Сотрудники да и руководители, часто жалуются на то, что совещания съедают рабочее время, при этом не принося никаких результатов. Однако, несмотря на парадоксальность ситуации, командные встречи – незаменимый инструмент принятия коллективных решений. Выход здесь только один – изучить, как проводить продуктивные совещания и больше таких ошибок не совершать. В новой статье Академии социальных технологий расскажем о том, как готовить, вести и достигать целей с помощью совещаний.

Почему совещания съедают время впустую

Чаще всего совещания впустую растрачивают время по причине отсутствия цели. Если вы не находите ответа на вопрос, к какому решению должна прийти команда, собравшаяся на встречу, то мероприятие превращается в бессмысленный обмен мнениями. Не прибавляет продуктивности непродуманный состав участников и отсутствие повестки. Подробнее об этих и других ошибках, которые уводят в сторону от ответа на вопрос, как проводить совещания, поговорим в этом разделе.

Признаки встречи, на которой можно было и не быть

Вот что испытывают участники встречи, которую можно было бы спокойно и не добавлять в календарь:

• По итогам совещания не принимается решение, участники либо просто высказывают мнения по вопросу, либо получают информацию от ведущего встречи. Для таких целей уместнее было бы направить информационную рассылку. 
• Отсутствие права высказаться и информационный вакуум, который не открывает новых обстоятельств, значимых для продолжения работы. 
• Непредоставление повестки заранее или ознакомление с ней в самом начале встречи, в результате чего участники не успевают подготовиться по темам обсуждения.
• Тема повестки касается двух-трех участников совещания, которые могли бы решить проблему, не собирая всю оставшуюся группу. 
• Совещание проводится регулярно и остается в графиках по традиции, так как задача, для которой оно собиралось, давно уже решена. 

В принципе, каждый из вышеперечисленных пунктов уже вызывает недовольство сотрудников. Чтобы этого избежать, проанализируйте встречи, которые вы организуете, чтобы исключить из графика команды пожирателей времени. 

Сколько на самом деле стоит час совещания

Отрезвляющий фактор – подсчет количества часов, потраченных на ненужные совещания. Часов, которые оплачивались сотрудникам и предполагали достижение результата, а не пустые разговоры. Если в среднем совещание длится один час, а принимает в нем участие команда из восьми человек, значит суммарно организатор сжег рабочий день. Еще более грозную картину дает умножение этих часов на среднюю часовую оплату труда. И здесь у ваших совещаний появляется бюджет, который требуется для их организации. Однако стоили ли результата эти вложения…

И это только вершина айсберга. Под толщей воды скрываются: и время, которое тратят сотрудники на то, чтобы добраться до места проведения совещания; и нервы от нестабильного интернет-соединения; и силы на переключение между непосредственной работой и обсуждением. К тому же, плохо организованные встречи оставляют после себя чувство усталости, снижающее продуктивность для конца дня.

Совещание, статус и мозговой штурм – разные форматы

Чтобы приблизиться к продуктивным групповым обсуждениям, правильно выбирайте формат встречи, подходящий стоящим целям и задачам. Так, например: 

• Совещание – используется для принятия решения, фиксации ответственных и сроков. В результате участники получают задокументированное решение, например, в виде протокола со всей необходимой информацией.
• Статус-встреча – помогает синхронизировать членов команды и часто используется для обмена информацией, обсуждения того, что было сделано и что еще только предстоит. Как правило, такие встречи непродолжительны, что не позволяет им превратиться в хаотичное обсуждение.
• Мозговой штурм – инструмент для генерации идей, который предполагает строгое соблюдение формата (на начальных этапах проведения встречи участники не должны высказывать критики в отношении предлагаемых идей), что обеспечивают профессиональные фасилитаторы.

Отметим, что встречи, на которых происходит смешение этих форматов, не приносят желаемого результата. 

Кого звать, а кого нет

Ошибки в формировании списка приглашенных на совещание – другая частая проблема. Как проводить совещания, которые приносят результат? Приглашать только тех, кто вправе принимать решения, располагает необходимой информацией или будет задействован в исполнении принятого видения. Остальным членам коллектива – достаточно направить информацию об итогах по почте. 

И не гонитесь за масштабами! Чем больше участников позовете, тем сложнее будет направлять дискуссию.

Как провести совещание, на котором родятся решения

Определившись с критериями, характеризующими, как проводятся результативные совещания, приступайте к непосредственной подготовке встречи. Этой теме и будет посвящен очередной раздел нашей статьи.

Повестка и цель: без них встреча плывет

Мы уже говорили о роли целеполагания для подготовки эффективных совещаний. Как правило, вектор предстоящего обсуждения отражается в повестке – обязательном инструменте, который поможет участникам прийти на встречу подготовленным. Причем лучше будет: 

1. Сформулировать цель в виде результата, а не процесса.
2. Составить повестку из вопросов, на которые участникам предстоит найти ответы. Кроме того, на последних минутах встречи ведущему будет удобно пройтись по вопросам как по чек-листу и проверить результативность собрания. 
3. Направить повестку заблаговременно. 
4. Назначить ответственного за ведение совещания и достижение результата. 

Однако если цель встречи не будет определена, даже грамотная повестка не спасет исход дела.

Как вести обсуждение и не дать ему растечься

Рассмотрим подробнее задачи и ограничения, которые предполагает роль ведущего встречи. Руководитель совещания должен контролировать соответствие обсуждения повестке, при этом важные, но второстепенные на текущий момент вопросы фиксируются для последующего обсуждения на другом собрании. 

Кроме того, участие ведущего гарантирует, что каждый участник выскажется и дополнит обсуждение собственным видением. Для этого, кстати, нередко приходится отдельно модерировать сильных и доминирующих участников, которые заглушают и без того тихие голоса. 

Наконец, в обязанности модератора входит соблюдение тайминга: при задержке на одной из тем повестки обсуждение стимулируется или откладывается на свободное время, которое останется в пределах запланированной продолжительности встречи. 

На выходе: решения, ответственные, сроки

Конечно, следование изложенным в этой статье правилам не гарантирует результата – сформулированного конкретного решения, наличия у участников понимания, кто и за что отвечает, а также до какой даты предстоит предоставить результат. В противном случае будут высказаны только лишь пожелания, наиболее вероятная судьба которых – остаться неисполненными. 

Чтобы избежать этой печальной участи, сразу же – в день проведения совещания – направьте участникам протокол. Не менее важен контроль за исполнением, поэтому следующие встречи проводятся с обсуждения достигнутых предварительных результатов и выявленных трудностей. Со временем тот факт, что обсуждения с совещаний обязательны к исполнению, дисциплинирует команду.

Ошибки ведущего, которые убивают встречу

Подведем итоги и резюмируем перечень ошибок, которые будут фатальны для обсуждения и результативности. Итак, если хотите стать экспертом в вопросе, как проводить совещания, никогда:

1. Не пропускайте целеполагание, составление повестки и фиксацию договоренностей.
2. Не занимайте все время совещания собственными рассуждениями по темам повестки. 
3. Не отдавайте ход обсуждения на откуп доминирующим участникам.
4. Не наказывайте и не игнорируйте возражения, в противном случае люди начнут опасаться высказываться, даже если видят, что решение способно привести к провалу. 
5. Не тяните время, если удалось прийти к результату раньше, чем планировалось закончить совещание. 
6. Не зовите всех и каждого для создания иллюзии массовости, чтобы поднять статус и значение обсуждаемых вопросов.