Давать обратную связь — это настоящее искусство, которое должен освоить каждый грамотный руководитель. Когда начальник своевременно замечает промахи сотрудника и умеет мягко и конструктивно указать на них, вероятность повторения ошибки резко снижается. Не придется снова и снова повторять одно и то же, тратя силы и нервы впустую. Но тут главное — правильно подать критику. Иначе справедливая реакция превратится в неприятную ссору, человек обидится, замкнется, начнет нервничать и подсознательно избегать сложных заданий. А значит, работа станет выполняться хуже, сроки начнут сорваться чаще, и повод для недовольства появится вновь. Из такого порочного круга вырваться непросто. В новой статье Академии социальных технологий расскажем, как грамотно давать отзывы подчиненным об их работе.

Обратная связь: что это такое простыми словами

Обратная связь — это простой и действенный способ высказать свое мнение другому человеку, чтобы вместе двигаться вперед. Можно предложить идеи для улучшения проекта, поделиться своим опытом или обратить внимание на важные детали, которые помогут решить рабочую задачу быстрее и лучше. Важно, чтобы у любого отзыва был смысл и цель. Человек, получающий отзыв, ждет конкретного совета или направления действий — скажем, исправить ошибку в отчете, попробовать новый подход к задаче или подтянуть знания в определенной области. Другое дело, когда отзыв вызван сильными эмоциями, а не желанием действительно помочь. Тогда все превращается в бессмысленный поток критики, из которой сложно извлечь пользу. Иногда эмоции настолько захлестывают, что люди вообще теряют нить разговора, порождая конфликт там, где изначально была необходимость конструктивной беседы.

Определение обратной связи и какой она бывает

Обратная связь в управлении бизнесом — это не просто сухое выражение мнения о сделанной работе. Это живой диалог с командой, который нацелен на реальную пользу: улучшение рабочих процессов, устранение недостатков и общее развитие сотрудников.

Специалисты выделяют разные виды фидбэка. Он может быть публичным или приватным, положительным или отрицательным, сказанным вслух или написанным в сообщении.

Также отзыв бывает:

• Развивающий. Такой отзыв подробно рассказывает, что сделано отлично, а над чем надо поработать, почему это важно для всей компании и как действовать дальше. Он направлен на рост подчиненного: помогает закрепить удачные привычки или избавиться от вредных.
• Коридорный. Полноценный фидбэк невозможен сразу по каждой мелочи, поэтому порой приходится ограничиваться короткой реакцией — разовым отзывом. Тут достаточно быстрого одобрения или замечания без долгих обсуждений. Типичный пример коридорного отзыва — короткая фраза вроде «Все круто, продолжай в том же духе».
• Агрессивный. Токсичное общение, когда руководитель выплескивает недовольство без попытки разобраться в причинах и предложить помощь. Такое отношение разрушает атмосферу доверия и мотивации в коллективе.

Хорошему руководителю жизненно необходимы первые два формата. Агрессивный подход лучше забыть навсегда. Даже простое замечание вроде «Тут плохо, переделай» может больно ударить по самооценке подчиненного. Особенно опасно переходить на личные оскорбления: после пары-тройки таких разговоров работник наверняка начнет искать новую работу.

Зачем культура обратной связи бизнесу?

Обратная связь — это мощный инструмент, который сильно облегчает жизнь любому руководителю. Исследования показывают, что правильное использование отзывов помогает увеличить продуктивность команды на 17%, а еще существенно уменьшается текучесть кадров — целых 59%. Вот почему так важно учиться давать отзывы. Правда, большинство начальников действуют здесь интуитивно, забывая про специальные методики и техники. По сути, фидбэк — реакция на поступки или бездействие окружающих. Например, когда начальник похвалил за отличную идею или заметил недостаток и предложил, как его устранить.

Какая обратная связь считается качественной

Качественной называют такую обратную связь, которая приносит пользу обеим сторонам процесса коммуникации: и отправляющему, и принимающему сообщение человеку. Для этого она должна отвечать ряду важных критериев.

Любое высказанное мнение должно быть ясным и однозначным. Если цель — исправить поведение или поддержать успех подчиненного, важно избегать абстрактных формулировок.

Стоит обращать внимание исключительно на факты и поступки, а не личные характеристики человека. Отмечать лишь то, что связано непосредственно с выполнением рабочих обязанностей, избегая оценочных суждений о характере или темпераменте собеседника.

Своевременно предоставляемые отзывы повышают шансы на коррекцию нежелательных действий и закрепление успешных практик. Лучше реагировать сразу же после события, пока оно свежо в памяти обоих участников разговора.

Даже негативный отзыв должен звучать уважительно и доброжелательно, ведь целью является помощь другому человеку, а не демонстрация превосходства.

Виды обратной связи

Фидбэк помогает руководителям выстраивать продуктивное взаимодействие с командой и добиваться нужных результатов. Виды связи зависят от конкретных целей и способов подачи информации:

• Корректирующая

Здесь задача руководителя — мягко указать на ошибки и проблемы, разъяснить, как действовать правильно, чтобы предупредить возникновение аналогичных ситуаций впредь. Важно не критиковать резко, а конструктивно обсудить произошедшую ситуацию, выделив возможные причины сбоя и предложив решение.

• Поддерживающая

Эта форма призвана вдохновлять сотрудников, укрепляя их уверенность в собственных силах и повышать уровень мотивации. Многие менеджеры недооценивают важность поддержки, опасаясь «перехвалить» подчиненных. Однако практика показывает, что отсутствие признания заслуг порождает чувство недооцененности и негативно сказывается на работе.

