о деталях.

Также постоянные собрания становятся источником стресса для вовлеченных сторон. Вместо решения одной конкретной проблемы обсуждение перерастает в многословные дебаты, оставляя команду без ясных выводов и ответственности за дальнейшие шаги. Нерегламентированное общение снижает производительность труда. Чрезмерное количество онлайн-встреч приводит к сокращению времени, выделяемого на выполнение обязанностей.

Средняя продолжительность времени продуктивной работы сотрудника, согласно исследованиям, составляет 3–4 часа в сутки. Поэтому каждый час собраний обходится организации гораздо дороже, чем кажется изначально.

Постоянные прерывания в работе из-за созвонов негативно сказываются на мотивации сотрудников, повышая риск профессионального выгорания. Следовательно, оптимизация процесса совещаний становится серьезной задачей.

Разница между активностью и результатом и почему созвоны — это не работа

Использование онлайн-инструментов общения приобрело массовый характер начиная с 2020 года, став вынужденной мерой адаптации к новым условиям ведения бизнеса. Сегодня этот формат стал привычным элементом корпоративной культуры большинства организаций, независимо от размера и отрасли. Согласно исследованиям, средний сотрудник проводит 31 час ежемесячно на онлайн-конференциях, а 80% работников рассматривают такие мероприятия как ненужную трату рабочих часов.

Причины снижения продуктивности созвонов:

• Отсутствие четкой повестки

Часто начало видеозвонков проходит без предварительной подготовки и сформулированной цели. Хаотичность обсуждений, уход от главного предмета переговоров и невозможность прийти к решению создают негативное впечатление у участников.

• Большое количество участников

Широкий круг приглашенных на конференцию лиц уменьшает шанс на конструктивный обмен сведениями. Поскольку большинство участников ограничено в возможности выразить собственную позицию, внимание сосредотачивается на отдельных моментах, игнорируя главные вопросы.

• Частые отвлечения

Перерывы и постоянные переключения между рабочими задачами и звонками мешают сотруднику сохранять концентрацию и продуктивность. Даже короткие созвоны вызывают серьезные затраты ресурсов на восстановление работоспособности.

• Задержки начала мероприятий

Потеря времени из-за ожидания начала звонка или позднего подключения коллег, отрицательно влияют на восприятие мероприятия участниками. Возникает ощущение потерянного времени, что вызывает раздражение и снижение мотивации.

• Недостаточный контакт

Во время созвонов редко удается полноценно обсудить мнения и позиции всех участников. Отсутствует механизм анализа качества проведенных мероприятий, что приводит к повторам ошибок и отсутствию видимых улучшений.

Оптимизация рабочего времени посредством сокращения созвонов помогает повысить продуктивность. Грамотное управление коммуникациями позитивно влияет на функционирование бизнеса. Отмена регулярных собраний способна изменить обстановку и поднять работу команды на новый уровень.

Прежде чем принять приглашение на созвон, рекомендуется проверить наличие признаков, свидетельствующих о его целесообразности:

• Повестка дня не включает вопросы, на которые вы способны оказать влияние;
• Вопросы можно решить путем письменного согласования в мессенджерах;
• Встреча ориентирована не на принятие решений, а не исключительно на обмен мнениями;
• Вы не обладаете свежими идеями или предложениями по обозначенным вопросам.

При совпадении хотя бы двух указанных критериев участие в совещании теряет смысл.

Если прочитав тему совещания, понимаете, что присутствие не так важно, сообщите организаторам следующее: «Посмотрел повестку, мое участие не требуется. Уведомляйте, если что-то срочно изменится».

Еще один вариант, заранее изучить вопрос и отправить мнение письменно. Напишите руководителю так: «Участвовать лично не получится, отправил рекомендации по теме. Могу быстро проконсультировать в чате».

Когда требуется сосредоточиться на важном проекте, стоит попросить освободить вас от участия во встрече. В этом случае ответьте так: «Работаю над важной задачей, поэтому не смогу участвовать. Но доступен для консультаций в чате».

Если есть коллега, который больше разбирается в теме, предложите отправить его вместо себя.

Меньше ненужных совещаний — хорошо, но их отмена не принесет результата при наличии проблемы плохой коммуникации в команде. Нужно регулярно улучшать взаимодействие сотрудников, выявляя недостатки и исправляя их.

