Эффективное планирование времени

Вы один из тех людей, которые утром составляют список дел на день? Каждый вечер вы вычеркиваете дела, которые сделали и вносите оставшиеся пункты в список на следующий день и так далее? В конце недели вы смотрите на список и понимаете, что некоторые из задач, которые должны были быть выполнены еще в понедельник до сих пор не сделаны!

Это постоянный источник стресса и разочарования, создающий у вас впечатление, что вы не настолько хороши, насколько хотите быть. В чём же причина?

Эффективное планирование может помочь вам лучше управлять своим временем, уменьшая стресс и делая вас более эффективным. Конечно, это подразумевает внедрение некоторых практик и готовность инвестировать больше времени вначале, чтобы сэкономить время в долгосрочной перспективе. Итак,

• Оцените время, необходимое для выполнения каждой из ваших задач,
• Следите за временем, которое вы фактически тратите на задачи,
• Установите приоритеты,
• Учитесь говорить “нет”,
• Предвосхищайте события.





 

Давайте разберемся подробнее с каждым пунктом.

1. Оценка и отслеживание времени
• Составьте список всех ваших текущих дел и выделите время под эти задачи в течение недели. Например, электронная почта, телефонные звонки: 2 часа в день x 5 дней = 10 часов в неделю или еженедельная встреча: 3 часа в неделю плюс время на подготовку и последующие действия и т. д.
• Этот список должен быть исчерпывающим. Убедитесь, что вы перечислили все обозримые задачи. Например, не забыли ли вы включить такие действия, как уборка, приготовление кофе и светские разговоры для поддержания отношений? Подумайте, какие действия это могут быть и запишите их все.
Теперь у вас должно быть четкое представление о количестве времени, которое должно быть зарезервировано для этих обязательных дел и оставшееся свободное время.
• Заложите время на непредвиденные дела: примерно от 30% до 40% всего времени. Имейте в виду, что вы можете столкнуться с неожиданными ситуациями, которые нужно будет решать в моменте, и это тоже будет отнимать время.

2. Определение приоритетов
Выберите определенный день и время для расстановки приоритетов (например, каждое воскресенье в 20:00 планировать дела на следующую неделю). Фиксированное время поможет закрепить привычку и сделать процесс планирования более легким в перспективе.
• Перечислите важные (с высокой ценностью) и срочные действия, которые вы должны выполнить в течение недели и рассчитайте количество времени, которое вам понадобится.
• Если есть какие-либо менее ценные, но срочные действия, попробуйте их кому-нибудь делегировать.
• Если есть неважные и несрочные действия, вычеркните их.
• Сколько времени у вас в итоге осталось на дела в долгосрочной перспективе (важные, но несрочные)? Зафиксируйте.

3. Умение говорить “нет”
• Зарезервируйте временные интервалы между делами на случай непредвиденных событий.
• Научитесь отличать важное от срочного и, прежде всего, говорить “нет” неважным делам.

4. Предвосхищение событий
• Каждое утро начинайте с пересмотра расписания дня, внося коррективы, если они необходимы.


Умения взаимодействия в современном мире со временем – это шаг к успеху! Теперь вы знаете, как эффективно планировать время. Осталось закрепить знание действием и внедрить эти способы в повседневную жизнь!