• Развивающая

Именно этот тип чаще всего применяется в современных компаниях, поскольку он ориентирован на личностное и профессиональное развитие. Цель — выявить и закрепить сильные стороны сотрудников и одновременно обозначить области для дальнейшего совершенствования. Особенно полезно использовать этот вид в период испытательного срока нового работника, чтобы своевременно устранить пробелы в знаниях и компетенциях.

Применение всех трех типов способно значительно повысить качество взаимодействия внутри команды и укрепить корпоративную культуру.

Почему обратная связь — страшно всем и что с этим делать

Говорить прямо о недостатках в работе коллег и выслушивать замечания в свой адрес — дело непростое. Иногда кажется проще промолчать, чтобы избежать конфликтов или неприятных эмоций. Тем не менее без честных отзывов сложно достичь настоящих высот в командной работе. Люди часто боятся, что их мнения будут восприняты негативно, что кто-то обидится или решит, что они недостаточно квалифицированы. Страхи мешают свободно выражать мысли и ограничивают возможности для личного и профессионального роста. Ведь только искренняя и открытая коммуникация способна вывести сотрудничество на новый качественный уровень.

Почему обратная связь вызывает столько переживаний?

Существуют распространенные причины, почему людям некомфортно озвучивать коллегам неприятные замечания:

1. Страх негативной реакции. Люди опасаются, что их слова кого-то рассердят или заставят почувствовать себя униженными. Бывают случаи, когда реакция на критику оказывается неожиданно резкой. Руководство боится демотивировать сотрудников, а рядовые работники опасаются ухудшить отношения с коллегами.
2. Неуверенность в правильности собственного мнения. Каждый раз, собираясь сказать коллеге, что тот сделал что-то неправильно, возникает внутренний голос: «А вдруг я сам ошибаюсь?» Боязнь показаться непрофессиональным или нелепым вынуждает замалчивать замечания, даже полезные.
3. Незнание, как грамотно выразить претензии и пожелания. Многие считают, что фидбэк должен вызывать только одобрение и благодарность, иначе он превратится в источник обид и разногласий. Умение корректно подать свое видение ситуации, сохраняя уважение к человеку, приходит далеко не сразу и требует специальных навыков и понимания человеческой природы.

Обратная связь: на чем фокусироваться чтобы снизить переживания

Иногда сложно подобрать правильные слова, чтобы не задеть коллегу и сохранить добрые отношения. Вот несколько простых приемов, которые помогут облегчить процесс.

Перед началом разговора подготовьтесь: составьте список моментов, которые хотели бы обсудить, и соберите необходимые факты и примеры. Четкая структура позволит аргументированно обосновать свою позицию и даст собеседнику полное представление о том, что именно нужно изменить.

Важно выбрать правильное время и место для беседы. Согласовывайте встречу заранее, чтобы оба участника могли настроиться психологически и уделяли беседе достаточно внимания. Оптимально проводить подобные разговоры в уютной и спокойной обстановке, где ничто не отвлекает.

Всегда начинайте с позитива: отметьте сильные навыки подчиненного, похвалите за достигнутые успехи. Затем аккуратно переходите к рекомендациям по совершенствованию, предлагая конкретные решения и советы. Таким образом, покажете сотруднику перспективы его развития и дадите понять, что его вклад ценен и значим.

Принимайте активное участие в диалоге: обсудите ожидания от дальнейшей работы, дайте возможность сотруднику высказать собственные соображения. Это не только облегчит понимание, но и создаст атмосферу уважения и доверительную обстановку.

Как готовиться к сложному разговору с обратной связью

Подготовка к серьезному разговору с подчиненным — залог успеха и минимизации напряжения для обеих сторон.

Прежде всего, поставьте перед собой четкую цель, подумайте, о чем именно пойдет речь. Ясность цели поможет выстроить весь последующий диалог.

Вооружитесь примерами. Абстрактные замечания редко бывают полезными. Аргументированные доводы с конкретными ситуациями помогают увидеть картину целиком и осознать необходимость перемен.

Важно также показать заботу и поддержку. Говорите искренне, подчеркивая готовность оказать помощь и содействовать росту. Подобные выражения формируют благожелательную атмосферу и снижают напряженность.

В ходе подготовки можно потренироваться, попросить близкого друга или коллегу выступить оппонентом, чтобы отработать реплики и жесты.

Как говорить о сложном: структура разговора

Иногда приходится вести непростые разговоры, которые вызывают тревогу и стресс. Именно поэтому полезно придерживаться определенной структуры, которая поможет пройти через такое общение максимально гладко и продуктивно.

Структура трудного разговора:

1. Начинайте разговор в удобной и приватной обстановке. Проявите сочувствие и продемонстрируйте искреннюю заинтересованность в сотруднике. Это создает почву для открытой и продуктивной дискуссии.
2. Объясните работнику, для чего требуется этот разговор именно сейчас, чтобы он понял значимость обращения и почувствовал готовность решать возникающие вопросы сообща.
3. Не полагайтесь на эмоции и общие фразы — пусть претензии или предложения будут основаны на событиях и ситуациях. Тогда человеку будет легче принять вашу точку зрения и начать размышления об изменениях.
4. Задавайте вопросы, слушайте внимательно и проявляйте эмпатию. Человеку важно чувствовать, что его мнение учитывается и принимается всерьез. Только так формируется партнерство.
5. Вместе подумайте, как получится улучшить ситуацию. Разработайте подробный план действий, где четко указаны обязанности и ожидаемые результаты. Сотрудник должен видеть конкретные шаги вперед.

Закончите разговор благодарностью и признанием важности человека для команды. Напомните о главных выводах и обязательствах каждой стороны.