Как вернуть фокус на результат, не процесс

Продуктивные созвоны требуют тщательной подготовки и соблюдения правил.

Принципы эффективных видеовстреч:

1. Формирование оптимального состава участников

Привлекайте к участию только тех сотрудников, которые непосредственно связаны с рассматриваемым вопросом. Остальные могут быть ознакомлены с результатами по e-mail. Оценивайте, кому потребуется присутствовать на протяжении всего мероприятия, а кого стоит пригласить лишь на отдельные этапы.

2. Определение четких целей и задач

До созыва встречи ясно сформулируйте ожидаемый результат. Подготовьте подробный план действий, включая перечень подлежащих обсуждению вопросов. Предоставьте участникам предварительную информацию, проверяя правильность ссылок и файлов.

3. Строгое соблюдение регламента

Используйте методы тайм-менеджмента для контроля продолжительности встречи. Установите четкие временные рамки и следите за соблюдением расписания. Минимизируйте отвлеченные беседы, ограничивая их несколькими минутами для установления контакта.

4. Эффективность мозговых штурмов

Подготовьтесь к коллективному обсуждению идей заранее, предварительно зафиксировав имеющиеся предложения. Оформляйте протоколы с указанием дальнейших действий и ответственных исполнителей. Придерживайтесь принципа: «Нет записи — не было обсуждения».

Регулярно оценивайте пользу проводимых видеоконференций. Исключайте встречи, утратившие актуальность, и уменьшайте продолжительность тех, которые проходят быстрее запланированного времени.

Чем заменить онлайн встречи, чтобы разгрузить время

Рационализировать использование времени можно путем перехода к асинхронным средствам общения, таким как e-mail, системы документооборота и мессенджеры.

Иначе говоря, минимизация количества совещаний предполагает усиление иных форматов взаимодействия. E-mail и мессенджеры помогают передавать сообщения и получать обратную связь, а специальные программы для управления проектами обеспечивают прозрачность хода исполнения задач и содействуют разрешению возникающих вопросов.

Примеры замены созвонов:

1. Электронная почта

Прежде чем планировать личную встречу, убедитесь, что она необходима. Иногда объявление или получение отзывов возможно по e-mail. Почта подходит для небольших групп, когда требуется минимальное обсуждение или решение простых вопросов. К примеру, если нужно выработать стратегию, руководитель может также подготовить список вопросов и инициировать обсуждение в электронном формате.

2. Общий чат

Командные чаты представляют собой текстовый канал, обеспечивающий быстрое реагирование и вовлечение большого числа участников одновременно. Они подходят для ситуаций, когда требуется незамедлительный обмен информацией или совместное обсуждение вопросов.

Компаниям стоит выбрать подходящий метод взаимодействия, исходя из специфики задач. Каждый формат коммуникации обладает преимуществами и недостатками. Тщательное сопоставление потребностей команды с возможностями различных методов позволит максимизировать результативность внутреннего взаимодействия и избежать напрасной траты времени на многочисленные встречи.

Как работать асинхронно без потери продуктивности

Асинхронная работа представляет собой такую форму организации процессов, при которой задачи последовательно выстраиваются наподобие производственной линии. Данный подход обеспечивает полный контроль над выполнением заданий и дает возможность персонализировать процессы. Давление и стресс сводятся к минимуму, а задачи реализуются своевременно и аккуратно.

Чтобы приступить к освоению этого метода, начните с малого: постепенно замещайте часть текущих встреч короткими видеороликами или текстовыми уведомлениями. Так, вместо живой презентации задания можно записать поясняющий ролик, доступный коллегам в любое удобное время. Определите принцип: если задачу реально решить без личного присутствия, ее следует обрабатывать асинхронно.

Практика показывает, что гибкость исчезает там, где действует строго регламентированный график работы. Предложите работникам самостоятельно определять периоды наибольшей активности и предоставьте инструментарий для мониторинга динамики выполнения задач.

Истинная гибкость выступает главным фактором высокой вовлеченности персонала. Работники, действующие в собственном ритме, ощущают собственную значимость и испытывают меньшую степень усталости. Практические наблюдения подтверждают, что компании с развитой асинхронной средой сохраняют ценные кадры на 30% эффективнее.